Le pilotage d'entreprise

Pourquoi le pilotage d’entreprise ?

L’information pour prendre des décisions

Qu'il s’agisse d’un dirigeant d'une grande entreprise, d'une PME ou d’un artisan, ce dernier est amené à prendre constamment des décisions de tous types. Cela peut être des décisions en lien avec la gestion financière de l’entreprise et sa rentabilité, l’aspect commercial ou encore le management de ses équipes. Bref, le dirigeant est dans une position où chaque décision prise aura un impact direct et conséquent sur la performance de son entreprise et son développement. Ces décisions doivent donc être réfléchies et cohérentes au risque de mettre en péril la santé de l’entreprise.

La nécessité de mesurer pour piloter

Pour cela, le dirigeant doit analyser chaque situation et les conséquences qu’elles pourraient avoir. Or, c’est une tâche bien délicate pour le seul cerveau humain, notamment en terme de précision, de subjectivité et de prise de recul. C’est pourquoi il est préférable de s’appuyer sur des éléments tangibles. Il faut donc en permanence mesurer. Le pilotage d’entreprise a donc pour but de fournir des informations clés sur l’état et la progression des activités.

Qu’est-ce que le pilotage d’entreprise ?

Le contrôle de gestion

Un système de pilotage d’entreprise est un ensemble d’outils d’aide à la décision. Il va permettre d’exploiter les données de l’entreprise en les rendant intelligibles. Un pilotage d’entreprise parfaitement adapté est un gage de gain de temps, de qualité et d’anticipation. Il apparait donc comme le garant de la qualité de la gestion, d’où le terme contrôle de gestion. En effet, c’est à cette discipline que renvoie le plus souvent le pilotage d’entreprise, de sa création et son animation. Le but du contrôle de gestion est d’apporter des informations précises sur la performance de l’entreprise, ses coûts, sa rentabilité, et de mieux orienter la stratégie de l’entreprise.

Le tableau de bord

Le tableau de bord est un véritable outil d’aide à la décision. Il va permettre au dirigeant de visualiser de manière claire et objective la situation et ainsi de prendre de nombreuses décisions, aussi bien opérationnelles que stratégiques. Il offre un regard cohérent de la situation, des performances de l’entreprise et de sa rentabilité. L’incertitude étant le handicap majeur de la prise de décision effective, il permet de réduire cette incertitude. Chaque nouvelle décision est une prise de risque, le tableau de bord dynamise la réflexion et va contribuer à avoir une prise de risque maitrisée. Un tableau de bord bien construit avec des indicateurs pertinents et un suivi régulier va permettre un pilotage d’entreprise efficace.

A quoi sert le pilotage d’entreprise ?

Le pilotage d’entreprise, grâce aux tableaux de bord, apporte maitrise de l’activité, efficience des moyens et anticipation. Les outils de pilotage mis en place vont permettre d’avoir une démarche proactive. Cela est rendu possible grâce à la vue qu’ils donnent sur une situation actuelle. L’analyse des indicateurs et de leurs évolutions doit engendrer des décisions qui permettront d’activer des leviers de rentabilité ou de développement de l'entreprise.

Le pilotage du mix produits/mix marge

Une des premières fonctions d’un outil de pilotage est la décomposition des ventes de l’entreprise. Cela permet de voir combien représente une activité ou un produit sur l’ensemble. L’unité de mesure (en euros, en quantité, en poids, en heures…) peut varier afin d’obtenir plusieurs points de vues. Cette analyse peut également se faire non pas par produit ou activité mais par famille, par canal de vente ou encore par client. Les possibilités sont innombrables. Il est intéressant de comparer ces valeurs de chiffre d’affaires avec la marge que cela engendre. On peut ainsi faire un rapport entre le poids d’une activité et ce qu'elle rapporte réellement à l'entreprise.

mix marge produit

Le pilotage de la performance commerciale

On entend par pilotage de la performance commerciale, la mise sous contrôle de l'activité commerciale de l'entreprise. Cela se fait par le suivi et le pilotage d'indicateurs en lien avec le processus de vente de l'entreprise et ses facteurs clés de succès. Ainsi il ne suffit pas de suivre l'évolution de son chiffre d'affaires mais il faut mesurer et piloter la productivité commerciale de son entreprise au travers par exemple d'indicateur comme le taux de réussite moyen ou le nombre de rendez vous de prospection réalisé.

C'est la performance commerciale qui dicte le niveau d'activité d'une entreprise. Elle est en amont de toutes les autres étapes de création de valeur. La mesure de la productivité commerciale est donc primordiale pour une entreprise car elle apporte une vision prospective des évènements, la capacité à anticiper. En cas de mauvaise performance, les indicateurs vont agir comme de véritables signaux d'alarme et ainsi permettre de pouvoir agir rapidement avant que cela ai des conséquences sur l'activité de l'entreprise.

reussite devis

Le pilotage de l'activité et des ressources

Il est intéressant de traiter et d’exploiter les statistiques de ventes notamment sur plusieurs années car cela peut par exemple permettre de rationnaliser l’effet de saisonnalité. Ainsi il est plus aisé d’anticiper la charge de travail et d’allouer au mieux les ressources de l’entreprise.

En ayant conscience de sa propre performance commerciale, il est possible d’aboutir à un nombre minimal de devis à réaliser dans le mois pour atteindre le chiffre d’affaires objectif. En plus de manager sa performance commerciale et de maintenir son niveau d’activité, cela peut également apporter de la visibilité à l’entreprise. En effet, très peu d’entreprise ont, de nos jours, une vision claire de leur activité sur les prochains mois. Le fait de connaitre son taux de transformation moyen et le nombre de devis réalisés pour les mois futurs peut servir à l’élaboration d’un plan de charge prévisionnel.

stats ventes

Le pilotage et l’analyse des coûts

C’est un élément primordial dans un système de pilotage car il engendre de nombreuses analyses. La segmentation des coûts en deux grandes parties, fixe et variable, aboutit au calcul de la marge sur coût variable. Cette dernière va nous amener à déterminer le point mort ou le seuil de rentabilité, point à partir duquel le montant des ventes couvre l'ensemble des coûts fixes. Ainsi à partir de ce point là, la marge de chaque vente supplémentaire engendre directement du bénéfice.

Connaitre la structure de coûts de son entreprise est primordial. Un entreprise du bâtiment aura une structure de coûts complétement différente de celle d'une entreprise industrielle. Ainsi, avoir conscience de la répartition de ses coûts va permettre de les piloter et de les maîtriser, notamment au niveau des achats. Cela peut aboutir également au calcul de son coût horaire. Ce dernier est crucial notamment lorsque l’activité de l’entreprise inclut de la main d’œuvre.

structures de coûts

Ce type d'analyse permet alors de construire une offre (ou un devis) à la fois pertinente par rapport au marché, et cohérente avec les contraintes internes. En d'autres termes, avoir une activité rentable.

Le pilotage de la trésorerie

La trésorerie est également un élément qu’il est important de maitriser. Elle est le cœur de l’entreprise, sans elle tout s’arrête. C’est un indicateur à retardement qui ne traduit pas l’activité en temps réel. C’est le plus dangereux des indicateurs, il est donc primordial de le suivre avec intérêt. Des outils ont pour vocation de suivre et prévoir sa trésorerie. C’est le cas du logiciel Trésorerie Plus. Cela permet d’éviter les accidents de parcours qui engendrent des frais bancaires et nuisent à la relation avec le banquier. Le fait que l’outil soit prévisionnel va amener à prendre des décisions. Par exemple, si l’on constate que la trésorerie sera plus confortable dans quelques mois, l’investissement sera repoussé afin de ne pas mettre l’entreprise en difficulté inutilement.

Graphique Trésorerie Plus

Ces différents leviers et indicateurs ne sont pas exhaustifs. Il en existe autant qu’il existe d’entreprises et de situations différentes. Chacun d’eux permettent de prendre des décisions stratégiques pour le dirigeant d’une entreprise. Ces décisions font directement gagner de l’argent aux entreprises qui les prennent et améliorent leur performance de manière durable.

Le pilotage d’entreprise a un autre effet sur le chef d’entreprise : cela lui apporte de la sérénité. Le fait de connaitre la situation de l’entreprise et de ses perspectives va être rassurant pour le dirigeant. C’est donc un gage de sérénité qui va faciliter la vie du chef d’entreprise.

Ainsi réside toute la vocation du conseil entreprise CODEAF.

Des offres douteuses de contrats de copieurs

Le marché des copieurs et systèmes d’impression multifonctions professionnels a toujours été entouré de prix éminemment variables, de contrats complexes aux conditions bien souvent contraignantes, avec des financements particuliers. Le tout pas toujours lisible ni accessible à la compréhension, sauf à s’y pencher avec soin, ce que le chef d’entreprise rechigne à faire, faute de temps et d’intérêt dans la chose.

Offre douteuse copieur sur Toulouse et environs

 

C’est ainsi que l’on voit fleurir ici et là, ce que l’on peut appeler des « offres douteuses » auprès des entreprises TPE PME telles ce qui suit :

Un commercial d’une société de copieurs prend rendez-vous avec le chef d’une petite entreprise dans ces locaux. Après une pseudo analyse du besoin, et après avoir échangé sur le coût important des cartouches d’encre, le commercial lui propose un magnifique copieur multifonction à la location avec un coût à la copie. Plus de soucis de coût de cartouches, le bonheur….

La proposition dans cet exemple très concret:

200 € HT de location du copieur par mois soit 2.400 € HT par an

Un coût à la copie noir et blanc de 0.03 €

Un coût à la copie couleur de 0.30 €

La location est chère mais le commercial sort sa botte secrète :

« Comme nous voulons développer notre société, qui est récente, nous vous rémunérons en retour sous forme de « participation commerciale » en échange de la possibilité de venir vous visiter avec des prospects afin que vous puissiez dire tout le bien que vous pensez de nos services »

Ainsi le contrat propose une participation commerciale de 3.800 € HT pour 2 ans soit 1.900 € HT.

La présentation laisse donc à penser :

Location copieur annuelle 2.400 € - Participation commerciale 1.900 € HT = 500 € HT par an

…ce qui devient très raisonnable et risque d’emporter la décision.

En réalité, les conditions du contrat sont :

200 € HT de location du copieur par mois soit 2.400 € HT par an

…> Mais sur 63 mois

soit un total de 12 600 € HT en 5 ans

Un coût à la copie noir et blanc de 0.03 €

…> Mais un minimum de facturation de 3.500 pages par an soit 105 €

Un coût à la copie couleur de 0.30 €

…> Mais un minimum de facturation de 2.600 pages par an soit 780 €

soit un total de 885 € HT pour les copies par an sur les mêmes 5 ans

A déduire l’offre « généreuse » de participation commerciale de 3 800 € HT

…ainsi que l’offre généreuse de premières copies, 6.000 N&B, 4.500 couleur

Soit un total de

+ Location 200 €*63 mois = 12 600 €  

+ Copies mini par an 885 € * 5 ans = 4 425 €

– participation commerciale 3 800 €

– cadeau premières copies 1.530 €

= 11.695 € sur 5 ans soit 185 € par mois

…ce qui devient finalement plutôt cher par mois, copieur et cartouches comprises d’autant que la cerise sur le gâteau est que le merveilleux copieur proposé, derrière une simple référence se trouve à l’achat auprès des magasins spécialisés à …..….. 339 € HT !!!. oui, oui, vous avez bien lu.

Morale de l’histoire :

Attention donc aux propositions alléchantes et avantageusement présentées. Cette entreprise de location de système d’impression tourne régulièrement sur la région Midi Pyrénées. Le cabinet de conseil entreprise CODEAF détient plusieurs exemples et copies de ces types de contrats.

Evidemment, il y a des professionnels sérieux, mais compte-tenu des propositions souvent alambiquées de ces contrats de location, le conseil entreprise CODEAF ne saurait trop vous conseiller de faire appel à des spécialistes reconnus et recommandés, et idéalement, des conseils indépendants spécialisés comme le cabinet CLB conseils qui réalise pour vous l’analyse de votre besoin et des contrats proposés afin d’obtenir le meilleur rapport qualité / adéquation / coût.

Calculer ses coûts et prix de revient, pourquoi et comment

 

Pour développer son entreprise, il faut communiquer, prospecter, obtenir des commandes, produire, livrer et se faire payer par les clients. C’est une évidence pour tout chef d’entreprise, mais pour vendre au bon prix il est indispensable de connaître ses coûts pour calculer un prix de revient et donc une marge.

Une bonne maîtrise de ce calcul permettra, lors de la phase de proposition commerciale, d’ajuster son prix et de connaître sa marge de négociation pour savoir ne pas vendre à perte.

Le conseil CODEAF spécialiste de l’accompagnement des entreprises vous donne les clefs à connaitre pour savoir calculer ses coûts au plus juste et donc pouvoir faire un commerce profitable à l’avenir de l’entreprise.

Connaître ses dépenses et son budget

Pour pouvoir calculer des coûts pertinents, il faut projeter ses dépenses sur l’année entière. Pour cela il convient de reprendre les dépenses de l’exercice précédent que vous trouverez dans le compte de résultat détaillé que vous a fourni votre comptable.

Vous disposez toujours de 2 exercices dans ce document, les chiffres arrêtés à la fin du dernier exercice et ceux d’il y a 2 ans. Cela vous permettra de comparer et de pouvoir projeter vos dépenses pour l’année à venir.

Attention à ne pas toujours reconduire le montant de l’année précédente certaines dépenses sont proportionnelles à votre activité, d’autres non. Par exemple, la charge de loyer devrait être assez stable, ou du moins vous connaissez la valeur actuelle et vous pouvez donc calculer la dépense. D’autres charges sont recalculées selon l’activité de l’année précédente, par exemple le montant de l’assurance décennale pour les métiers du bâtiment, dont la prime est fonction du volume d’affaire de l’année précédente, la prime peut donc fortement augmenter pour une entreprise en pleine croissance. Enfin, vous avez des projets d’investissement, des projets d’embauche de personnel, des besoins de nouveaux véhicules, de nouvelles machines. Tout cela doit être intégré dans votre budget prévisionnel.

Si vous êtes dans votre première année d’exercice vous devez prendre les chiffres de votre business plan corrigés de la réalité de vos dépenses (par exemple le vrai montant de l’assurance ou du loyer et non la valeur budgétée). Attention n’oubliez pas que certaines dépenses ne vous sont facturées qu’une fois par an, donc vous pouvez ne pas encore avoir reçu la facture mais elles doivent être dans vos dépenses prévisionnelles, il faudra donc les compter même si elles ne sont pas encore dépensées.

Il est important de ne pas fusionner les lignes de dépenses car chaque dépense devra être répartie dans les calculs de coût selon une clé de répartition que vous devrez définir, comme nous le verrons plus en détail par la suite.

Définir sa structure de coûts

Les dépenses d’une entreprise se décomposent en grandes familles très simples à comprendre :

  • Les Achats : ce sont toutes les marchandises que vous achetez et qui sont revendues dans votre facturation (par exemple la viande et les légumes pour un métier de bouche, les briques et le ciment pour un maçon, les marchandises revendues pour un magasin)…
  • Les Frais Fixes : ce sont toutes dépenses que vous avez dans l’année indépendamment de votre activité – par exemple le loyer du local, les charges locatives, votre expert-comptable, les taxes…
  • Les Frais Variables : ce sont des dépenses qui sont annexes à votre activité mais qui varient selon votre activité. Par exemple les frais d’essence, les énergies parfois, les locations de matériels…
  • La masse salariale fixe : le personnel que vous êtes obligé d’employer indépendamment de votre niveau d’activité – Le chef d’entreprise, dans le cas d’un commerce le personnel pour tenir les horaires d’ouverture…
  • La masse salariale variable : le personnel dont le nombre ou la charge s’adapte à votre niveau d’activité, les heures supplémentaires, le personnel intérimaire, les embauches, les extras dans le cas de la restauration

Chacune de ces grandes familles interviendra dans le calcul des coûts et des prix de revient mais pas de la même façon. Le schéma ci-dessous vous permettra de comprendre comment tout ceci se décompose.

structure de coût et dépenses

Pour chaque grande famille, il faudra définir comment ils seront pris en compte, si les achats seront naturellement affectés au prix de revient, la façon dont les autres coûts seront affecté variera nécessairement d’une entreprise à l’autre.

Dans le cas d’une entreprise de type commerce ou restaurant, comme on ne vend pas d’heures, l’ensemble des coûts seront répartis sous la forme d’un coefficient appliqué aux achats.

coefficient d achats

Dans le cas d’entreprises de services au contraire tout sera réparti sur le taux horaire de la main d’œuvre et, selon le métier même les achats seront répartis ainsi puisque la seule unité vendue sera des heures de prestation.

Pour les métiers du bâtiment ou de l’industrie, les charges se répartiront avec un coefficient sur les achats (ou taux de marge sur achats) et un taux horaire de main d’œuvre pour les heures.

La grande différence entre les charges fixes et les charges variables, c’est que les premières restent constantes et ne varient pas en fonction de l’activité. Leur coût sera donc plus ou moins réparti, en effet plus on a d’activité, plus ces charges sont réparties sur un plus grand nombre d'unités, donc moins elles coûtent cher à l’unité. Le schéma ci-dessous illustrera le calcul et la répartition.

calcul taux horaire

Ainsi, si l’activité est en croissance et que le volume de chiffre d’affaires augmente au point que l’entreprise pense vendre 10 000 heures au lieu de 7 500, la part de salaire et de charges variables augmentera en proportion, donc son coût ne changera pas et restera à 28 euros/H, mais le coût fixe passera de 12 euros (90 000/7 500) à 9 euros (90 000/10 000), donc le coût horaire passera de 40 euros à 37 euros.

Calculer le volume d’achats

Pour calculer le volume d’achats, vous devrez faire une estimation. Pour ce faire, calculez le ratio d’achats/chiffre d’affaires de chacune des deux années précédentes, et vous appliquerez le ratio qui vous semble cohérent au chiffre d’affaire que vous prévoyez de faire cette année. Une vérification par rapport à la pratique du métier peut être aussi intéressante si les données sont fiables.

Dans le cas où vous avez des activités distinctes, si vous ne l’avez pas détaillé à votre comptable, l’ensemble des achats sont confondus dans un même total. C’est donc votre expérience de chef d’entreprise qui vous permettra de séparer le volume d’achat pour chaque activité. Si cela vous semble compliqué, vous pouvez faire un calcul approximatif en fonction de vos principaux fournisseurs qui sont fréquemment différents pour chaque activité. Un devis type de votre activité est aussi un bon contrôle.

Sachez que, si vous le demandez à votre comptable et que vous lui donnez l’information sur chaque facture, il peut vous ventiler les achats dans des comptes séparés pour chaque activité. Mais pour que cela soit pertinent, ce sera à vous de lui donner l’information pour chaque facture.

Calculer le nombre d’heures vendables

Pour calculer un taux horaire, il suffit de diviser les dépenses par le nombre d’unités qui devront supporter ces dépenses. C’est donc très simple… sauf que, comment calculer le nombre d’heures que l'on va vendre ?

Par contre, on est capable de callculer le nombre d'heures de travail et le nombre d'heures vendables par l'entreprise. Il faut savoir que l’on considère qu’une personne travaille 220 à 230 jours par ans (52 semaines – 5 de congés – les jours fériés) ce qui donne aussi 1600 heures de travail/an pour une personne travaillant 35 H/semaine.

Ces 1600 Heures sont les heures que vous achetez au salarié, ce n’est pas forcément le nombre d’heures vendables. En effet, parmi ces heures il y a du temps de déplacement, du temps passé à du rangement ou des courses ou bien d’autres raisons, vous devez donc appliquer un coefficient de productivité sur les heures.

Par ailleurs tous vos employés n’ont pas la même efficacité, un apprenti sera moins performant qu’un ouvrier formé et expérimenté. Vous pouvez donc prévoir un coefficient de performance.

heures vendables

 

D’autres personnes font un travail qui ne peut pas être revendu directement au client même si il est indispensable. Ce temps est qualifié de temps indirect, le volume d’heures vendables est donc minoré en fonction du temps consacré à ces tâches indirectes. Par exemple si le dirigeant passe 50% de son temps en rendez-vous clientèle pour faire les devis, seule la moitié de son temps peut être revendu.

Vous pouvez ainsi calculer votre potentiel d’heures vendables, et vous pourrez ainsi déterminer le nombre d’heures vendables par l’entreprise.

Coefficient ou taux unique ou différencié

Chaque entreprise est spécifique mais il est très souvent nécessaire de pratiquer plusieurs taux horaires selon les prestations vendues.

Par exemple dans un garage, vous trouverez plusieurs taux horaires de vente :

  • un premier taux horaire pour les opérations d’entretien courantes, de façon à pratiquer des prix concurrentiels
  • un taux horaire plus élevé pour les opérations plus complexes, nécessitant du personnel formé et qualifié
  • un taux horaire pour la carrosserie qui est un métier différent.

Si vous avez plusieurs métiers, il convient de séparer les heures de chaque métier car les prix pratiqués sont rarement compatibles. Comme le montre les graphiques ci-dessous en séparant, l’activité de chantier, de l’activité divers, de l’électricité et du dépannage

repartition CA et main oeuvre

En fait l’idée est de pratiquer des prix adaptés à son marché et à la concurrence à laquelle on est confronté pour permettre une meilleure transformation commerciale tout en conservant sa profitabilité. Dans le cas du dépannage, il est possible de facturer des frais de déplacement ainsi qu’un taux d’intervention plus élevé, on vous appelle pour votre technicité et votre sérieux, il n’y a plus de concurrence, l’essentiel est que votre tarif soit connu avant l’intervention.

Mais pour que ces calculs soient pertinents, vous devrez en parallèle vous assurer que la réalité est conforme à vos prévisions, c’est-à-dire contrôler que :

  • Le nombre d’heures produites et vendues est conforme à votre prévision
  • Le volume d’achats est cohérent
  • Vos dépenses de frais restent dans vos prévisions
  • La répartition par métiers et les taux absorbent vos dépenses

Donc que vos coefficients et taux sont pertinents et que vos calculs restent valables.

Répartir les dépenses de frais

Les dépenses de frais doivent maintenant être réparties pour chaque ligne selon leur nature puisqu’il est important de séparer les dépenses de type variable, c’est-à-dire celles qui varient proportionnellement avec le volume de votre activité des dépenses de type fixe.

Ces dépenses seront réparties selon une ou des clés de répartition spécifique à l’entreprise, à son modèle économique (commerce, métier du service, métier industriel) et à son métier.

Si la plus naturelle des clés de répartition est le chiffre d’affaire de chaque activité, il peut être opportun parfois d’utiliser des clés de répartition plus adaptées. Voici quelques exemples de clé de répartition qui peuvent être utilisées pour obtenir des coûts cohérents :

  • l’ensemble des dépenses liées aux services administratifs et de vente peut être réparti selon le nombre de factures émises plutôt qu’en proportion du chiffre d’affaires. (C’est plus représentatif de l’activité administrative)
  • Les coûts d’infrastructure (loyer, charges…) peuvent être répartis selon une clé de surface occupée par chaque métier.
  • Les amortissements des équipements de production peuvent être répartis selon leur coût pour chaque métier qui utilise cet équipement.
  • Les coûts de transport au nombre de livraisons

Bien évidemment, les coûts de main d’œuvre doivent aussi être répartis par métier et en séparant les dépenses variables, des dépenses fixes.

Utiliser les coefficients et taux dans sa gestion

 

Tous ces calculs sont destinés à vous permettre de calculer la rentabilité de votre proposition de prix, puisque vous saurez calculer votre prix de revient selon la formule :

calcul prix de revient

Ce calcul de prix de revient est indépendant de la façon dont vous présentez votre offre qui peut être un forfait ou une prestation à la surface (m²) ou en quantité de produits. Pour ce calcul vous ne regardez que ce que vous dépensez que vous pouvez comparer au prix de vente.

Vous pouvez également vous en servir « à l’envers », c’est-à-dire à partir du prix de vente et du montant des achats, déterminer le temps vendu que vous pouvez passer sur cette prestation et ainsi vous organiser pour  ne pas dépasser ce temps.

Ainsi vous saurez prédire si vous gagnez de l’argent sur cette vente, ou identifier les ventes risquées pour y prêter une plus grande attention afin de maîtriser vos dépenses et votre résultat.

ATTENTION N’oubliez pas le « prix de marché ». Calculer ses prix de revient c’est indispensable, mais si vous arrivez à un prix de revient supérieur au prix du marché, cela devient invendable. Il y a de fortes chances alors qu’il faille revoir vos données, charges de structure trop forte, pas assez de volume d’heures pour absorber les charges fixes, ou ….

Plusieurs raisons existent : Dans tous les cas il faut se poser les bonnes questions plutôt que d’afficher un prix tel qu’il nuise à votre commerce.

En conclusion

Etablir un budget prévisionnel est donc le préalable nécessaire au calcul des coefficients et des taux qui vous permettront de suivre vos coûts de revient, mais cela ne suffit pas, il est aussi nécessaire de mettre également en place un tableau de pilotage adapté qui vous permettra de comparer à tout moment la différence entre la réalité et vos prévisions et de pouvoir prendre les décisions adaptées en cas d’écart. Une entreprise peut très bien réaliser le même chiffre d’affaire que l’année précédente tout en n’ayant pas la même décomposition d’activité, ce qui change toutes les prévisions budgétaires.

Le conseil entreprise CODEAF par son expérience et sa connaissance des différents modèles économiques se propose de vous accompagner pour vous aider dans la création de votre budget prévisionnel , le calcul de vos coûts, le calcul de votre (vos) taux horaires et la mise en place d’un pilotage d’entreprise pour contrôler régulièrement la tenue de ces taux. N'hésitez pas à revenir vers nous pour du conseil ou pour participer à une de nos formations sur ces sujets.

 

 

lundi du patron CODEAF Toulouse

Les "Lundis du patron" du deuxième trimestre 2019

 

Le conseil entreprise CODEAF vous propose les "Lundis du Patron"une présentation entièrement gratuite autour de thèmes de chefs d'entreprise chaque 3ème lundi du mois au restaurant Les 4 Petits Cochons.

Ces présentations fourniront aux participants des éléments de réflexion, des solutions et techniques ainsi que des outils applicables pour améliorer leur entreprise, TPE ou PME.

Le déroulement de chaque matinée sera :

  • Accueil et café à 10h30 - Présentation d'une heure de 11h à 12h,
  • Questions et Échanges au-delà,
  • Déjeuner pour ceux qui le désirent : prix spécial à 25€ TTC entrée plat dessert café verre de vin au lieu de 36€.

Voici les dates et sujets prévus pour le deuxième trimestre 2019 :


Lundi 15/04/2019 :
Prospecter et convertir des clients grâce aux réseaux sociaux

Vous vous demandez pourquoi votre entreprise doit être présente sur les réseaux sociaux ? Parvient-on réellement à y trouver de nouveaux clients ? Si oui, comment ?

Le conseil entreprise CODEAF et son partenaire ROCWORDS, spécialiste des réseaux sociaux, vous éclairent sur leur importance, leur fonctionnement et la manière de les utiliser.

Identifier ses cibles et choisir les réseaux à utiliser, comprendre les techniques et les tendances de publications, toucher ses cibles et les convertir grâce à des publications payantes... Définissions ensemble votre stratégie sur les réseaux sociaux !

  

 

réseaux sociaux

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Lundi 20/05/2019 :
Lutter contre les impayés : comment les prévenir et les résoudre

Votre trésorerie est tendue ? Vous êtes le banquier de vos fournisseurs ? Vous avez beaucoup d'impayés ?

Dans le cadre des "Lundis du Patron", le conseil entreprise CODEAF et son partenaire ANHOD, spécialiste du recouvrement, vous donnent les clés pour prévenir et résoudre vos impayés.

Cibler les créanciers à risque, mettre en place les bonnes pratiques pour limiter les risques, sécuriser ses risques d’impayés avec des solutions adaptées, le recouvrement amiable... Maîtriser vos créances et votre trésorerie !

  

 

 

encaissement

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Lundi 17/06/2019 :
Comprendre son banquier et ses attentes

Vous ne comprenez pas votre banquier ? Ses attentes ?

Dans le cadre des "Lundis du Patron", le conseil entreprise CODEAF fait intervenir des banquiers de différents établissements afin qu'ils vous livrent leur vision et leur fonctionnement dans un cadre informel.

Gestion de relation quotidienne et long terme, pouvoir de décision, solution de trésorerie à court terme, outil de financement... Se mettre à place de son banquier pour le comprendre et répondre mieux à ses attentes !

 

 

  

 

banque

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ATTENTION : Le nombre de places est limité. Il est donc prudent de réserver assez tôt votre participation.

Le lieu :

Accueillis dans la salle privée de l'excellent ...

Restaurant Les 4 Petits Cochons

99, Avenue de Lardenne 
31100 Toulouse

Restaurant Les 4 petits cochons       Les 4 Petits Cochons salle

 

 

Le lease-back comme moyen de financement

En quoi consiste une opération de lease-back (cession bail) ? Dans quelle situation peut-on y avoir recours ? Quels sont ses avantages ?

Vous avez certainement déjà entendu parler du lease-back sans savoir concrètement en quoi cela consiste. Le conseil d’entreprise CODEAF vous éclaire sur cet outil de financement qui peut s’avérer très utile, voire vital en cas de difficultés de trésorerie.

Le lease-back

Le lease-back est une technique de financement d’entreprise consistant à la cession d’un ou plusieurs actifs (exemples : équipements, machines, matériels de transport…) de sa société à une société de crédit-bail qui en retour laisse cet actif à la disposition de l’entreprise sous forme de location.

Ce dispositif est mis en place en trois étapes :

  • Vente du bien de l’entreprise à une société que l’on appelle le leaser. Le leaser peut être une banque ou une société financière externe spécialisée.
  • Ce bien est laissé à disposition dans le cadre de cette opération de leasing ou de crédit-bail à l’entreprise, ancien propriétaire.
  • Eventuel rachat du bien par l’entreprise à la fin du bail si l’option d’achat est levée.

Cela a un effet positif immédiat sur la trésorerie de l’entreprise, tout en gardant à disposition l’actif en question. C’est l’objectif numéro un de ce type d’opération. Cela peut également permettre de baisser le poste immobilisation de l’entreprise.

Rappel sur le crédit-bail

Le crédit bailleur remet le bien en location à l’entreprise pour une période déterminée en contrepartie d’un versement de loyer mensuel, trimestriel ou semestriel. Le prix du bien à la fin du contrat doit être défini en amont et clairement indiqué dans le contrat.

Les conditions

La société de crédit-bail ou leaser va analyser trois points pour instruire votre demande de lease-back :

  • L’actif cédé appartenant à l’entreprise. Cela doit être un équipement en bon état, bien entretenu et dont la valeur est basée sur la valeur marchande réelle et non sur la valeur nette comptable (il peut donc s’agir d’un bien déjà totalement amorti). Cela peut être un équipement industriel, d’un matériel de transport, d’un outil de BTP, de machines agricoles, de matériels informatiques…
  • Le but de l’opération. Ce dispositif n’a pas pour objectif de financer une activité déficitaire. C’est pourquoi la destination des liquidités octroyées par l’opération de lease-back doit être clairement présentée.
  • La qualité crédit du locataire. Le lease-back s’adresse aux structures financières saines.

Pourquoi faire un lease-back ?

Le lease-back peut concerner n’importe quelle entreprise, quel que soit son chiffre d’affaires, son effectif ou son secteur d’activité.

Une entreprise doit faire appel à ce système de financement dans deux cas de figures :

Lorsqu’elle souhaite améliorer à court terme sa trésorerie. En effet, la vente de l’actif apporte de manière immédiate une importante somme d’argent à l’entreprise qui peut lui permettre de financer son fonctionnement plus aisément en cas de période difficile (par exemple en cas de basse-saison). Au niveau fiscal, les loyers du crédit-bail sont 100 % déductibles du résultat imposable et donc plus lourde que l’amortissement de l’actif, ce qui réduit le résultat imposable. Enfin d’un point de vue comptable, ce mécanisme peut permettre de transformer ses dettes court terme en endettement long terme.

L’entreprise a besoin de liquidité pour développer de nouveaux produits ou conquérir un nouveau marché mais ne souhaite pas s’endetter. Cela peut être également pour financer des investissements matériels (machines...) ou immatériels (recherche et développement...) ou encore pour engager des travaux de rénovation interne. Le lease-back permet de dégager des ressources à long terme pour développer une activité.

Le lease-back est un dispositif de financement trop peu utilisé au sein des TPE et PME alors qu’il représente un formidable levier de développement. Cela est notamment dû au fait que certaines banques n’apprécient pas vraiment cet outil et ne le mettent pas en avant. Il faut donc s’adresser à des spécialistes pour y avoir recours, comme par exemple CORHOFI. Cela offre la possibilité d’être indépendant de sa banque en terme de financement. De plus, le crédit-bail comporte de nombreux avantages de service que nous détaillerons prochainement dans un autre article.

 

Des changements pour le versement des cotisations formation professionnelle. Prévoyez votre trésorerie en conséquence 

 

Savez-vous qu’en 2019 vous devrez cotiser deux fois pour la formation Professionnelle ? Le conseil entreprise CODEAF fait le point sur les nouvelles dispositions prises par le gouvernement avec la loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018.

 

Cette loi s’est fixé pour objectif de recentrer la formation professionnelle sur une logique de compétences en donnant de nouveaux droits aux individus dans le choix de des formations et en renforçant l’investissement des entreprises dans le développement des compétences de leurs salariés.

Cette réforme de la formation et de l’apprentissage révolutionne l’organisation de la formation professionnelle que nous connaissions, par exemple les OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) deviennent des OPCO (OPérateurs de COmpétences), mais également la façon dont les entreprises devront verser leurs contributions et qui sera leur interlocuteur.

Pour la partie concernant le versement des cotisations, cette réforme s’étalera sur 3 années et, progressivement, les organismes à qui les cotisations seront versées changeront pour finir en 2021 par un versement auprès des URSSAF. 2019, première année de la transition, sera une année de « double » collecte de cotisations pour toutes les entreprises, et 2021 sera également une année de double collecte pour les entreprises de plus de 250 salariés avec la fin de la période transitoire et l’arrivée du nouveau système de collecte par les URSSAF.

 

Les cotisations pour le financement de la Formation

 

Toute entreprise qui emploie un salarié a l’obligation de participer au financement de la formation professionnelle continue.

Cette contribution est composée de plusieurs cotisations :

  •       La taxe d’apprentissage d’un taux de 0.68% de la masse salariale de l’année précédente (0.44 % en Alsace-Moselle). Cette contribution est versée à votre chambre des métiers ou de commerce régionale.
  •       La contribution Supplémentaire à l’apprentissage (CSA) pour les entreprises de plus de 250 salariés. Cette contribution est versée à votre chambre des métiers ou de commerce régionale.
  •       La contribution à la formation professionnelle Cette contribution est versée à votre OPCA. Contribution calculée sur la base de la masse salariale de l’année précédente avec un taux de 0.55% pour les entreprises de moins de 11 salariés et 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus. Cette contribution est versée à votre OPCA.
  •       Une contribution pour le financement du CPF (compte Personnel de Formation) pour les salariés en CDD. Cette contribution est versée à votre OPCA.
  •       Enfin, selon le cas une contribution conventionnelle décidée par votre branche professionnelle (contribution à verser à votre OPCA) et une contribution volontaire (décidée par vous) pour maintenir votre investissement formation.

Avec l’arrivée de la période transitoire, des changements vont s’opérer au cours des trois prochaines années, 2019-2021 afin de changer d’organisme collecteur et de base de calcul.

Pour faciliter la compréhension de cette phase de transition voici un tableau qui synthétisera ce que vous devrez verser, à qui et quand :

 

Année (masse salariale)

Cotisation (taux)

Date limite de paiement

Organisme collecteur

2018

Taxe apprentissage (0.68%) et CSA (entreprise de > 250 salariés)

1er Mars 2019

CCI régionale (OCTA)

2018

Participation Formation (0.55% ou 1% selon effectif)

1er Mars 2019

OPCA

2018

Contribution supplémentaire CIF-CDD (1%)

1er Mars 2019

OPCA

2019

Taxe apprentissage (0.68%) et CSA (entreprise de > 250 salariés)

Pas de taxe apprentissage sauf CSA 1/3/2020

-

2019

Participation Formation (0.55% ou 1% selon effectif)

15 sept 2019

1er Mars 2020

(5% à votre OPCO

Solde à votre OPCO

2019

Contribution supplémentaire CIF-CDD (1%)

1er Mars 2020

OPCO

2020

Taxe apprentissage (0.68%) et CSA (entreprise de > 250 salariés)

1er Mars 2020

OPCO pour 87% et solde en direct

2020

Participation Formation (0.55% ou 1% selon effectif)

1er Mars 2020

15 Sept 2020

1er Mars 2021

40% à votre OPCO

35% à votre OPCO

Solde à votre OPCO

2020

Contribution supplémentaire CIF-CDD (1%)

1er Mars 2021

OPCO

2021

Toutes les cotisations

Chaque mois (même rythme que les cotisations de sécurité sociale)

URSSAF

 

Vous constaterez donc qu’en 2019, vous devrez acquitter presque 2 fois la contribution à la formation professionnelle puisque vous devrez acquitter la cotisation au titre de la masse salariale 2018 dès maintenant et verser également un acompte de 75% de la cotisation au titre de la masse salariale 2019 au mois de septembre 2019.

Le conseil entreprise CODEAF vous recommande donc fortement de prévoir cette dépense et la trésorerie pour faire face à cet appel de fond après l’été 2019.

L’épargne salariale comme outil de management

 

Qu’est-ce que l’épargne salariale ? Ses conditions ? Comment peut-on l’utiliser pour motiver ses équipes ?

Le conseil d’entreprise CODEAF répond à ces questions en expliquant comment ces outils peuvent être de formidables leviers de performance par le biais de la motivation qu’ils procurent.

Les deux grands dispositifs d’épargne salariale sont l’intéressement et la participation.

La participation

Elle permet de redistribuer aux salariés de l’entreprise une part des bénéfices réalisés lors de l’exercice écoulé. A ce moment-là, les salariés ont deux choix :

  • demander le versement immédiat de la prime,
  • laisser la somme bloquée sur un plan d’épargne salariale d’entreprise (plan d'épargne entreprise PEE, plan d'épargne pour la retraite collectif PERCO…) pendant au moins 5 ans.
  • Ce dispositif est obligatoire pour les entreprise de plus de 50 salariés et facultative pour les autres. Un salarié ne peut pas recevoir un montant supérieur à 75% du plafond annuel de la Sécurité sociale (30 393 euros en 2019) par an.

L’intéressement

C’est une prime versée aux salariés de l’entreprise en fonction de l’atteinte d’objectifs de performance fixés à l’avance. Cela permet donc d’impliquer les salariés dans la performance opérationnelle de l’entreprise. Lors de la distribution de la prime, le salarié a les mêmes options que pour la participation : demander le versement ou la placer dans le plan de l’entreprise.

Ce dispositif est totalement facultatif, l’accord d’intéressement est cumulable avec l’accord de participation mais il ne le remplace pas ! Toutefois, le montant total de la prime d’intéressement ne peut être supérieur à 20% du total des salaires bruts de l’entreprise et dépasser la moitié du plafond annuel de la sécurité́ sociale (20 262 euros en 2019) pour chacun.

Coté salarié

Pour les salariés, les sommes reçues au titre de l’intéressement et de la participation sont exonérées de cotisations salariales, à l’exception de la CSG et CRDS. Elles sont soumises à l’impôt sur le revenu seulement si elles sont perçues immédiatement. Si elles sont investies dans le cadre d’un plan d’épargne salariale (PEE, PEI ou PERCO), elles sont exonérées d’impôt dans la limite de la moitié du plafond de la sécurité sociale soit 20 262 euros en 2019.

Coté entreprise

A noter que ces dispositifs ont un coût pour l’entreprise à hauteur du forfait social en vigueur. Les dernières mesures tendent à encourager les petites entreprises à mettre en place ces dispositifs bien qu’ils ne soient pas obligatoires pour elles :

  • Participation : 0% pour les entreprises de moins de 50 salariés et 20% au-delà,
  • Intéressement : 0% pour les entreprises de moins de 250 salariés et 20% au-delà.

La participation et intéressement impliquent la mise en place d’un plan d’épargne entreprise auprès d’un établissement bancaire. Il sont mis en place par voie d'accord selon l’une des modalités suivantes :

  • convention ou accord collectif,
  • accord avec les représentants des organisations syndicales représentatives dans votre entreprise,
  • accord conclu au sein du CSE ou du CE,
  • à la suite de la ratification, à la majorité des deux tiers du personnel, d'un projet d'accord que vous avez proposé.

Un outil de management

Ces deux dispositifs peuvent être un levier de motivation et d’implication pour les salariés ce qui peut amener un gain de productivité considérable. Cependant, il faut les dissocier car ils n’ont pas la même utilité et mêmes effets.

La participation peut avoir un effet positif sur la satisfaction globale du salarié et donc sur son niveau d’implication. Toutefois, il peut se sentir impuissant et peu concerné, n’ayant aucun moyen de peser sur le bénéfices de l’entreprise de par sa fonction. Dans ce cas-là, la participation ne joue pas un rôle de motivation au quotidien mais plutôt un rôle de bien-être et de reconnaissance. La participation est donc pour la majorité des salariés un outil d’attractivité et de fidélisation des ressources humaines.

Les indicateurs d’intéressements sont des leviers de management pour mener des plans d’amélioration en impliquant les équipes. Il porte lui sur la performance opérationnelle de l’entreprise, plus proche du quotidien des salariés. Un logisticien se verra par exemple davantage concerné par l’objectif d’améliorer le taux de retour de colis dû à une erreur, car ses actions ont un réel impact sur cet indicateur. Sa motivation et son implication en seront largement impactées, ce qui permettra à l’entreprise d’avoir une meilleure performance opérationnelle. Ce qui se traduit généralement par des bénéfices résiduels supérieurs, même après versement de la prime d’intéressement…

Pourquoi la mise en conformité RGPD est aussi indispensable aux entreprises TPE PME ?

Depuis le 25 mai 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Même si l’on peut penser que l’origine de ce règlement vient de la volonté des gouvernements de l’union européenne de maitriser l’usage des données par les GAFA (Google, Apple, Facebook, Amazon), pour nous, entrepreneurs, les deux sujets de fond sont :

-          l’usage des données personnelles à titre commercial,

-          une réalité économique de protection des entreprises faces aux cyberattaques.

Ainsi, toutes les entreprises sont réellement concernées par le sujet, de l’entreprise unipersonnelle qui démarche avec une base de prospects et de clients, l’entreprise TPE qui détient les données personnelles de ses salariés par le biais minimum de leurs bulletins de salaire, à toutes les tailles d’entreprises qui utilisent l’informatique pour leur fonctionnement.

CODEAF pour la conformité RGPD des TPE et PME

 

Les risques courants pour les entreprises en termes de protection des données personnelles :

La plupart des petites entreprises, commerces, artisans, sociétés de services, consultants, petites industries, détiennent à la fois les données de leurs éventuels salariés, les données de leurs clients, les données de leurs prospects, données de prospects recueillis au minimum par un lien direct, au plus par l’achat de fichiers, que l’on espère « OPTIN » (c’est-à-dire obtenues avec leur consentement…mais avez-vous vérifié ?).

Avant même d’imaginer l’attaque de votre PC ou votre serveur, qui n’a pas échangé au travers de ses emails sur ces données en pièces jointes ? Qui n’a jamais vu ses collègues ou relations ou soi-même subir un détournement de sa boite email …et donc des données qui s’y trouvent ? Qui n’a pas entendu parler d’un salarié indélicat qui serait parti avec des données confidentielles ?
La fuite de ces informations peut porter un préjudice aux personnes concernées et vous en êtes soudain responsable.

Ce préjudice peut être mineur ou important et toucher peu de monde ou une liste importante de données personnelles. Dès lors, le risque que l’une des personnes porte plainte n’est pas déterminé mais sa gravité peut vous coûter, tant en défense juridique, qu’en mise en conformité, sans oublier la sanction RGPD elle-même (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires de l’entreprise).

 

Les risques courants pour les entreprises en termes de protection des données opérationnelles :

Au-delà des données personnelles, chaque entreprise de la plus petite à la plus grande, TPE, PME, ETI, grand groupe, utilise l’informatique pour son fonctionnement. Les données opérationnelles de l’entreprise vont bien au-delà des données personnelles. Imaginez, par une action frauduleuse interne ou externe, perdre vos devis en cours, les factures émises pas encore réglées, les commandes fournisseurs en attente, les coordonnées de vos interlocuteurs courants, les photos de vos réalisations passées, vos derniers travaux sur informatique, plans, documents, des heures de travail à reconstruire, un coût immense de travail perdu et de perte d’exploitation.

 

Et l’assurance de ces risques ?

Votre assureur vous couvrira-t-il si vous n’avez pas formellement mis en place les protections induites par la démarche de conformité au règlement général sur la protection des données?

Nul doute que leurs restrictions vont évoluer vis-à-vis des exigences du RGDP d’autant que les assureurs sont les premiers concernés par la protection des données personnelles que couvre le RGPD.

 

La protection des entreprises vis-à-vis des attaques internes et externes

Même si les plus grandes entreprises déploient des ressources importantes pour la protection de leurs systèmes d’information, elles n’ont pas forcément mis en place une politique ou charte de l’usage de l’informatique dans leurs entreprises, ni formé leur personnel à la cyber sécurité, ni fait l’analyse de leur processus pour assurer le compartimentage optimal des données opérationnelles ou personnelles. Cependant leurs protections existent et la gestion des droits d’accès physiques et informatiques est instaurée pour limiter le risque de perte ou de détournement total.

Si l’on considère les entreprises TPE ou PME, le sujet est bien moins abordé. Les ressources étant moins importantes, les fonctions de chacun moins segmentées et la polyvalence mise en avant comme facteur de performance de l’entreprise, chacun a accès à nombre d’informations cruciales pour le fonctionnement de l’entreprise. Par ailleurs, les TPE et PME restent les moins équipées en protection de leurs outils informatiques, PC, ordinateurs portables, tablettes et smartphone, box internet, wifi sont autant de failles plus ou moins ouvertes aux attaques extérieures.

De la même manière, les données « papier » sont souvent aussi exposées à l’accès aux personnels non concernés par leur contenus. La protection des données n’est pas qu’un sujet informatique.

Conséquence : Le risque que les données opérationnelles ou personnelles de l’entreprise soient altérées par des attaques extérieures de virus ou ransomwares, ou par un personnel indélicat en conflit, est beaucoup plus important dans les TPE et les PME, en terme de probabilité et en terme d’impact financier.
La perte d’exploitation peut y entrainer beaucoup plus facilement la cessation de paiement ou liquidation.

 

La démarche de conformité RGPD et ses bienfaits induits.

La démarche de mise en conformité RGPD peut se décomposer en 6 phases listées ci-dessous :

Désigner un pilote, le « Délégué à la Protection des Données »

Pour commencer une action de fond dans l’entreprise, comme dans tout projet, il faut un pilote de projet. Les exigences du RGPD et les recommandations du conseil entreprise CODEAF se complètent dans les critères de choix de ce pilote pour les meilleurs résultats.

Il faut idéalement à ce pilote :

-          Qu’il sache gérer un projet, des taches, des échéances, des jalons, de la communication,

-          Qu’il ait une connaissance globale de l’entreprise,

-          Qu’il ait l’expertise ou la formation qui lui permette de maitriser le RGPD,

-          Qu’il soit ne soit pas décisionnaire dans l’un des processus concerné.

L’intérêt de ce pilote, outre sa connaissance de l’entreprise et sa maitrise de gestion de projet, réside dans son indépendance dans les processus concernés, ce qui vous garantira une vision extérieure de recul par rapport aux processus. Si vous pouvez désigner un personnel de l’entreprise, il lui suffira d’une formation au RGDP pour se mettre en marche.

Vous pouvez aussi choisir un pilote extérieur à l’entreprise ce qui vous apporte encore plus de recul et une expertise probablement plus confirmée. Le conseil entreprise CODEAF pratique cela pour certains de ses clients en amenant cette expertise et cette indépendance nécessaires.

Dans tous les cas, le pilote fait avancer le projet, vous expose ses conclusions, et vous restez seul, dirigeant, à décider des actions et leurs priorités.

Cartographier les traitements des données par processus

L’intérêt de cette analyse permet de repenser ses processus au regard de l’utilisation des données, des droits d’accès à ces données, de leur utilité de leur durée de conservation. Limitant ainsi les risques, cette action révise les règles de stockage et de conservation des données, et réduit ses infrastructures de stockage tant informatique que papier.

Définir les actions correctives

Cette cartographie décèle les actions à mettre en place. Le fameux "pilote", chef de projet, pourra assumer le suivi de ces actions et vous décharger de ce projet supplémentaire.

Analyser les risques et prioriser

L’analyse de risque requise pour le traitement des données présente l’utilité de définir les priorités et de résoudre rapidement les failles les plus importantes et les moins coûteuses, puis de régler les autres sujets dans le temps et au fil de l’organisation.

Améliorer l’organisation et Établir des procédures internes

Une fois l’analyse réalisée et le plan d’action décidé, l’application de votre conformité RGDP peut se mettre en marche et ainsi améliorer l’organisation et sécuriser les données tant personnelles qu’opérationnelles, assurant la pérennité de l’entreprise. La rédaction de procédures internes concourt à garantir la continuité de la conformité RGPD.

Documenter et réviser

L’exigence de documenter ces étapes et de réaliser le plan d’action dans l’ordre des priorités dictées par l’analyse de risque pour l’entreprise, répond à l’exigence de la mise en conformité RGDP.

Cette documentation de démarche RGPD conserve la mémoire de ces analyses de risques et se trouve être la future base de réflexion lorsque des changements dans l’entreprise nécessitent de penser à des évolutions : L’entreprise évolue constamment, votre analyse doit suivre.

 

 

En synthèse

La démarche de mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) n’est pas qu’une contrainte supplémentaire appliquée aux entreprises et dont les TPE et PME en subiraient les coûts sans avantages.

Les entreprises TPE et PME sont les plus concernées de par leur structure, leurs moyens, et l’ampleur du risque d’atteinte à leurs données. La mise en conformité RGPD est donc une opportunité d’améliorer et de pérenniser son entreprise.

Et bien que le RGPD prévoie des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial de la société, le coût de cette sanction est bien plus important que celui de la mise en œuvre de la mise en conformité de votre entreprise vis-à-vis du RGPD.
Le conseil entreprise CODEAF pourra vous aider efficacement dans cette action d’amélioration de votre entreprise, TPE ou PME.