Exemples d'améliorations grâce au pilotage d'entreprise

Après avoir abordé la théorie dans un article de fond sur le pilotage et ses bienfaits, nous allons voir ici quelques exemples de situations dans lesquelles le pilotage a permis de prendre la meilleure décision, de manière fiable et rationnelle. Ces illustrations sont tirées de situations réelles que le conseil entreprise CODEAF a pu rencontrer.

Le pilotage du mix produits/mix marge

Le conseil entreprise CODEAF accompagne une entreprise qui vend ses prestations en grande majorité à des professionnels et une petite partie aux particuliers. Le dirigeant souhaite depuis plusieurs mois cesser la vente directe aux particuliers car cela fait perdre beaucoup de temps commercialement pour un volume de vente peu conséquent. Or l’analyse du tableau de bord nous a permis de constater que la part des ventes pour les particuliers est faible mais qu’en terme de marge, cette part représente près de la moitié du total (on constate sur le graphique ci-dessous que le prix moyen pour les particuliers est beaucoup plus élevé). L’arrêt de la vente en direct aurait donc de graves répercussions sur le résultat de l’entreprise puisque cela le diminuerait de moitié. Dans ce cas précis, le pilotage d’entreprise a véritablement été un outil d’aide à la décision permettant une décision stratégique qui a fortement influé sur l’avenir de l’entreprise.

Prix de vente moyen

Autre illustration de décision que peut permettre de prendre ce type d’information, les actions de communication. Une entreprise ayant une activité historique, représentant donc la majorité du chiffre d’affaires, a également une deuxième activité plus marginale. Le tableau de bord démontre que la deuxième activité est en réalité plus rentable en termes de marge. L’intérêt de l’entreprise est donc de développer au maximum cette activité sans pour autant délaisser l’autre. Pour cela, des investissements en communication doivent être consentis. Le dirigeant va par exemple décider de lancer une campagne de prospectus à distribuer dans les endroits adéquats. Si l’entreprise dispose d’un commercial, il pourrait alors se concentrer dorénavant plus sur cette activité. C’est un réel choix stratégique que le tableau de bord a permis de faire. Retour sur l'article de fond du pilotage d'entreprise

Le pilotage du stock au service du développement des ventes

Si nous reprenons le cas de l’entreprise ci-dessus que le conseil entreprise CODEAF accompagne, l’élaboration de statistiques de ventes et leurs analyses vont permettre de rationnaliser la production. D’abord, le chef d’entreprise va pouvoir se rendre compte réellement de la rotation de ces produits et ainsi mettre à mal certains préjugés qu’il pouvait avoir. La définition d’un stock minimal par produit va démontrer que certains sont largement en surstock et inversement pour d’autres. A partir des besoins qui seront détectés, un plan de production va pouvoir être défini sur du long terme. Ainsi cela permettra à l’entreprise d’optimiser son stock (en évitant les pertes) et de répondre plus efficacement à la demande car les ruptures de stock seront raréfiées. Le délai de vente étant raccourci, la satisfaction client va s’améliorer ce qui appellera à une hausse des ventes dans le futur. Retour sur l'article de fond du pilotage d'entreprise

Le pilotage de l'activité et des ressources

Le conseil entreprise CODEAF met en place des outils comme le graphique ci-dessous qui représente un plan de charge avec le montant des devis en attente multiplié par le taux de réussite moyen. Ainsi il est possible d’allonger son horizon temporel et donc d’anticiper au mieux sa charge de travail. Concrètement, le dirigeant va savoir si il va être amené à engager de nouvelles ressources pour faire face à la demande. Dans le cas inverse, si le flux de travail ne s’avère pas assez conséquent pour le mois à venir et qu’il sera difficile d’y remédier commercialement d’ici là, il peut agir en conséquence (inviter ses employés à prendre des congés ou chômage technique). Retour sur l'article de fond du pilotage d'entreprise

Plan de charge

Le pilotage et l’analyse des coûts

L’artisan accompagné par le conseil entreprise CODEAF, sachant que son coût horaire est de 50€, évitera de vendre ces heures en dessous de ce prix. Connaitre et maitriser son coût amène à être un meilleur négociateur car une limite est clairement fixée. Dans certains cas, une entreprise peut accepter de travailler à un prix qui est égal à son coût horaire. Cela peut être bénéfique dans le cas où l’affaire en question est volumineuse et va donc couvrir une grande partie de ses coûts fixes. Dans le cas ci-dessous, l’indicateur permet de connaitre l’objectif de marge brute à atteindre par mois pour couvrir les charges fixes. Cette vision amène un certain repère pour le dirigeant.

Marge brute

La maîtrise de ses coûts peut également permettre de prendre de meilleures décisions en cas de pic d’activité. Si une entreprise n’a pas la capacité pour assumer le volume de travail durant quelques mois, une question se pose : faut-il sous-traiter une partie ou embaucher (CDD ou intérim) ? La connaissance de ses coûts horaires  et de sa productivité permettront au dirigeant d’agir de manière rationnelle. En effet, une comparaison pourra être faite avec les différentes solutions. Retour sur l'article de fond du pilotage d'entreprise

Les situations présentées ci-dessus ne sont que de simples exemples. Chaque situation est très différente selon le contexte de l'entreprise. Ainsi les outils de pilotage peuvent prendre des formes très variées, mais ont dans tous les cas toujours pour vocation de faciliter la prise de décision du dirigeant. Ces décisions font directement gagner de l’argent aux entreprises qui les prennent et améliorent leur performance de manière durable.

RGPD et numéro de sécurité sociale.

Le « RGPD », règlement général relatif à la protection des données personnelles, bien sûr, vous le savez, toutes les entreprises sont concernées.

Et d’autant, dès que ces entreprises, même TPE ou PME, ont un ou des salariés.

Car en effet, ces entreprises détiennent au minimum le numéro dit « de sécurité sociale » qui contient des informations personnelles : sexe, année et mois de naissance, département de naissance : Donnée personnelle s’il en est, permettant d’identifier des personnes physiques, et qui doit donc être protégée.

Votre analyse « RGPD » vous a forcément conduit à vous demander :

  • -       pourquoi vous déteniez cette information
  • -       et si c’était bien pertinent ?
  • -       etc…

RGPD securite des donnees TPE PME

Soyez rassurés, Le RGPD, règlement européen, a prévu que chaque état doive préciser l’usage de ce numéro identifiant unique de la personne. L’état français a répondu à la question et vous pouvez ainsi récupérer cet argumentaire dans le « décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 relatif à la mise en œuvre de traitements comportant l'usage du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ou nécessitant la consultation de ce répertoire ».

Les dispositions de ce décret sont applicables depuis le 22 avril 2019.

En résumé, l’usage du numéro de Sécurité sociale est autorisé :

  • Pour remplir les obligations déclaratives nécessitant ce numéro (exemple : DSN) ;
  • Pour le traitement de la paye et de la gestion du personnel du fait de vos obligations légales, réglementaires, conventionnelles;
  • Pour la tenue des comptes de livrets d’épargne salariale par les organismes ou entités chargés de ces missions ;
  • Pour la vérification de l’identité du salarié lors de la déclaration préalable à l’embauche;
  • Pour la mise en œuvre du CPA (compte personnel d’activité) par les services du ministère du travail et de l’emploi, ...
  • Pour la mise en œuvre du CPF (le compte personnel de formation ), la connexion au système d’information de votre CPF par le personnel des services du ministère de la formation professionnelle, France compétences, les OPCO, les régions et les opérateurs de conseil en évolution professionnelle, Pôle emploi, etc.

Voilà donc un bout d’analyse offerte. Les détails formels dans le décret ci-dessous.

« décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 relatif à la mise en œuvre de traitements comportant l'usage du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ou nécessitant la consultation de ce répertoire ».

Bien sûr, l’état ne vous aidera pas forcément sur tout le reste de votre analyse RGPD, mais le conseil entreprise CODEAF pourra le faire lors de ses formations ou ses interventions en entreprise, et aussi dans les associations, qui, ne l’oublions pas, sont aussi concernées.

Les motifs de licenciement

La vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille et elle peut être amenée à devoir se séparer d’un de ses membres. Cependant, cette action que l’on appelle le licenciement est bien souvent assez floue et peut faire peur. Le dirigeant, pas ou mal informé sur les droits de l’entreprise, peut ne pas prendre les bonnes décisions. Le conseil d’entreprise Codeaf vous propose d’éclaircir ce sujet en décrivant les différents motifs de licenciement.

Un employeur souhaitant se séparer d’un salarié doit le licencier. La loi encadre le licenciement dans son déroulement et sa justification. C’est pourquoi il existe deux types de licenciement :

Licenciement pour motif personnel

C’est dans le cas où le motif de licenciement est inhérent à la personne du salarié. Ce motif doit être justifié par une cause réelle et sérieuse.

  • Réelle : objective, existante, vérifiable
  • Sérieuse : gravité mettant en péril le bon fonctionnement de l’entreprise

Ces termes n’étant pas défini précisément dans la loi, c’est la jurisprudence qui fait effet.

Le licenciement pour motif personnel peut être disciplinaire ou non-disciplinaire :

Motif disciplinaire

Il représente la majorité des cas de licenciement pour motif personnel, il fait suite à une faute commise par le salarié. Cette faute peut être :

  • Faute simple. Le salarié ne vient pas travailler et ne justifie pas de son absence ou le salarié refuse d’effectuer son travail. Dans ce cas, la faute commise rend nécessaire son licenciement mais le salarié accomplit son préavis. De plus, il perçoit toutes ses indemnités (indemnité de licenciement, de congés payés, compensatrice de préavis).
  • Faute grave. Un comportement dangereux (état d’ivresse) ou injures à l’égard d’un collègue par exemple. Cette faute ne permet pas la réalisation de préavis et justifie la rupture immédiate du contrat. La faute grave prive le salarié de toutes ses indemnités sauf de l’indemnité compensatrice de congés payés.
  • Faute lourde. Ce qui définit une faute lourde est l’intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise. Elle prive le salarié de toutes ses indemnités sauf de l’indemnité compensatrice de congés payés. Exemple : la destruction volontaire du matériel de l’entreprise.

Motif non-disciplinaire

Plus rare, c’est lorsque le salarié a un comportement qui ne permet pas le maintien de la relation de travail sans commettre de faute : insuffisance professionnelle ou d’insuffisance de résultat, modification refusée du contrat de travail, profonds désaccords qui entraînent une véritable perturbation au sein de l’entreprise, impossibilité de reclassement en cas de licenciement pour inaptitude…

Licenciement pour motif économique

Ce motif exige une double cause : une cause réelle et sérieuse, mais aussi une cause économique. Le motif doit donc être non-inhérent à la personne du salarié.

Le motif économique peut être retenu que si l’un des éléments suivants est subi par l’entreprise :

  • Des difficultés économiques : elles peuvent être justifiées par une baisse de commande, une baisse du chiffre d’affaire, des pertes d’exploitation, une dégradation de la trésorerie ou de l’excédent brut d’exploitation… Cette liste n’étant pas exhaustive, d’autres éléments peuvent être mis en avant. Le tout est à l’appréciation des juges. A noter le motif économique du licenciement ne peut pas être constitué par la volonté de l’entreprise de réaliser des économies ou de majorer ses profits.
  • Des mutations technologiques : toute innovation technologique ou changement de technique susceptibles d’entrainer des conséquences significatives sur un poste.
  • Une réorganisation nécessaire à la sauvegarde de sa compétitivité. C’est dans le cadre d’une anticipation d’un risque auquel l’entreprise est en proie. Dans ce cas, l’entreprise ne subit pas des difficultés économiques au moment du licenciement mais en est menacée à court terme.
  • Une cessation de son activité.

La cause réelle et sérieuse est ici matérialisée par la suppression ou la transformation de l’emploi ou le refus de la modification par un salarié d’un élément essentiel de son contrat de travail.

Avoir connaissance de ces différents motifs légal de licenciement permet au dirigeant de prendre les bonnes décisions pour la pérennité de l’entreprise. Un licenciement ne représente pas forcément un risque pour l’entreprise mais une solution. Pour cela, il est impératif d’avoir des éléments de preuve concrets pour justifier un motif.

Cet article n’a que pour but d’information sans engagement du cabinet sur toutes les subtilités juridiques qu’un cabinet d’avocat spécialisé en droit du travail saura apporter avec l’expertise et la légitimité qui lui est due. Ces informations proviennent du site du gouvernement gouv.fr .

Pour les entreprises qui ont clos leur exercice avec l’année civile, votre cabinet d’expertise comptable vient de clore vos comptes annuels et de les déposer auprès de l’administration fiscale et va vous rencontrer pour vous en faire une lecture expliquée et commentée ainsi que répondre aux éventuelles questions que vous avez pour l’exercice à venir.

Il va maintenant être temps de préparer votre assemblée Générale puis d’effectuer les formalités obligatoires de dépôt auprès du greffe du tribunal.

Bien souvent ces formalités sont déléguées à votre expert-comptable qui vous facture une prestation légitime en échange. le conseil CODEAF vous explique ce qui doit être fait et comment s’y prendre

 

Réaliser son assemblée Générale

 

L’assemblée Générale d’une société SARL ou SA-SAS doit réunir tous les associés, afin de délibérer sur tous les sujets ayant trait à la gouvernance de l’entreprise. Cette assemblée générale doit, entre autre approuver les comptes de l’exercice clos au plus tard dans les 6 (six) mois qui suivent la fin de l’exercice.

Il est donc nécessaire de fixer la date de son assemblée générale et de convoquer officiellement l’ensemble des actionnaires, par courrier ou par voie électronique, la convocation devra comporter :

  • Le lieu et la date de l’assemblée générale,/li>
  • Le mode de tenue et de vote de cette assemblée générale
  • L’ordre du jour et les projets de résolutions

En effet, depuis 2018, la dématérialisation des assemblées générales est possible et les actionnaires minoritaires disposent de nouveaux droits pour ajouter à l’ordre du jour des points ou des résolutions qu’ils souhaiteraient débattre et faire approuver. le conseil CODEAF a publié l’an dernier un blog sur le sujet que vous pouvez consulter dont le lien est disponible en fin d’article.

 

Déposer ses comptes au greffe du tribunal

 

pour les sociétés sous statut SARL, SA et SAS ou d’exercice libéral (SELARL ou SELAS), les comptes sociaux doivent être déposés au greffe du tribunal dans le mois suivant la tenue de l’assemblée générale, soit au plus tard dans les sept (7) mois suivant la fin de l’exercice. Dans le cas d’un dépôt des documents par voie dématérialisée (électronique) l’entreprise bénéficie d’u délai supplémentaire d’un mois portant l’obligation à huit (8) mois. Les Entrepreneurs Individuels (Artisans, commerçants, professions Libérales) ne sont pas soumis à cette obligation sauf s’ils ont choisi le statut EIRL.

L’obligation de dépôt des comptes sociaux d’une entreprise comporte au minimum les documents suivant :

  • Les comptes annuels, comportant le bilan avec Actif et Passif, le compte de résultat et les annexes si rédigées (certaines entreprises en sont exonérées)
  • Un document comportant les décisions d’affectation du résultat
  • D’autres documents doivent être déposés selon la taille de l’entreprise et la constitution de son capital comme les annexes des comptes annuels ou, dans le cas d’obligation de commissariat aux comptes, le rapport des commissaires aux comptes

Tous ces documents doivent être déposés en un (1) exemplaire certifié conforme par le représentant légal de l’entreprise.

Si la personne qui vient déposer les documents n’est pas le représentant légal, elle devra être porteuse d’une résolution de l’assemblée générale lui donnant pouvoir d’effectuer les formalités de dépôt.

les entreprises remplissant au moins 2 des 3 critères suivants :

  • total de bilan inférieur à 350 000 euros,
  • chiffres d’affaires net inférieur à 700 000 euros,
  • employant moins de 10 salariés

sont exonérées des obligations d’annexe et peuvent également demander à ce que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics. Dans ce cas seules les administrations, les autorités judiciaires et la banque de France auront accès à ces données. Voir en fin d’article le lien vers un modèle de déclaration.

Cette formalité de dépôt est payante. le coût est d’environ 50 euros à régler par chèque à l’ordre du greffe du tribunal compétent ou par carte bleue sur place et sert à payer :

  • les frais du greffe,
  • la publication au BODACC
  • et la transmission à l’INPI.

Dans le cas de l’option de confidentialité des comptes, , un certificat de dépôt des comptes sans être rendus publics vous sera délivré en plus et vous sera facturé pour environ cinq (5) euros.

A noter que le coût de toutes ces facturations change selon le mode de dépôt choisi, du moins cher au plus cher : sur place, par correspondance, en ligne.

Ne pas déposer ses comptes vous expose à une amende de mille cinq cent euros (1500) et les frais de relance vous seront facturés.

De plus, profitez de ce moment que vous consacrerez à ces formalités pour prendre rendez-vous avec votre conseiller bancaire, afin de lui apporter copie de vos documents comptables, de pouvoir lui en faire une lecture expliquée et en profiter pour lui faire une présentation de votre vision de votre entreprise et de son avenir. Ce moment permettra de développer la relation de confiance avec votre partenaire financier et sera aussi le moment de pouvoir réajuster les facilités qu’il vous autorise.

Vous pouvez également consulter notre article du Blog CODEAF concernant les nouvelles dispositions de tenue des AG

 

Vous trouverez ci après le détail des procédures décrites dans cet article sur les sites officiels :

Dépôt des comptes sociaux d’une entreprise :

modèle de déclaration de confidentialité des comptes

Ordonnance 2017-747 4 Mai 2017 portant diverses mesures facilitant la prise de décision et la participation des actionnaires au sein des sociétés

Décret 2018-146 du 28 février 2018 relatif à certaines modalités de participation des associés aux décisions collectives dans les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée

 

 

Les aides à la création d’entreprise

Vous avez un projet de création d’entreprise ou quelqu’un de votre entourage envisage de passer à l’action ? Le cabinet de conseil CODEAF, expert dans l’accompagnement à la création d’entreprise, vous éclaire dans la jungle des différentes aides et organismes pouvant vous aider.

Pour commencer, nous allons défaire un préjugé tenace : non il n’existe pas de subvention ou d’aide tombée du ciel sans contrepartie qui serait à disposition de quiconque souhaitant lancer son activité. Pour créer une entreprise, il faut un projet cohérent, réfléchi, avec un minimum d’apport financier de votre part pour financer le capital social. Pour structurer le projet, il est indispensable de construire un Business Plan avec un prévisionnel financier afin de construire sa stratégie et de vérifier sa viabilité. Le Business Plan permet ensuite d’aller chercher du financement auprès des établissements bancaires et des organismes proposant des aides.

Il existe différents types d’aide :

Les prêts d’honneur

Ils sont octroyés dans le but de consolider les fonds propres du créateur et ainsi de faciliter l'accès aux prêts bancaires. Ils sont donc accordés à titre personnel au créateur qui devra le rembourser en 3 ou 5 ans, parfois de manière différée. Ils sont sans intérêt ni garantie. Leur montant varie, pouvant atteindre 100 000€ pour les projets innovants selon conditions.

Organismes : Réseau entreprise, France Active, Initiative Haute Garonne, Crealia…

Les garanties de financement

Les organismes proposant ces dispositifs garantissent une partie du prêt bancaire que vous aurez contracté pour la création de votre entreprise, ce qui permettra de faciliter sa validation par la banque. Concrètement, en cas de de non remboursement du prêt de votre part, l’organisme se portant garantie se substituera à vous pour rembourser. Sont concernées les opérations suivantes :

investissements matériels (immobiliers, mobiliers, équipements, aménagements) et immatériels (droit au bail, dépenses de recherche et développement…),

financement du BFR (besoins en fonds de roulement),

acquisition de fonds de commerce,

Ces garanties peuvent aller jusqu’à 60% du crédit.

Organismes : BPI, France Active, SIAGI…

Les subventions

Plus rares, les subventions sont des sommes qui sont versées directement aux entreprises en création, sans remboursement par la suite. Pour en obtenir, il faut que vous ou votre projet ait certaines caractéristiques, comme le fait d’être jeune, d’être une femme ou que le projet soit innovant.

Evidemment, elles sont destinées à des fins précises comme par exemple les dépenses propres du porteur de projet (temps passé du porteur de projet, petit investissement, frais de déplacement, frais d'inscription à un salon) ou les dépenses externes (études de faisabilité commerciale, organisationnelle, d'usage, de marché, d'ingénierie, de sciences humaines ; prestations de conseils extérieurs : designer, ingénieur organisation, étude de marché, communication, marketing, ergonomie, accompagnement à l'international ; accès à des plateformes de tests : interaction clients/utilisateurs, interface homme/machine, design, supports techniques ; rédaction d'un plan d'affaires, préparation d'accords juridiques, études et actes de propriété intellectuelle/industrielle, formations spécifiques, …)

Organismes : BPI, France Active, BGE…

Les exonérations

Le choix du lieu d’implantation de l’entreprise (l’adresse du siège social) peut avoir un impact sur les aides. Il existe des zones de revitalisation rurale (ZRR), des quartiers prioritaires ou encore des zones d’aide à finalité régionale (AFR) qui bénéficient d’exonération d’impôts foncier ou d’impôts sur les sociétés.

Organismes : DDFIP, URSSAF…

Les aides pour les demandeurs d’emploi

Tout d’abord, Il convient de signaler à Pôle emploi son projet de création ou de reprise d’entreprise en amont. Trois options s’offrent à vous si vous êtes demandeur d’emploi indemnisé :

Le maintien des allocations d’aide au retour à l’emploi (ARE),

L’aide à la reprise ou à la création d’entreprise (ARCE), consistant en un versement sous forme de capital d’une partie (45%) des droits à indemnisation restants. Pertinent seulement dans le cas où votre projet requière un apport initial important et qu’il soit rentable rapidement pour vous verser un salaire. En effet, dans cette option, vous n’aurez plus le droit à vos allocations mensuelles.

Aide aux créateurs et repreneurs d’entreprise (ACRE), consistant en une exonération totale ou partielle des charges sociales pendant un an. Encore faut il que vous voue versiez un salaire la première année.


Le cas du maintien des allocations d’aide au retour à l’emploi (ARE)

Si votre salaire ou rémunération est égale à zéro, alors il vous sera versé la totalité de votre allocation.

Si vous vous versez une rémunération ou un salaire, votre allocation en sera affectée de la manière suivante :

Allocation – 70% rémunération = Nouvelle allocation

Nouvelle allocation + rémunération = Y,              
Y ne doit pas être supérieur à votre ancien salaire brut.

Pour avoir une vision sur l’ensemble des aides et des organismes selon votre situation, rendez vous sur www.les-aides.fr .

Le pilotage d'entreprise

Pourquoi le pilotage d’entreprise ?

L’information pour prendre des décisions

Qu'il s’agisse d’un dirigeant d'une grande entreprise, d'une PME ou d’un artisan, ce dernier est amené à prendre constamment des décisions de tous types. Cela peut être des décisions en lien avec la gestion financière de l’entreprise et sa rentabilité, l’aspect commercial ou encore le management de ses équipes. Bref, le dirigeant est dans une position où chaque décision prise aura un impact direct et conséquent sur la performance de son entreprise et son développement. Ces décisions doivent donc être réfléchies et cohérentes au risque de mettre en péril la santé de l’entreprise.

La nécessité de mesurer pour piloter

Pour cela, le dirigeant doit analyser chaque situation et les conséquences qu’elles pourraient avoir. Or, c’est une tâche bien délicate pour le seul cerveau humain, notamment en terme de précision, de subjectivité et de prise de recul. C’est pourquoi il est préférable de s’appuyer sur des éléments tangibles. Il faut donc en permanence mesurer. Le pilotage d’entreprise a donc pour but de fournir des informations clés sur l’état et la progression des activités.

Qu’est-ce que le pilotage d’entreprise ?

Le contrôle de gestion

Un système de pilotage d’entreprise est un ensemble d’outils d’aide à la décision. Il va permettre d’exploiter les données de l’entreprise en les rendant intelligibles. Un pilotage d’entreprise parfaitement adapté est un gage de gain de temps, de qualité et d’anticipation. Il apparait donc comme le garant de la qualité de la gestion, d’où le terme contrôle de gestion. En effet, c’est à cette discipline que renvoie le plus souvent le pilotage d’entreprise, de sa création et son animation. Le but du contrôle de gestion est d’apporter des informations précises sur la performance de l’entreprise, ses coûts, sa rentabilité, et de mieux orienter la stratégie de l’entreprise.

Le tableau de bord

Le tableau de bord est un véritable outil d’aide à la décision. Il va permettre au dirigeant de visualiser de manière claire et objective la situation et ainsi de prendre de nombreuses décisions, aussi bien opérationnelles que stratégiques. Il offre un regard cohérent de la situation, des performances de l’entreprise et de sa rentabilité. L’incertitude étant le handicap majeur de la prise de décision effective, il permet de réduire cette incertitude. Chaque nouvelle décision est une prise de risque, le tableau de bord dynamise la réflexion et va contribuer à avoir une prise de risque maitrisée. Un tableau de bord bien construit avec des indicateurs pertinents et un suivi régulier va permettre un pilotage d’entreprise efficace.

A quoi sert le pilotage d’entreprise ?

Le pilotage d’entreprise, grâce aux tableaux de bord, apporte maitrise de l’activité, efficience des moyens et anticipation. Les outils de pilotage mis en place vont permettre d’avoir une démarche proactive. Cela est rendu possible grâce à la vue qu’ils donnent sur une situation actuelle. L’analyse des indicateurs et de leurs évolutions doit engendrer des décisions qui permettront d’activer des leviers de rentabilité ou de développement de l'entreprise.

Le pilotage du mix produits/mix marge

Une des premières fonctions d’un outil de pilotage est la décomposition des ventes de l’entreprise. Cela permet de voir combien représente une activité ou un produit sur l’ensemble. L’unité de mesure (en euros, en quantité, en poids, en heures…) peut varier afin d’obtenir plusieurs points de vues. Cette analyse peut également se faire non pas par produit ou activité mais par famille, par canal de vente ou encore par client. Les possibilités sont innombrables. Il est intéressant de comparer ces valeurs de chiffre d’affaires avec la marge que cela engendre. On peut ainsi faire un rapport entre le poids d’une activité et ce qu'elle rapporte réellement à l'entreprise.

mix marge produit

Le pilotage de la performance commerciale

On entend par pilotage de la performance commerciale, la mise sous contrôle de l'activité commerciale de l'entreprise. Cela se fait par le suivi et le pilotage d'indicateurs en lien avec le processus de vente de l'entreprise et ses facteurs clés de succès. Ainsi il ne suffit pas de suivre l'évolution de son chiffre d'affaires mais il faut mesurer et piloter la productivité commerciale de son entreprise au travers par exemple d'indicateur comme le taux de réussite moyen ou le nombre de rendez vous de prospection réalisé.

C'est la performance commerciale qui dicte le niveau d'activité d'une entreprise. Elle est en amont de toutes les autres étapes de création de valeur. La mesure de la productivité commerciale est donc primordiale pour une entreprise car elle apporte une vision prospective des évènements, la capacité à anticiper. En cas de mauvaise performance, les indicateurs vont agir comme de véritables signaux d'alarme et ainsi permettre de pouvoir agir rapidement avant que cela ai des conséquences sur l'activité de l'entreprise.

reussite devis

Le pilotage de l'activité et des ressources

Il est intéressant de traiter et d’exploiter les statistiques de ventes notamment sur plusieurs années car cela peut par exemple permettre de rationnaliser l’effet de saisonnalité. Ainsi il est plus aisé d’anticiper la charge de travail et d’allouer au mieux les ressources de l’entreprise.

En ayant conscience de sa propre performance commerciale, il est possible d’aboutir à un nombre minimal de devis à réaliser dans le mois pour atteindre le chiffre d’affaires objectif. En plus de manager sa performance commerciale et de maintenir son niveau d’activité, cela peut également apporter de la visibilité à l’entreprise. En effet, très peu d’entreprise ont, de nos jours, une vision claire de leur activité sur les prochains mois. Le fait de connaitre son taux de transformation moyen et le nombre de devis réalisés pour les mois futurs peut servir à l’élaboration d’un plan de charge prévisionnel.

stats ventes

Le pilotage et l’analyse des coûts

C’est un élément primordial dans un système de pilotage car il engendre de nombreuses analyses. La segmentation des coûts en deux grandes parties, fixe et variable, aboutit au calcul de la marge sur coût variable. Cette dernière va nous amener à déterminer le point mort ou le seuil de rentabilité, point à partir duquel le montant des ventes couvre l'ensemble des coûts fixes. Ainsi à partir de ce point là, la marge de chaque vente supplémentaire engendre directement du bénéfice.

Connaitre la structure de coûts de son entreprise est primordial. Un entreprise du bâtiment aura une structure de coûts complétement différente de celle d'une entreprise industrielle. Ainsi, avoir conscience de la répartition de ses coûts va permettre de les piloter et de les maîtriser, notamment au niveau des achats. Cela peut aboutir également au calcul de son coût horaire. Ce dernier est crucial notamment lorsque l’activité de l’entreprise inclut de la main d’œuvre.

structures de coûts

Ce type d'analyse permet alors de construire une offre (ou un devis) à la fois pertinente par rapport au marché, et cohérente avec les contraintes internes. En d'autres termes, avoir une activité rentable.

Le pilotage de la trésorerie

La trésorerie est également un élément qu’il est important de maitriser. Elle est le cœur de l’entreprise, sans elle tout s’arrête. C’est un indicateur à retardement qui ne traduit pas l’activité en temps réel. C’est le plus dangereux des indicateurs, il est donc primordial de le suivre avec intérêt. Des outils ont pour vocation de suivre et prévoir sa trésorerie. C’est le cas du logiciel Trésorerie Plus. Cela permet d’éviter les accidents de parcours qui engendrent des frais bancaires et nuisent à la relation avec le banquier. Le fait que l’outil soit prévisionnel va amener à prendre des décisions. Par exemple, si l’on constate que la trésorerie sera plus confortable dans quelques mois, l’investissement sera repoussé afin de ne pas mettre l’entreprise en difficulté inutilement.

Graphique Trésorerie Plus

Ces différents leviers et indicateurs ne sont pas exhaustifs. Il en existe autant qu’il existe d’entreprises et de situations différentes. Chacun d’eux permettent de prendre des décisions stratégiques pour le dirigeant d’une entreprise. Ces décisions font directement gagner de l’argent aux entreprises qui les prennent et améliorent leur performance de manière durable.

Le pilotage d’entreprise a un autre effet sur le chef d’entreprise : cela lui apporte de la sérénité. Le fait de connaitre la situation de l’entreprise et de ses perspectives va être rassurant pour le dirigeant. C’est donc un gage de sérénité qui va faciliter la vie du chef d’entreprise.

Ainsi réside toute la vocation du conseil entreprise CODEAF.

Des offres douteuses de contrats de copieurs

Le marché des copieurs et systèmes d’impression multifonctions professionnels a toujours été entouré de prix éminemment variables, de contrats complexes aux conditions bien souvent contraignantes, avec des financements particuliers. Le tout pas toujours lisible ni accessible à la compréhension, sauf à s’y pencher avec soin, ce que le chef d’entreprise rechigne à faire, faute de temps et d’intérêt dans la chose.

Offre douteuse copieur sur Toulouse et environs

 

C’est ainsi que l’on voit fleurir ici et là, ce que l’on peut appeler des « offres douteuses » auprès des entreprises TPE PME telles ce qui suit :

Un commercial d’une société de copieurs prend rendez-vous avec le chef d’une petite entreprise dans ces locaux. Après une pseudo analyse du besoin, et après avoir échangé sur le coût important des cartouches d’encre, le commercial lui propose un magnifique copieur multifonction à la location avec un coût à la copie. Plus de soucis de coût de cartouches, le bonheur….

La proposition dans cet exemple très concret:

200 € HT de location du copieur par mois soit 2.400 € HT par an

Un coût à la copie noir et blanc de 0.03 €

Un coût à la copie couleur de 0.30 €

La location est chère mais le commercial sort sa botte secrète :

« Comme nous voulons développer notre société, qui est récente, nous vous rémunérons en retour sous forme de « participation commerciale » en échange de la possibilité de venir vous visiter avec des prospects afin que vous puissiez dire tout le bien que vous pensez de nos services »

Ainsi le contrat propose une participation commerciale de 3.800 € HT pour 2 ans soit 1.900 € HT.

La présentation laisse donc à penser :

Location copieur annuelle 2.400 € - Participation commerciale 1.900 € HT = 500 € HT par an

…ce qui devient très raisonnable et risque d’emporter la décision.

En réalité, les conditions du contrat sont :

200 € HT de location du copieur par mois soit 2.400 € HT par an

…> Mais sur 63 mois

soit un total de 12 600 € HT en 5 ans

Un coût à la copie noir et blanc de 0.03 €

…> Mais un minimum de facturation de 3.500 pages par an soit 105 €

Un coût à la copie couleur de 0.30 €

…> Mais un minimum de facturation de 2.600 pages par an soit 780 €

soit un total de 885 € HT pour les copies par an sur les mêmes 5 ans

A déduire l’offre « généreuse » de participation commerciale de 3 800 € HT

…ainsi que l’offre généreuse de premières copies, 6.000 N&B, 4.500 couleur

Soit un total de

+ Location 200 €*63 mois = 12 600 €  

+ Copies mini par an 885 € * 5 ans = 4 425 €

– participation commerciale 3 800 €

– cadeau premières copies 1.530 €

= 11.695 € sur 5 ans soit 185 € par mois

…ce qui devient finalement plutôt cher par mois, copieur et cartouches comprises d’autant que la cerise sur le gâteau est que le merveilleux copieur proposé, derrière une simple référence se trouve à l’achat auprès des magasins spécialisés à …..….. 339 € HT !!!. oui, oui, vous avez bien lu.

Morale de l’histoire :

Attention donc aux propositions alléchantes et avantageusement présentées. Cette entreprise de location de système d’impression tourne régulièrement sur la région Midi Pyrénées. Le cabinet de conseil entreprise CODEAF détient plusieurs exemples et copies de ces types de contrats.

Evidemment, il y a des professionnels sérieux, mais compte-tenu des propositions souvent alambiquées de ces contrats de location, le conseil entreprise CODEAF ne saurait trop vous conseiller de faire appel à des spécialistes reconnus et recommandés, et idéalement, des conseils indépendants spécialisés comme le cabinet CLB conseils qui réalise pour vous l’analyse de votre besoin et des contrats proposés afin d’obtenir le meilleur rapport qualité / adéquation / coût.

Calculer ses coûts et prix de revient, pourquoi et comment

 

Pour développer son entreprise, il faut communiquer, prospecter, obtenir des commandes, produire, livrer et se faire payer par les clients. C’est une évidence pour tout chef d’entreprise, mais pour vendre au bon prix il est indispensable de connaître ses coûts pour calculer un prix de revient et donc une marge.

Une bonne maîtrise de ce calcul permettra, lors de la phase de proposition commerciale, d’ajuster son prix et de connaître sa marge de négociation pour savoir ne pas vendre à perte.

Le conseil CODEAF spécialiste de l’accompagnement des entreprises vous donne les clefs à connaitre pour savoir calculer ses coûts au plus juste et donc pouvoir faire un commerce profitable à l’avenir de l’entreprise.

Connaître ses dépenses et son budget

Pour pouvoir calculer des coûts pertinents, il faut projeter ses dépenses sur l’année entière. Pour cela il convient de reprendre les dépenses de l’exercice précédent que vous trouverez dans le compte de résultat détaillé que vous a fourni votre comptable.

Vous disposez toujours de 2 exercices dans ce document, les chiffres arrêtés à la fin du dernier exercice et ceux d’il y a 2 ans. Cela vous permettra de comparer et de pouvoir projeter vos dépenses pour l’année à venir.

Attention à ne pas toujours reconduire le montant de l’année précédente certaines dépenses sont proportionnelles à votre activité, d’autres non. Par exemple, la charge de loyer devrait être assez stable, ou du moins vous connaissez la valeur actuelle et vous pouvez donc calculer la dépense. D’autres charges sont recalculées selon l’activité de l’année précédente, par exemple le montant de l’assurance décennale pour les métiers du bâtiment, dont la prime est fonction du volume d’affaire de l’année précédente, la prime peut donc fortement augmenter pour une entreprise en pleine croissance. Enfin, vous avez des projets d’investissement, des projets d’embauche de personnel, des besoins de nouveaux véhicules, de nouvelles machines. Tout cela doit être intégré dans votre budget prévisionnel.

Si vous êtes dans votre première année d’exercice vous devez prendre les chiffres de votre business plan corrigés de la réalité de vos dépenses (par exemple le vrai montant de l’assurance ou du loyer et non la valeur budgétée). Attention n’oubliez pas que certaines dépenses ne vous sont facturées qu’une fois par an, donc vous pouvez ne pas encore avoir reçu la facture mais elles doivent être dans vos dépenses prévisionnelles, il faudra donc les compter même si elles ne sont pas encore dépensées.

Il est important de ne pas fusionner les lignes de dépenses car chaque dépense devra être répartie dans les calculs de coût selon une clé de répartition que vous devrez définir, comme nous le verrons plus en détail par la suite.

Définir sa structure de coûts

Les dépenses d’une entreprise se décomposent en grandes familles très simples à comprendre :

  • Les Achats : ce sont toutes les marchandises que vous achetez et qui sont revendues dans votre facturation (par exemple la viande et les légumes pour un métier de bouche, les briques et le ciment pour un maçon, les marchandises revendues pour un magasin)…
  • Les Frais Fixes : ce sont toutes dépenses que vous avez dans l’année indépendamment de votre activité – par exemple le loyer du local, les charges locatives, votre expert-comptable, les taxes…
  • Les Frais Variables : ce sont des dépenses qui sont annexes à votre activité mais qui varient selon votre activité. Par exemple les frais d’essence, les énergies parfois, les locations de matériels…
  • La masse salariale fixe : le personnel que vous êtes obligé d’employer indépendamment de votre niveau d’activité – Le chef d’entreprise, dans le cas d’un commerce le personnel pour tenir les horaires d’ouverture…
  • La masse salariale variable : le personnel dont le nombre ou la charge s’adapte à votre niveau d’activité, les heures supplémentaires, le personnel intérimaire, les embauches, les extras dans le cas de la restauration

Chacune de ces grandes familles interviendra dans le calcul des coûts et des prix de revient mais pas de la même façon. Le schéma ci-dessous vous permettra de comprendre comment tout ceci se décompose.

structure de coût et dépenses

Pour chaque grande famille, il faudra définir comment ils seront pris en compte, si les achats seront naturellement affectés au prix de revient, la façon dont les autres coûts seront affecté variera nécessairement d’une entreprise à l’autre.

Dans le cas d’une entreprise de type commerce ou restaurant, comme on ne vend pas d’heures, l’ensemble des coûts seront répartis sous la forme d’un coefficient appliqué aux achats.

coefficient d achats

Dans le cas d’entreprises de services au contraire tout sera réparti sur le taux horaire de la main d’œuvre et, selon le métier même les achats seront répartis ainsi puisque la seule unité vendue sera des heures de prestation.

Pour les métiers du bâtiment ou de l’industrie, les charges se répartiront avec un coefficient sur les achats (ou taux de marge sur achats) et un taux horaire de main d’œuvre pour les heures.

La grande différence entre les charges fixes et les charges variables, c’est que les premières restent constantes et ne varient pas en fonction de l’activité. Leur coût sera donc plus ou moins réparti, en effet plus on a d’activité, plus ces charges sont réparties sur un plus grand nombre d'unités, donc moins elles coûtent cher à l’unité. Le schéma ci-dessous illustrera le calcul et la répartition.

calcul taux horaire

Ainsi, si l’activité est en croissance et que le volume de chiffre d’affaires augmente au point que l’entreprise pense vendre 10 000 heures au lieu de 7 500, la part de salaire et de charges variables augmentera en proportion, donc son coût ne changera pas et restera à 28 euros/H, mais le coût fixe passera de 12 euros (90 000/7 500) à 9 euros (90 000/10 000), donc le coût horaire passera de 40 euros à 37 euros.

Calculer le volume d’achats

Pour calculer le volume d’achats, vous devrez faire une estimation. Pour ce faire, calculez le ratio d’achats/chiffre d’affaires de chacune des deux années précédentes, et vous appliquerez le ratio qui vous semble cohérent au chiffre d’affaire que vous prévoyez de faire cette année. Une vérification par rapport à la pratique du métier peut être aussi intéressante si les données sont fiables.

Dans le cas où vous avez des activités distinctes, si vous ne l’avez pas détaillé à votre comptable, l’ensemble des achats sont confondus dans un même total. C’est donc votre expérience de chef d’entreprise qui vous permettra de séparer le volume d’achat pour chaque activité. Si cela vous semble compliqué, vous pouvez faire un calcul approximatif en fonction de vos principaux fournisseurs qui sont fréquemment différents pour chaque activité. Un devis type de votre activité est aussi un bon contrôle.

Sachez que, si vous le demandez à votre comptable et que vous lui donnez l’information sur chaque facture, il peut vous ventiler les achats dans des comptes séparés pour chaque activité. Mais pour que cela soit pertinent, ce sera à vous de lui donner l’information pour chaque facture.

Calculer le nombre d’heures vendables

Pour calculer un taux horaire, il suffit de diviser les dépenses par le nombre d’unités qui devront supporter ces dépenses. C’est donc très simple… sauf que, comment calculer le nombre d’heures que l'on va vendre ?

Par contre, on est capable de callculer le nombre d'heures de travail et le nombre d'heures vendables par l'entreprise. Il faut savoir que l’on considère qu’une personne travaille 220 à 230 jours par ans (52 semaines – 5 de congés – les jours fériés) ce qui donne aussi 1600 heures de travail/an pour une personne travaillant 35 H/semaine.

Ces 1600 Heures sont les heures que vous achetez au salarié, ce n’est pas forcément le nombre d’heures vendables. En effet, parmi ces heures il y a du temps de déplacement, du temps passé à du rangement ou des courses ou bien d’autres raisons, vous devez donc appliquer un coefficient de productivité sur les heures.

Par ailleurs tous vos employés n’ont pas la même efficacité, un apprenti sera moins performant qu’un ouvrier formé et expérimenté. Vous pouvez donc prévoir un coefficient de performance.

heures vendables

 

D’autres personnes font un travail qui ne peut pas être revendu directement au client même si il est indispensable. Ce temps est qualifié de temps indirect, le volume d’heures vendables est donc minoré en fonction du temps consacré à ces tâches indirectes. Par exemple si le dirigeant passe 50% de son temps en rendez-vous clientèle pour faire les devis, seule la moitié de son temps peut être revendu.

Vous pouvez ainsi calculer votre potentiel d’heures vendables, et vous pourrez ainsi déterminer le nombre d’heures vendables par l’entreprise.

Coefficient ou taux unique ou différencié

Chaque entreprise est spécifique mais il est très souvent nécessaire de pratiquer plusieurs taux horaires selon les prestations vendues.

Par exemple dans un garage, vous trouverez plusieurs taux horaires de vente :

  • un premier taux horaire pour les opérations d’entretien courantes, de façon à pratiquer des prix concurrentiels
  • un taux horaire plus élevé pour les opérations plus complexes, nécessitant du personnel formé et qualifié
  • un taux horaire pour la carrosserie qui est un métier différent.

Si vous avez plusieurs métiers, il convient de séparer les heures de chaque métier car les prix pratiqués sont rarement compatibles. Comme le montre les graphiques ci-dessous en séparant, l’activité de chantier, de l’activité divers, de l’électricité et du dépannage

repartition CA et main oeuvre

En fait l’idée est de pratiquer des prix adaptés à son marché et à la concurrence à laquelle on est confronté pour permettre une meilleure transformation commerciale tout en conservant sa profitabilité. Dans le cas du dépannage, il est possible de facturer des frais de déplacement ainsi qu’un taux d’intervention plus élevé, on vous appelle pour votre technicité et votre sérieux, il n’y a plus de concurrence, l’essentiel est que votre tarif soit connu avant l’intervention.

Mais pour que ces calculs soient pertinents, vous devrez en parallèle vous assurer que la réalité est conforme à vos prévisions, c’est-à-dire contrôler que :

  • Le nombre d’heures produites et vendues est conforme à votre prévision
  • Le volume d’achats est cohérent
  • Vos dépenses de frais restent dans vos prévisions
  • La répartition par métiers et les taux absorbent vos dépenses

Donc que vos coefficients et taux sont pertinents et que vos calculs restent valables.

Répartir les dépenses de frais

Les dépenses de frais doivent maintenant être réparties pour chaque ligne selon leur nature puisqu’il est important de séparer les dépenses de type variable, c’est-à-dire celles qui varient proportionnellement avec le volume de votre activité des dépenses de type fixe.

Ces dépenses seront réparties selon une ou des clés de répartition spécifique à l’entreprise, à son modèle économique (commerce, métier du service, métier industriel) et à son métier.

Si la plus naturelle des clés de répartition est le chiffre d’affaire de chaque activité, il peut être opportun parfois d’utiliser des clés de répartition plus adaptées. Voici quelques exemples de clé de répartition qui peuvent être utilisées pour obtenir des coûts cohérents :

  • l’ensemble des dépenses liées aux services administratifs et de vente peut être réparti selon le nombre de factures émises plutôt qu’en proportion du chiffre d’affaires. (C’est plus représentatif de l’activité administrative)
  • Les coûts d’infrastructure (loyer, charges…) peuvent être répartis selon une clé de surface occupée par chaque métier.
  • Les amortissements des équipements de production peuvent être répartis selon leur coût pour chaque métier qui utilise cet équipement.
  • Les coûts de transport au nombre de livraisons

Bien évidemment, les coûts de main d’œuvre doivent aussi être répartis par métier et en séparant les dépenses variables, des dépenses fixes.

Utiliser les coefficients et taux dans sa gestion

 

Tous ces calculs sont destinés à vous permettre de calculer la rentabilité de votre proposition de prix, puisque vous saurez calculer votre prix de revient selon la formule :

calcul prix de revient

Ce calcul de prix de revient est indépendant de la façon dont vous présentez votre offre qui peut être un forfait ou une prestation à la surface (m²) ou en quantité de produits. Pour ce calcul vous ne regardez que ce que vous dépensez que vous pouvez comparer au prix de vente.

Vous pouvez également vous en servir « à l’envers », c’est-à-dire à partir du prix de vente et du montant des achats, déterminer le temps vendu que vous pouvez passer sur cette prestation et ainsi vous organiser pour  ne pas dépasser ce temps.

Ainsi vous saurez prédire si vous gagnez de l’argent sur cette vente, ou identifier les ventes risquées pour y prêter une plus grande attention afin de maîtriser vos dépenses et votre résultat.

ATTENTION N’oubliez pas le « prix de marché ». Calculer ses prix de revient c’est indispensable, mais si vous arrivez à un prix de revient supérieur au prix du marché, cela devient invendable. Il y a de fortes chances alors qu’il faille revoir vos données, charges de structure trop forte, pas assez de volume d’heures pour absorber les charges fixes, ou ….

Plusieurs raisons existent : Dans tous les cas il faut se poser les bonnes questions plutôt que d’afficher un prix tel qu’il nuise à votre commerce.

En conclusion

Etablir un budget prévisionnel est donc le préalable nécessaire au calcul des coefficients et des taux qui vous permettront de suivre vos coûts de revient, mais cela ne suffit pas, il est aussi nécessaire de mettre également en place un tableau de pilotage adapté qui vous permettra de comparer à tout moment la différence entre la réalité et vos prévisions et de pouvoir prendre les décisions adaptées en cas d’écart. Une entreprise peut très bien réaliser le même chiffre d’affaire que l’année précédente tout en n’ayant pas la même décomposition d’activité, ce qui change toutes les prévisions budgétaires.

Le conseil entreprise CODEAF par son expérience et sa connaissance des différents modèles économiques se propose de vous accompagner pour vous aider dans la création de votre budget prévisionnel , le calcul de vos coûts, le calcul de votre (vos) taux horaires et la mise en place d’un pilotage d’entreprise pour contrôler régulièrement la tenue de ces taux. N'hésitez pas à revenir vers nous pour du conseil ou pour participer à une de nos formations sur ces sujets.