RGPD et numéro de sécurité sociale.

Le « RGPD », règlement général relatif à la protection des données personnelles, bien sûr, vous le savez, toutes les entreprises sont concernées.

Et d’autant, dès que ces entreprises, même TPE ou PME, ont un ou des salariés.

Car en effet, ces entreprises détiennent au minimum le numéro dit « de sécurité sociale » qui contient des informations personnelles : sexe, année et mois de naissance, département de naissance : Donnée personnelle s’il en est, permettant d’identifier des personnes physiques, et qui doit donc être protégée.

Votre analyse « RGPD » vous a forcément conduit à vous demander :

  • -       pourquoi vous déteniez cette information
  • -       et si c’était bien pertinent ?
  • -       etc…

RGPD securite des donnees TPE PME

Soyez rassurés, Le RGPD, règlement européen, a prévu que chaque état doive préciser l’usage de ce numéro identifiant unique de la personne. L’état français a répondu à la question et vous pouvez ainsi récupérer cet argumentaire dans le « décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 relatif à la mise en œuvre de traitements comportant l'usage du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ou nécessitant la consultation de ce répertoire ».

Les dispositions de ce décret sont applicables depuis le 22 avril 2019.

En résumé, l’usage du numéro de Sécurité sociale est autorisé :

  • Pour remplir les obligations déclaratives nécessitant ce numéro (exemple : DSN) ;
  • Pour le traitement de la paye et de la gestion du personnel du fait de vos obligations légales, réglementaires, conventionnelles;
  • Pour la tenue des comptes de livrets d’épargne salariale par les organismes ou entités chargés de ces missions ;
  • Pour la vérification de l’identité du salarié lors de la déclaration préalable à l’embauche;
  • Pour la mise en œuvre du CPA (compte personnel d’activité) par les services du ministère du travail et de l’emploi, ...
  • Pour la mise en œuvre du CPF (le compte personnel de formation ), la connexion au système d’information de votre CPF par le personnel des services du ministère de la formation professionnelle, France compétences, les OPCO, les régions et les opérateurs de conseil en évolution professionnelle, Pôle emploi, etc.

Voilà donc un bout d’analyse offerte. Les détails formels dans le décret ci-dessous.

« décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 relatif à la mise en œuvre de traitements comportant l'usage du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ou nécessitant la consultation de ce répertoire ».

Bien sûr, l’état ne vous aidera pas forcément sur tout le reste de votre analyse RGPD, mais le conseil entreprise CODEAF pourra le faire lors de ses formations ou ses interventions en entreprise, et aussi dans les associations, qui, ne l’oublions pas, sont aussi concernées.

Les motifs de licenciement

La vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille et elle peut être amenée à devoir se séparer d’un de ses membres. Cependant, cette action que l’on appelle le licenciement est bien souvent assez floue et peut faire peur. Le dirigeant, pas ou mal informé sur les droits de l’entreprise, peut ne pas prendre les bonnes décisions. Le conseil d’entreprise Codeaf vous propose d’éclaircir ce sujet en décrivant les différents motifs de licenciement.

Un employeur souhaitant se séparer d’un salarié doit le licencier. La loi encadre le licenciement dans son déroulement et sa justification. C’est pourquoi il existe deux types de licenciement :

Licenciement pour motif personnel

C’est dans le cas où le motif de licenciement est inhérent à la personne du salarié. Ce motif doit être justifié par une cause réelle et sérieuse.

  • Réelle : objective, existante, vérifiable
  • Sérieuse : gravité mettant en péril le bon fonctionnement de l’entreprise

Ces termes n’étant pas défini précisément dans la loi, c’est la jurisprudence qui fait effet.

Le licenciement pour motif personnel peut être disciplinaire ou non-disciplinaire :

Motif disciplinaire

Il représente la majorité des cas de licenciement pour motif personnel, il fait suite à une faute commise par le salarié. Cette faute peut être :

  • Faute simple. Le salarié ne vient pas travailler et ne justifie pas de son absence ou le salarié refuse d’effectuer son travail. Dans ce cas, la faute commise rend nécessaire son licenciement mais le salarié accomplit son préavis. De plus, il perçoit toutes ses indemnités (indemnité de licenciement, de congés payés, compensatrice de préavis).
  • Faute grave. Un comportement dangereux (état d’ivresse) ou injures à l’égard d’un collègue par exemple. Cette faute ne permet pas la réalisation de préavis et justifie la rupture immédiate du contrat. La faute grave prive le salarié de toutes ses indemnités sauf de l’indemnité compensatrice de congés payés.
  • Faute lourde. Ce qui définit une faute lourde est l’intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise. Elle prive le salarié de toutes ses indemnités sauf de l’indemnité compensatrice de congés payés. Exemple : la destruction volontaire du matériel de l’entreprise.

Motif non-disciplinaire

Plus rare, c’est lorsque le salarié a un comportement qui ne permet pas le maintien de la relation de travail sans commettre de faute : insuffisance professionnelle ou d’insuffisance de résultat, modification refusée du contrat de travail, profonds désaccords qui entraînent une véritable perturbation au sein de l’entreprise, impossibilité de reclassement en cas de licenciement pour inaptitude…

Licenciement pour motif économique

Ce motif exige une double cause : une cause réelle et sérieuse, mais aussi une cause économique. Le motif doit donc être non-inhérent à la personne du salarié.

Le motif économique peut être retenu que si l’un des éléments suivants est subi par l’entreprise :

  • Des difficultés économiques : elles peuvent être justifiées par une baisse de commande, une baisse du chiffre d’affaire, des pertes d’exploitation, une dégradation de la trésorerie ou de l’excédent brut d’exploitation… Cette liste n’étant pas exhaustive, d’autres éléments peuvent être mis en avant. Le tout est à l’appréciation des juges. A noter le motif économique du licenciement ne peut pas être constitué par la volonté de l’entreprise de réaliser des économies ou de majorer ses profits.
  • Des mutations technologiques : toute innovation technologique ou changement de technique susceptibles d’entrainer des conséquences significatives sur un poste.
  • Une réorganisation nécessaire à la sauvegarde de sa compétitivité. C’est dans le cadre d’une anticipation d’un risque auquel l’entreprise est en proie. Dans ce cas, l’entreprise ne subit pas des difficultés économiques au moment du licenciement mais en est menacée à court terme.
  • Une cessation de son activité.

La cause réelle et sérieuse est ici matérialisée par la suppression ou la transformation de l’emploi ou le refus de la modification par un salarié d’un élément essentiel de son contrat de travail.

Avoir connaissance de ces différents motifs légal de licenciement permet au dirigeant de prendre les bonnes décisions pour la pérennité de l’entreprise. Un licenciement ne représente pas forcément un risque pour l’entreprise mais une solution. Pour cela, il est impératif d’avoir des éléments de preuve concrets pour justifier un motif.

Cet article n’a que pour but d’information sans engagement du cabinet sur toutes les subtilités juridiques qu’un cabinet d’avocat spécialisé en droit du travail saura apporter avec l’expertise et la légitimité qui lui est due. Ces informations proviennent du site du gouvernement gouv.fr .

Pour les entreprises qui ont clos leur exercice avec l’année civile, votre cabinet d’expertise comptable vient de clore vos comptes annuels et de les déposer auprès de l’administration fiscale et va vous rencontrer pour vous en faire une lecture expliquée et commentée ainsi que répondre aux éventuelles questions que vous avez pour l’exercice à venir.

Il va maintenant être temps de préparer votre assemblée Générale puis d’effectuer les formalités obligatoires de dépôt auprès du greffe du tribunal.

Bien souvent ces formalités sont déléguées à votre expert-comptable qui vous facture une prestation légitime en échange. le conseil CODEAF vous explique ce qui doit être fait et comment s’y prendre

 

Réaliser son assemblée Générale

 

L’assemblée Générale d’une société SARL ou SA-SAS doit réunir tous les associés, afin de délibérer sur tous les sujets ayant trait à la gouvernance de l’entreprise. Cette assemblée générale doit, entre autre approuver les comptes de l’exercice clos au plus tard dans les 6 (six) mois qui suivent la fin de l’exercice.

Il est donc nécessaire de fixer la date de son assemblée générale et de convoquer officiellement l’ensemble des actionnaires, par courrier ou par voie électronique, la convocation devra comporter :

  • Le lieu et la date de l’assemblée générale,/li>
  • Le mode de tenue et de vote de cette assemblée générale
  • L’ordre du jour et les projets de résolutions

En effet, depuis 2018, la dématérialisation des assemblées générales est possible et les actionnaires minoritaires disposent de nouveaux droits pour ajouter à l’ordre du jour des points ou des résolutions qu’ils souhaiteraient débattre et faire approuver. le conseil CODEAF a publié l’an dernier un blog sur le sujet que vous pouvez consulter dont le lien est disponible en fin d’article.

 

Déposer ses comptes au greffe du tribunal

 

pour les sociétés sous statut SARL, SA et SAS ou d’exercice libéral (SELARL ou SELAS), les comptes sociaux doivent être déposés au greffe du tribunal dans le mois suivant la tenue de l’assemblée générale, soit au plus tard dans les sept (7) mois suivant la fin de l’exercice. Dans le cas d’un dépôt des documents par voie dématérialisée (électronique) l’entreprise bénéficie d’u délai supplémentaire d’un mois portant l’obligation à huit (8) mois. Les Entrepreneurs Individuels (Artisans, commerçants, professions Libérales) ne sont pas soumis à cette obligation sauf s’ils ont choisi le statut EIRL.

L’obligation de dépôt des comptes sociaux d’une entreprise comporte au minimum les documents suivant :

  • Les comptes annuels, comportant le bilan avec Actif et Passif, le compte de résultat et les annexes si rédigées (certaines entreprises en sont exonérées)
  • Un document comportant les décisions d’affectation du résultat
  • D’autres documents doivent être déposés selon la taille de l’entreprise et la constitution de son capital comme les annexes des comptes annuels ou, dans le cas d’obligation de commissariat aux comptes, le rapport des commissaires aux comptes

Tous ces documents doivent être déposés en un (1) exemplaire certifié conforme par le représentant légal de l’entreprise.

Si la personne qui vient déposer les documents n’est pas le représentant légal, elle devra être porteuse d’une résolution de l’assemblée générale lui donnant pouvoir d’effectuer les formalités de dépôt.

les entreprises remplissant au moins 2 des 3 critères suivants :

  • total de bilan inférieur à 350 000 euros,
  • chiffres d’affaires net inférieur à 700 000 euros,
  • employant moins de 10 salariés

sont exonérées des obligations d’annexe et peuvent également demander à ce que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics. Dans ce cas seules les administrations, les autorités judiciaires et la banque de France auront accès à ces données. Voir en fin d’article le lien vers un modèle de déclaration.

Cette formalité de dépôt est payante. le coût est d’environ 50 euros à régler par chèque à l’ordre du greffe du tribunal compétent ou par carte bleue sur place et sert à payer :

  • les frais du greffe,
  • la publication au BODACC
  • et la transmission à l’INPI.

Dans le cas de l’option de confidentialité des comptes, , un certificat de dépôt des comptes sans être rendus publics vous sera délivré en plus et vous sera facturé pour environ cinq (5) euros.

A noter que le coût de toutes ces facturations change selon le mode de dépôt choisi, du moins cher au plus cher : sur place, par correspondance, en ligne.

Ne pas déposer ses comptes vous expose à une amende de mille cinq cent euros (1500) et les frais de relance vous seront facturés.

De plus, profitez de ce moment que vous consacrerez à ces formalités pour prendre rendez-vous avec votre conseiller bancaire, afin de lui apporter copie de vos documents comptables, de pouvoir lui en faire une lecture expliquée et en profiter pour lui faire une présentation de votre vision de votre entreprise et de son avenir. Ce moment permettra de développer la relation de confiance avec votre partenaire financier et sera aussi le moment de pouvoir réajuster les facilités qu’il vous autorise.

Vous pouvez également consulter notre article du Blog CODEAF concernant les nouvelles dispositions de tenue des AG

 

Vous trouverez ci après le détail des procédures décrites dans cet article sur les sites officiels :

Dépôt des comptes sociaux d’une entreprise :

modèle de déclaration de confidentialité des comptes

Ordonnance 2017-747 4 Mai 2017 portant diverses mesures facilitant la prise de décision et la participation des actionnaires au sein des sociétés

Décret 2018-146 du 28 février 2018 relatif à certaines modalités de participation des associés aux décisions collectives dans les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée

 

 

Les aides à la création d’entreprise

Vous avez un projet de création d’entreprise ou quelqu’un de votre entourage envisage de passer à l’action ? Le cabinet de conseil CODEAF, expert dans l’accompagnement à la création d’entreprise, vous éclaire dans la jungle des différentes aides et organismes pouvant vous aider.

Pour commencer, nous allons défaire un préjugé tenace : non il n’existe pas de subvention ou d’aide tombée du ciel sans contrepartie qui serait à disposition de quiconque souhaitant lancer son activité. Pour créer une entreprise, il faut un projet cohérent, réfléchi, avec un minimum d’apport financier de votre part pour financer le capital social. Pour structurer le projet, il est indispensable de construire un Business Plan avec un prévisionnel financier afin de construire sa stratégie et de vérifier sa viabilité. Le Business Plan permet ensuite d’aller chercher du financement auprès des établissements bancaires et des organismes proposant des aides.

Il existe différents types d’aide :

Les prêts d’honneur

Ils sont octroyés dans le but de consolider les fonds propres du créateur et ainsi de faciliter l'accès aux prêts bancaires. Ils sont donc accordés à titre personnel au créateur qui devra le rembourser en 3 ou 5 ans, parfois de manière différée. Ils sont sans intérêt ni garantie. Leur montant varie, pouvant atteindre 100 000€ pour les projets innovants selon conditions.

Organismes : Réseau entreprise, France Active, Initiative Haute Garonne, Crealia…

Les garanties de financement

Les organismes proposant ces dispositifs garantissent une partie du prêt bancaire que vous aurez contracté pour la création de votre entreprise, ce qui permettra de faciliter sa validation par la banque. Concrètement, en cas de de non remboursement du prêt de votre part, l’organisme se portant garantie se substituera à vous pour rembourser. Sont concernées les opérations suivantes :

investissements matériels (immobiliers, mobiliers, équipements, aménagements) et immatériels (droit au bail, dépenses de recherche et développement…),

financement du BFR (besoins en fonds de roulement),

acquisition de fonds de commerce,

Ces garanties peuvent aller jusqu’à 60% du crédit.

Organismes : BPI, France Active, SIAGI…

Les subventions

Plus rares, les subventions sont des sommes qui sont versées directement aux entreprises en création, sans remboursement par la suite. Pour en obtenir, il faut que vous ou votre projet ait certaines caractéristiques, comme le fait d’être jeune, d’être une femme ou que le projet soit innovant.

Evidemment, elles sont destinées à des fins précises comme par exemple les dépenses propres du porteur de projet (temps passé du porteur de projet, petit investissement, frais de déplacement, frais d'inscription à un salon) ou les dépenses externes (études de faisabilité commerciale, organisationnelle, d'usage, de marché, d'ingénierie, de sciences humaines ; prestations de conseils extérieurs : designer, ingénieur organisation, étude de marché, communication, marketing, ergonomie, accompagnement à l'international ; accès à des plateformes de tests : interaction clients/utilisateurs, interface homme/machine, design, supports techniques ; rédaction d'un plan d'affaires, préparation d'accords juridiques, études et actes de propriété intellectuelle/industrielle, formations spécifiques, …)

Organismes : BPI, France Active, BGE…

Les exonérations

Le choix du lieu d’implantation de l’entreprise (l’adresse du siège social) peut avoir un impact sur les aides. Il existe des zones de revitalisation rurale (ZRR), des quartiers prioritaires ou encore des zones d’aide à finalité régionale (AFR) qui bénéficient d’exonération d’impôts foncier ou d’impôts sur les sociétés.

Organismes : DDFIP, URSSAF…

Les aides pour les demandeurs d’emploi

Tout d’abord, Il convient de signaler à Pôle emploi son projet de création ou de reprise d’entreprise en amont. Trois options s’offrent à vous si vous êtes demandeur d’emploi indemnisé :

Le maintien des allocations d’aide au retour à l’emploi (ARE),

L’aide à la reprise ou à la création d’entreprise (ARCE), consistant en un versement sous forme de capital d’une partie (45%) des droits à indemnisation restants. Pertinent seulement dans le cas où votre projet requière un apport initial important et qu’il soit rentable rapidement pour vous verser un salaire. En effet, dans cette option, vous n’aurez plus le droit à vos allocations mensuelles.

Aide aux créateurs et repreneurs d’entreprise (ACRE), consistant en une exonération totale ou partielle des charges sociales pendant un an. Encore faut il que vous voue versiez un salaire la première année.


Le cas du maintien des allocations d’aide au retour à l’emploi (ARE)

Si votre salaire ou rémunération est égale à zéro, alors il vous sera versé la totalité de votre allocation.

Si vous vous versez une rémunération ou un salaire, votre allocation en sera affectée de la manière suivante :

Allocation – 70% rémunération = Nouvelle allocation

Nouvelle allocation + rémunération = Y,              
Y ne doit pas être supérieur à votre ancien salaire brut.

Pour avoir une vision sur l’ensemble des aides et des organismes selon votre situation, rendez vous sur www.les-aides.fr .

Des changements pour le versement des cotisations formation professionnelle. Prévoyez votre trésorerie en conséquence 

 

Savez-vous qu’en 2019 vous devrez cotiser deux fois pour la formation Professionnelle ? Le conseil entreprise CODEAF fait le point sur les nouvelles dispositions prises par le gouvernement avec la loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018.

 

Cette loi s’est fixé pour objectif de recentrer la formation professionnelle sur une logique de compétences en donnant de nouveaux droits aux individus dans le choix de des formations et en renforçant l’investissement des entreprises dans le développement des compétences de leurs salariés.

Cette réforme de la formation et de l’apprentissage révolutionne l’organisation de la formation professionnelle que nous connaissions, par exemple les OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) deviennent des OPCO (OPérateurs de COmpétences), mais également la façon dont les entreprises devront verser leurs contributions et qui sera leur interlocuteur.

Pour la partie concernant le versement des cotisations, cette réforme s’étalera sur 3 années et, progressivement, les organismes à qui les cotisations seront versées changeront pour finir en 2021 par un versement auprès des URSSAF. 2019, première année de la transition, sera une année de « double » collecte de cotisations pour toutes les entreprises, et 2021 sera également une année de double collecte pour les entreprises de plus de 250 salariés avec la fin de la période transitoire et l’arrivée du nouveau système de collecte par les URSSAF.

 

Les cotisations pour le financement de la Formation

 

Toute entreprise qui emploie un salarié a l’obligation de participer au financement de la formation professionnelle continue.

Cette contribution est composée de plusieurs cotisations :

  •       La taxe d’apprentissage d’un taux de 0.68% de la masse salariale de l’année précédente (0.44 % en Alsace-Moselle). Cette contribution est versée à votre chambre des métiers ou de commerce régionale.
  •       La contribution Supplémentaire à l’apprentissage (CSA) pour les entreprises de plus de 250 salariés. Cette contribution est versée à votre chambre des métiers ou de commerce régionale.
  •       La contribution à la formation professionnelle Cette contribution est versée à votre OPCA. Contribution calculée sur la base de la masse salariale de l’année précédente avec un taux de 0.55% pour les entreprises de moins de 11 salariés et 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus. Cette contribution est versée à votre OPCA.
  •       Une contribution pour le financement du CPF (compte Personnel de Formation) pour les salariés en CDD. Cette contribution est versée à votre OPCA.
  •       Enfin, selon le cas une contribution conventionnelle décidée par votre branche professionnelle (contribution à verser à votre OPCA) et une contribution volontaire (décidée par vous) pour maintenir votre investissement formation.

Avec l’arrivée de la période transitoire, des changements vont s’opérer au cours des trois prochaines années, 2019-2021 afin de changer d’organisme collecteur et de base de calcul.

Pour faciliter la compréhension de cette phase de transition voici un tableau qui synthétisera ce que vous devrez verser, à qui et quand :

 

Année (masse salariale)

Cotisation (taux)

Date limite de paiement

Organisme collecteur

2018

Taxe apprentissage (0.68%) et CSA (entreprise de > 250 salariés)

1er Mars 2019

CCI régionale (OCTA)

2018

Participation Formation (0.55% ou 1% selon effectif)

1er Mars 2019

OPCA

2018

Contribution supplémentaire CIF-CDD (1%)

1er Mars 2019

OPCA

2019

Taxe apprentissage (0.68%) et CSA (entreprise de > 250 salariés)

Pas de taxe apprentissage sauf CSA 1/3/2020

-

2019

Participation Formation (0.55% ou 1% selon effectif)

15 sept 2019

1er Mars 2020

(5% à votre OPCO

Solde à votre OPCO

2019

Contribution supplémentaire CIF-CDD (1%)

1er Mars 2020

OPCO

2020

Taxe apprentissage (0.68%) et CSA (entreprise de > 250 salariés)

1er Mars 2020

OPCO pour 87% et solde en direct

2020

Participation Formation (0.55% ou 1% selon effectif)

1er Mars 2020

15 Sept 2020

1er Mars 2021

40% à votre OPCO

35% à votre OPCO

Solde à votre OPCO

2020

Contribution supplémentaire CIF-CDD (1%)

1er Mars 2021

OPCO

2021

Toutes les cotisations

Chaque mois (même rythme que les cotisations de sécurité sociale)

URSSAF

 

Vous constaterez donc qu’en 2019, vous devrez acquitter presque 2 fois la contribution à la formation professionnelle puisque vous devrez acquitter la cotisation au titre de la masse salariale 2018 dès maintenant et verser également un acompte de 75% de la cotisation au titre de la masse salariale 2019 au mois de septembre 2019.

Le conseil entreprise CODEAF vous recommande donc fortement de prévoir cette dépense et la trésorerie pour faire face à cet appel de fond après l’été 2019.

Pourquoi la mise en conformité RGPD est aussi indispensable aux entreprises TPE PME ?

Depuis le 25 mai 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Même si l’on peut penser que l’origine de ce règlement vient de la volonté des gouvernements de l’union européenne de maitriser l’usage des données par les GAFA (Google, Apple, Facebook, Amazon), pour nous, entrepreneurs, les deux sujets de fond sont :

-          l’usage des données personnelles à titre commercial,

-          une réalité économique de protection des entreprises faces aux cyberattaques.

Ainsi, toutes les entreprises sont réellement concernées par le sujet, de l’entreprise unipersonnelle qui démarche avec une base de prospects et de clients, l’entreprise TPE qui détient les données personnelles de ses salariés par le biais minimum de leurs bulletins de salaire, à toutes les tailles d’entreprises qui utilisent l’informatique pour leur fonctionnement.

CODEAF pour la conformité RGPD des TPE et PME

 

Les risques courants pour les entreprises en termes de protection des données personnelles :

La plupart des petites entreprises, commerces, artisans, sociétés de services, consultants, petites industries, détiennent à la fois les données de leurs éventuels salariés, les données de leurs clients, les données de leurs prospects, données de prospects recueillis au minimum par un lien direct, au plus par l’achat de fichiers, que l’on espère « OPTIN » (c’est-à-dire obtenues avec leur consentement…mais avez-vous vérifié ?).

Avant même d’imaginer l’attaque de votre PC ou votre serveur, qui n’a pas échangé au travers de ses emails sur ces données en pièces jointes ? Qui n’a jamais vu ses collègues ou relations ou soi-même subir un détournement de sa boite email …et donc des données qui s’y trouvent ? Qui n’a pas entendu parler d’un salarié indélicat qui serait parti avec des données confidentielles ?
La fuite de ces informations peut porter un préjudice aux personnes concernées et vous en êtes soudain responsable.

Ce préjudice peut être mineur ou important et toucher peu de monde ou une liste importante de données personnelles. Dès lors, le risque que l’une des personnes porte plainte n’est pas déterminé mais sa gravité peut vous coûter, tant en défense juridique, qu’en mise en conformité, sans oublier la sanction RGPD elle-même (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires de l’entreprise).

 

Les risques courants pour les entreprises en termes de protection des données opérationnelles :

Au-delà des données personnelles, chaque entreprise de la plus petite à la plus grande, TPE, PME, ETI, grand groupe, utilise l’informatique pour son fonctionnement. Les données opérationnelles de l’entreprise vont bien au-delà des données personnelles. Imaginez, par une action frauduleuse interne ou externe, perdre vos devis en cours, les factures émises pas encore réglées, les commandes fournisseurs en attente, les coordonnées de vos interlocuteurs courants, les photos de vos réalisations passées, vos derniers travaux sur informatique, plans, documents, des heures de travail à reconstruire, un coût immense de travail perdu et de perte d’exploitation.

 

Et l’assurance de ces risques ?

Votre assureur vous couvrira-t-il si vous n’avez pas formellement mis en place les protections induites par la démarche de conformité au règlement général sur la protection des données?

Nul doute que leurs restrictions vont évoluer vis-à-vis des exigences du RGDP d’autant que les assureurs sont les premiers concernés par la protection des données personnelles que couvre le RGPD.

 

La protection des entreprises vis-à-vis des attaques internes et externes

Même si les plus grandes entreprises déploient des ressources importantes pour la protection de leurs systèmes d’information, elles n’ont pas forcément mis en place une politique ou charte de l’usage de l’informatique dans leurs entreprises, ni formé leur personnel à la cyber sécurité, ni fait l’analyse de leur processus pour assurer le compartimentage optimal des données opérationnelles ou personnelles. Cependant leurs protections existent et la gestion des droits d’accès physiques et informatiques est instaurée pour limiter le risque de perte ou de détournement total.

Si l’on considère les entreprises TPE ou PME, le sujet est bien moins abordé. Les ressources étant moins importantes, les fonctions de chacun moins segmentées et la polyvalence mise en avant comme facteur de performance de l’entreprise, chacun a accès à nombre d’informations cruciales pour le fonctionnement de l’entreprise. Par ailleurs, les TPE et PME restent les moins équipées en protection de leurs outils informatiques, PC, ordinateurs portables, tablettes et smartphone, box internet, wifi sont autant de failles plus ou moins ouvertes aux attaques extérieures.

De la même manière, les données « papier » sont souvent aussi exposées à l’accès aux personnels non concernés par leur contenus. La protection des données n’est pas qu’un sujet informatique.

Conséquence : Le risque que les données opérationnelles ou personnelles de l’entreprise soient altérées par des attaques extérieures de virus ou ransomwares, ou par un personnel indélicat en conflit, est beaucoup plus important dans les TPE et les PME, en terme de probabilité et en terme d’impact financier.
La perte d’exploitation peut y entrainer beaucoup plus facilement la cessation de paiement ou liquidation.

 

La démarche de conformité RGPD et ses bienfaits induits.

La démarche de mise en conformité RGPD peut se décomposer en 6 phases listées ci-dessous :

Désigner un pilote, le « Délégué à la Protection des Données »

Pour commencer une action de fond dans l’entreprise, comme dans tout projet, il faut un pilote de projet. Les exigences du RGPD et les recommandations du conseil entreprise CODEAF se complètent dans les critères de choix de ce pilote pour les meilleurs résultats.

Il faut idéalement à ce pilote :

-          Qu’il sache gérer un projet, des taches, des échéances, des jalons, de la communication,

-          Qu’il ait une connaissance globale de l’entreprise,

-          Qu’il ait l’expertise ou la formation qui lui permette de maitriser le RGPD,

-          Qu’il soit ne soit pas décisionnaire dans l’un des processus concerné.

L’intérêt de ce pilote, outre sa connaissance de l’entreprise et sa maitrise de gestion de projet, réside dans son indépendance dans les processus concernés, ce qui vous garantira une vision extérieure de recul par rapport aux processus. Si vous pouvez désigner un personnel de l’entreprise, il lui suffira d’une formation au RGDP pour se mettre en marche.

Vous pouvez aussi choisir un pilote extérieur à l’entreprise ce qui vous apporte encore plus de recul et une expertise probablement plus confirmée. Le conseil entreprise CODEAF pratique cela pour certains de ses clients en amenant cette expertise et cette indépendance nécessaires.

Dans tous les cas, le pilote fait avancer le projet, vous expose ses conclusions, et vous restez seul, dirigeant, à décider des actions et leurs priorités.

Cartographier les traitements des données par processus

L’intérêt de cette analyse permet de repenser ses processus au regard de l’utilisation des données, des droits d’accès à ces données, de leur utilité de leur durée de conservation. Limitant ainsi les risques, cette action révise les règles de stockage et de conservation des données, et réduit ses infrastructures de stockage tant informatique que papier.

Définir les actions correctives

Cette cartographie décèle les actions à mettre en place. Le fameux "pilote", chef de projet, pourra assumer le suivi de ces actions et vous décharger de ce projet supplémentaire.

Analyser les risques et prioriser

L’analyse de risque requise pour le traitement des données présente l’utilité de définir les priorités et de résoudre rapidement les failles les plus importantes et les moins coûteuses, puis de régler les autres sujets dans le temps et au fil de l’organisation.

Améliorer l’organisation et Établir des procédures internes

Une fois l’analyse réalisée et le plan d’action décidé, l’application de votre conformité RGDP peut se mettre en marche et ainsi améliorer l’organisation et sécuriser les données tant personnelles qu’opérationnelles, assurant la pérennité de l’entreprise. La rédaction de procédures internes concourt à garantir la continuité de la conformité RGPD.

Documenter et réviser

L’exigence de documenter ces étapes et de réaliser le plan d’action dans l’ordre des priorités dictées par l’analyse de risque pour l’entreprise, répond à l’exigence de la mise en conformité RGDP.

Cette documentation de démarche RGPD conserve la mémoire de ces analyses de risques et se trouve être la future base de réflexion lorsque des changements dans l’entreprise nécessitent de penser à des évolutions : L’entreprise évolue constamment, votre analyse doit suivre.

 

 

En synthèse

La démarche de mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) n’est pas qu’une contrainte supplémentaire appliquée aux entreprises et dont les TPE et PME en subiraient les coûts sans avantages.

Les entreprises TPE et PME sont les plus concernées de par leur structure, leurs moyens, et l’ampleur du risque d’atteinte à leurs données. La mise en conformité RGPD est donc une opportunité d’améliorer et de pérenniser son entreprise.

Et bien que le RGPD prévoie des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial de la société, le coût de cette sanction est bien plus important que celui de la mise en œuvre de la mise en conformité de votre entreprise vis-à-vis du RGPD.
Le conseil entreprise CODEAF pourra vous aider efficacement dans cette action d’amélioration de votre entreprise, TPE ou PME.

Le nouveau barème kilométrique 2019 est diffusé. (source gouvernement).

Après des années de gel, le barème pour les voitures de petites puissances à été augmenté (3CV et moins et 4CV) mais seulement pour les "gros rouleurs".

Ce barème fiscal permet le calcul du remboursement des frais engagés par vos salariés lors des déplacements professionels avec leur véhicule personnel.

TARIF APPLICABLE AUX AUTOMOBILES
Puissance administrative Jusqu'à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,41 (d x 0,269) + 906 d x 0,315
4 CV d x 0,493 (d x 0,291) + 1 136 d x 0,349
5 CV d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 CV d x 0,568 (d x 0,32) + 1 244 d x 0,382
7 CV et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401
d représente la distance parcourue en kilomètres.
       
TARIF APPLICABLE AUX MOTOCYCLETTES
Puissance administrative Jusqu'à 3 000 km De 3 001 km à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
3, 4, 5 CV d x 0,4 (d x 0,07) + 989 d x 0,235
Plus de 5 CV d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351 d x 0,292
d représente la distance parcourue en kilomètres.
       
TARIF APPLICABLE AUX CYCLOMOTEURS  
Jusqu'à 2 000 km De 2 001 km à 5 000 km Au-delà de 5 000 km  
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146  
d représente la distance parcourue en kilomètres.  
       

Rémunération du dirigeant : SAS ou SARL   Statuts

 

Quel est le meilleur statut ? Lequel me sera le plus favorable ? Comment optimiser ma rémunération ?

Le statut juridique d’une société a un impact direct sur son ou ses dirigeants, que cela soit en terme de responsabilité, de protection mais aussi de rémunération. Il est donc primordial de connaitre ses incidences lors de la création de la société mais également lors de changements stratégiques ou de fort développement d’une entreprise existante.

Pour cela, le conseil d’entreprise CODEAF vous propose de vous éclairer sur le sujet de la rémunération du dirigeant.

En tant que dirigeant de SARL (ou EURL) et SAS (ou SASU), il existe deux manières de se rémunérer :

  • Le salaire
  • Les dividendes

Nous allons donc traiter ces deux sujets ensemble, et non pas séparément, puisqu’ils sont étroitement liés. Cela est primordial pour établir une stratégie de rémunération globale cohérente prenant en compte l’entreprise d’un côté et le dirigeant personnellement de l’autre.

Généralités

Avant de rentrer dans le vif du sujet, faisons un rappel des caractéristiques générales de ces deux statuts.

 

SARL / EURL

SAS / SASU

Propriétaire

Associé(s)

Actionnaire(s)

Responsabilité

Limitée aux apports, sauf responsabilité civile et pénale en cas de faute de gestion

Patrimoine

Personne morale ayant son propre patrimoine

Dirigeant

Gérant (un ou plusieurs)

Président + autres organes possibles (directeur général, directeur généraux délégués…)

Pouvoir de désision

Le mandataire social peut agir en toute circonstance au nom de la société dans la limite de l’objet social.

Capital social

Aucun minimum ni maximum prévu par la loi

Titres composant le capital social

Parts sociales

Actions

Statut du dirigeant

Si gérant majoritaire : Travailleur non salarié (TNS) - Régime des indépendants
Assimilé salarié dans les autres cas

Travailleur assimilé salarié - Régime général de la Sécurité sociale

Collecteur

Sécurité sociale pour les indépendants (ex RSI)

URSSAF

Cotisation chômage

Mandataire social donc ne cotise pas au chômage

 

A noter qu’un gérant minoritaire ou égalitaire de SARL est appelé « assimilé salarié », et est affilié au Régime Général de la Sécurité sociale comme le président de SAS.

Salaire

Décision

SARL
On parle de rémunération du gérant. Elle est définie par une décision ultérieure aux statuts prise par les associés. Elle peut fluctuer selon le volume d'activité durant l'année.

SAS
On parle de salaire comme pour un salarié. Le montant du salaire du président et des directeurs sont inscrits dans les statuts ou dans un acte séparé. Il ne peut donc pas varier sans un changement dans les documents officiels (AGO avec PV).

Cotisations

C’est au travers du salaire que le dirigeant cotise pour sa protection et sa retraite. Il est donc assujetti à diverses cotisations.

SARL
Les cotisations sociales du gérant majoritaire d’une SARL sont indexées à sa rémunération et représente environ 45 % de sa rémunération. A noter que le taux de cotisation du TNS (Travailleur Non Salarié) varie selon son montant :

Tranche

Entre 0 et 37 548€

Entre 37 548€ et 112 644€

Plus de 112 644€

Taux de cotisation

46%

28%

20%

 

SAS
Les cotisations au régime général d’un président de SAS sont-elles à hauteur de 84% du revenu net.

Cas concret :

 

SARL

SAS

Rémunération nette dirigeant

     24 000  

     24 000  

Charges dirigeant

     10 800  

45%

     20 160  

84%

Coût total pour l'entreprise

     34 800  

     44 160  


Le cout pour l’entreprise est plus élevé en SAS. Ce coût additionnel est en faveur des droits à la retraite. Concernant la couverture maladie, les deux régimes sont relativement proches (sauf montant des indemnités journalières qui est complété par la prévoyance).

En cas de non rémunération

SARL

Les cotisations minimales à payer sont de 1005€ annuel + 99€ pour la formation professionnelle même si le gérant n’est pas rémunéré.

SARL

Dans ce cas, si pas de rémunération pas de charges.
Toutefois, en l’absence de rémunération, le président n’est pas affilié au régime général de la Sécurité sociale. Si aucun autre revenu en parallèle ne lui garantit pas une protection sociale (poste de salarié, allocations chômage…), il n’a aucune couverture sociale et ne valide aucun trimestre de retraite.

Dividendes 

Les dividendes ne sont pas considérés comme une rémunération, mais comme des revenus de capitaux mobiliers (actions et parts sociales). En matière de taxation des dividendes, les règles entre les deux statuts sont foncièrement différentes.

SAS
Les dividendes ne sont pas assujettis aux cotisations sociales. Depuis le 1er janvier 2018, deux options s’offre au dirigeant :

  • Option 1 : Les prélèvements sociaux à hauteur de 17,2 %, plus une imposition du dividende au barème progressif de l’impôt sur le revenu avec un abattement de 40 %. La CSG faisant partie des prélèvements sociaux est déductible du revenu imposable de l’actionnaire à hauteur de 6,8 %.
  • Option 2 : Prélèvement forfaitaire unique (flat tax) à 30%.          
  • Soit 12,8% d'impôt sur le revenu et 17,2% de prélèvements sociaux.

SARL
Les dividendes sont (en partie) assujettis aux cotisations sociales :

  • La part du dividende inférieure à 10 % du total suivant (capital social + apports en compte courant d’associé + primes d’émission) est soumise aux prélèvements sociaux à hauteur de 17,2 %. <>La part du dividende supérieure à 10 % du total suivant (capital social + apports en compte courant d’associé + primes d’émission) est soumise aux cotisations sociales du RSI (45 % environ en dessous du PASS).
  • A cela s’ajoute l’imposition du dividende au barème progressif de l’impôt sur le revenu avec un abattement de 40 % sauf si choix du prélèvement forfaitaire unique. Dans ce cas, le taux forfaitaire de 30% s’applique pour la quote-part inférieure à 10% et seulement les 12.8% d’impôt sur le revenu pour la quote-part supérieure.

Cas concret :

Société avec un capital social + apports en compte courant d’associé + primes d’émission = 10 000€.
Dirigeant ayant un taux marginal de l’impôt sur le revenu à 30%.

 

 

SARL PFU

SAS PFU

Dividendes distribués

         10 000  

         10 000  

Prélèvement sociaux

              -  

                 -    

PFU

            1452    

           3 000  

Cotisations RSI

           4 140  

                 -    

Impôt Revenu

              -  

                 -    

Revenu net

            4 408 

        7 000    

 

 

SARL

SAS

Dividendes distribués

         10 000  

         10 000  

Prélèvement sociaux

              172 

             1720 

PFU

            -    

          -

Cotisations RSI

           4 140  

         - 

Impot Revenu

             1596

  1596              

Revenu net

            4 092 

        6 684    

Le choix passe par la simulation

Il apparait évident que pour faire le bon choix de statut, des simulations doivent être réalisées.

Quel sera le niveau de performance de l’entreprise ? Permettra-t-il de dégager de la trésorerie pour verser des dividendes ? Quel est le niveau de couverture et de cotisation retraite souhaité par le dirigeant ?

De manière générale, nous pouvons dire que si l’entreprise dégage des dividendes de manière régulière malgré le poids des charges qui pèsent sur le salaire du dirigeant, la SAS est à privilégier. A contrario, si l’entreprise dégage peu de bénéfice ou seulement dans un avenir lointain, la SARL sera plus adaptée afin de verser une rémunération plus importante au dirigeant.

Cette simulation ne peut se baser que sur un prévisionnel de l’activité de l’entreprise sur 3 à 5 ans. En effet, nous pouvons considérer la rémunération du dirigeant comme variable puisqu’elle découle directement de la performance de l’entreprise. Ainsi, réfléchir aux solutions d’optimisation de la rémunération au niveau fiscal et juridique est impossible sans un prévisionnel d’exploitation.

En matière de choix des statuts et leur impact économique, il n’y a pas de règle, chaque cas est spécifique. C’est pourquoi le conseil d’entreprise CODEAF permet de répondre aux dirigeants de TPE PME et créateur d’entreprise en établissant une étude globale de la situation avec des outils précis.