Pour les entreprises qui ont clos leur exercice avec l’année civile, votre cabinet d’expertise comptable vient de clore vos comptes annuels et de les déposer auprès de l’administration fiscale et va vous rencontrer pour vous en faire une lecture expliquée et commentée ainsi que répondre aux éventuelles questions que vous avez pour l’exercice à venir.

Il va maintenant être temps de préparer votre assemblée Générale puis d’effectuer les formalités obligatoires de dépôt auprès du greffe du tribunal.

Bien souvent ces formalités sont déléguées à votre expert-comptable qui vous facture une prestation légitime en échange. le conseil CODEAF vous explique ce qui doit être fait et comment s’y prendre

 

Réaliser son assemblée Générale

 

L’assemblée Générale d’une société SARL ou SA-SAS doit réunir tous les associés, afin de délibérer sur tous les sujets ayant trait à la gouvernance de l’entreprise. Cette assemblée générale doit, entre autre approuver les comptes de l’exercice clos au plus tard dans les 6 (six) mois qui suivent la fin de l’exercice.

Il est donc nécessaire de fixer la date de son assemblée générale et de convoquer officiellement l’ensemble des actionnaires, par courrier ou par voie électronique, la convocation devra comporter :

  • Le lieu et la date de l’assemblée générale,/li>
  • Le mode de tenue et de vote de cette assemblée générale
  • L’ordre du jour et les projets de résolutions

En effet, depuis 2018, la dématérialisation des assemblées générales est possible et les actionnaires minoritaires disposent de nouveaux droits pour ajouter à l’ordre du jour des points ou des résolutions qu’ils souhaiteraient débattre et faire approuver. le conseil CODEAF a publié l’an dernier un blog sur le sujet que vous pouvez consulter dont le lien est disponible en fin d’article.

 

Déposer ses comptes au greffe du tribunal

 

pour les sociétés sous statut SARL, SA et SAS ou d’exercice libéral (SELARL ou SELAS), les comptes sociaux doivent être déposés au greffe du tribunal dans le mois suivant la tenue de l’assemblée générale, soit au plus tard dans les sept (7) mois suivant la fin de l’exercice. Dans le cas d’un dépôt des documents par voie dématérialisée (électronique) l’entreprise bénéficie d’u délai supplémentaire d’un mois portant l’obligation à huit (8) mois. Les Entrepreneurs Individuels (Artisans, commerçants, professions Libérales) ne sont pas soumis à cette obligation sauf s’ils ont choisi le statut EIRL.

L’obligation de dépôt des comptes sociaux d’une entreprise comporte au minimum les documents suivant :

  • Les comptes annuels, comportant le bilan avec Actif et Passif, le compte de résultat et les annexes si rédigées (certaines entreprises en sont exonérées)
  • Un document comportant les décisions d’affectation du résultat
  • D’autres documents doivent être déposés selon la taille de l’entreprise et la constitution de son capital comme les annexes des comptes annuels ou, dans le cas d’obligation de commissariat aux comptes, le rapport des commissaires aux comptes

Tous ces documents doivent être déposés en un (1) exemplaire certifié conforme par le représentant légal de l’entreprise.

Si la personne qui vient déposer les documents n’est pas le représentant légal, elle devra être porteuse d’une résolution de l’assemblée générale lui donnant pouvoir d’effectuer les formalités de dépôt.

les entreprises remplissant au moins 2 des 3 critères suivants :

  • total de bilan inférieur à 350 000 euros,
  • chiffres d’affaires net inférieur à 700 000 euros,
  • employant moins de 10 salariés

sont exonérées des obligations d’annexe et peuvent également demander à ce que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics. Dans ce cas seules les administrations, les autorités judiciaires et la banque de France auront accès à ces données. Voir en fin d’article le lien vers un modèle de déclaration.

Cette formalité de dépôt est payante. le coût est d’environ 50 euros à régler par chèque à l’ordre du greffe du tribunal compétent ou par carte bleue sur place et sert à payer :

  • les frais du greffe,
  • la publication au BODACC
  • et la transmission à l’INPI.

Dans le cas de l’option de confidentialité des comptes, , un certificat de dépôt des comptes sans être rendus publics vous sera délivré en plus et vous sera facturé pour environ cinq (5) euros.

A noter que le coût de toutes ces facturations change selon le mode de dépôt choisi, du moins cher au plus cher : sur place, par correspondance, en ligne.

Ne pas déposer ses comptes vous expose à une amende de mille cinq cent euros (1500) et les frais de relance vous seront facturés.

De plus, profitez de ce moment que vous consacrerez à ces formalités pour prendre rendez-vous avec votre conseiller bancaire, afin de lui apporter copie de vos documents comptables, de pouvoir lui en faire une lecture expliquée et en profiter pour lui faire une présentation de votre vision de votre entreprise et de son avenir. Ce moment permettra de développer la relation de confiance avec votre partenaire financier et sera aussi le moment de pouvoir réajuster les facilités qu’il vous autorise.

Vous pouvez également consulter notre article du Blog CODEAF concernant les nouvelles dispositions de tenue des AG

 

Vous trouverez ci après le détail des procédures décrites dans cet article sur les sites officiels :

Dépôt des comptes sociaux d’une entreprise :

modèle de déclaration de confidentialité des comptes

Ordonnance 2017-747 4 Mai 2017 portant diverses mesures facilitant la prise de décision et la participation des actionnaires au sein des sociétés

Décret 2018-146 du 28 février 2018 relatif à certaines modalités de participation des associés aux décisions collectives dans les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée