Afin de lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour tous les commerçants et autres professionnels d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de gestion ou facturation ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés. Quelque soit votre statut, même celui d'auto entrepreneur, vous devez impérativement vous préoccuper dès aujourd'hui du sujet afin d'être en conformité pour le 1er janvier 2018.

Quelle obligation pour ces logiciels ?

Ces logiciels de gestion ou système de caisse doivent satisfaire à l'obligation de sécurisation, de conservation et d’archivage et permettre le contrôle par l’administration fiscale. (Voir l’article de loi)

Pour bien comprendre ces exigences, votre logiciel doit :

  • numéroter vos factures chronologiquement
  • ne pas permettre d'annuler une facture (un encaissement) sans laisser une trace rester dans l'historique
  • même une facture de type "test" sera conservée et marquée comme telle y compris l'avoir l'annulant
  • ne pas permettre d'insérer un facture entre deux factures émises même pour un problème de date d'exercice
  • permettre le contrôle par l'administration fiscale

En tant qu'auto-entrepreneur je suis concerné par cette obligation ?

La loi précise que cette obligation concerne tous les assujettis à la TVA, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public et même s’ils réalisent des opérations exonérées de TVA pour tout ou partie ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.

En clair, cela signifie que même un auto entrepreneur doit se conformer à cette obligation d’ici la fin 2017 et avoir en sa possession le certificat de conformité associé au logiciel ou système de caisse utilisé.

Cette obligation s’impose même si l’auto entrepreneur n’utilise pas de logiciel spécifique mais tiens uniquement un cahier de recette sous forme informatique (sous des logiciels comme Word, Excel ou Adobe). Il faudra donc choisir un nouvel outil conforme à cette obligation avec délivrance du certificat de conformité pour une utilisation avant le 1er janvier 2018.

La seule exception concerne les professionnels ayant toujours tenu leurs compte à la main. Dans ce cas, afin d’éviter tout litige, le conseil CODEAF conseille d’utiliser des carnets carbone en veillant bien à ce que la numération ne génère pas de double de numéro.

Toutefois, à ce jour, il semble que le gouvernement étudie la possibilité d'alléger cette obligation pour les auto entrepreneurs à l'exception des logiciels et systèmes de caisse obligatoires lors des ventes au comptoir. Le conseil CODEAF vous informera de toute évolution ou disposition qui pourrait être décidée d'ici la fin de l'année. 

Comment savoir si je suis conforme

Pour tous ces logiciels et système de caisse une attestation individuelle délivrée par l’éditeur ou un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité devra être fourni à l’entreprise utilisatrice.

En cas d’infraction, l’amende prévue est de 7500 euros par système ou logiciel non certifié avec une obligation de mise en conformité sous 60 jours. La présentation d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est un délit pénal passible de trois (3) ans d’emprisonnement et de 45000 euros d’amende.

Même si vous êtes auto entrepreneur, il est donc important de valider avec votre fournisseur que le logiciel de gestion et le système de caisse utilisés répondent à cette obligation et qu’il est en mesure de vous fournir copie de ce certificat de conformité. Demandez en copie et conservez la précieusement, elle vous sera demandée en cas de contrôle.

Dans le cas où les outils utilisés ne répondent pas à cette obligation, le conseil CODEAF pourra vous proposer un accompagnement pour choisir un système adapté à votre activité et en conformité avec cette nouvelle obligation.