Pourquoi la mise en conformité RGPD est aussi indispensable aux entreprises TPE PME ?

Depuis le 25 mai 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Même si l’on peut penser que l’origine de ce règlement vient de la volonté des gouvernements de l’union européenne de maitriser l’usage des données par les GAFA (Google, Apple, Facebook, Amazon), pour nous, entrepreneurs, les deux sujets de fond sont :

-          l’usage des données personnelles à titre commercial,

-          une réalité économique de protection des entreprises faces aux cyberattaques.

Ainsi, toutes les entreprises sont réellement concernées par le sujet, de l’entreprise unipersonnelle qui démarche avec une base de prospects et de clients, l’entreprise TPE qui détient les données personnelles de ses salariés par le biais minimum de leurs bulletins de salaire, à toutes les tailles d’entreprises qui utilisent l’informatique pour leur fonctionnement.

CODEAF pour la conformité RGPD des TPE et PME

 

Les risques courants pour les entreprises en termes de protection des données personnelles :

La plupart des petites entreprises, commerces, artisans, sociétés de services, consultants, petites industries, détiennent à la fois les données de leurs éventuels salariés, les données de leurs clients, les données de leurs prospects, données de prospects recueillis au minimum par un lien direct, au plus par l’achat de fichiers, que l’on espère « OPTIN » (c’est-à-dire obtenues avec leur consentement…mais avez-vous vérifié ?).

Avant même d’imaginer l’attaque de votre PC ou votre serveur, qui n’a pas échangé au travers de ses emails sur ces données en pièces jointes ? Qui n’a jamais vu ses collègues ou relations ou soi-même subir un détournement de sa boite email …et donc des données qui s’y trouvent ? Qui n’a pas entendu parler d’un salarié indélicat qui serait parti avec des données confidentielles ?
La fuite de ces informations peut porter un préjudice aux personnes concernées et vous en êtes soudain responsable.

Ce préjudice peut être mineur ou important et toucher peu de monde ou une liste importante de données personnelles. Dès lors, le risque que l’une des personnes porte plainte n’est pas déterminé mais sa gravité peut vous coûter, tant en défense juridique, qu’en mise en conformité, sans oublier la sanction RGPD elle-même (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires de l’entreprise).

 

Les risques courants pour les entreprises en termes de protection des données opérationnelles :

Au-delà des données personnelles, chaque entreprise de la plus petite à la plus grande, TPE, PME, ETI, grand groupe, utilise l’informatique pour son fonctionnement. Les données opérationnelles de l’entreprise vont bien au-delà des données personnelles. Imaginez, par une action frauduleuse interne ou externe, perdre vos devis en cours, les factures émises pas encore réglées, les commandes fournisseurs en attente, les coordonnées de vos interlocuteurs courants, les photos de vos réalisations passées, vos derniers travaux sur informatique, plans, documents, des heures de travail à reconstruire, un coût immense de travail perdu et de perte d’exploitation.

 

Et l’assurance de ces risques ?

Votre assureur vous couvrira-t-il si vous n’avez pas formellement mis en place les protections induites par la démarche de conformité au règlement général sur la protection des données?

Nul doute que leurs restrictions vont évoluer vis-à-vis des exigences du RGDP d’autant que les assureurs sont les premiers concernés par la protection des données personnelles que couvre le RGPD.

 

La protection des entreprises vis-à-vis des attaques internes et externes

Même si les plus grandes entreprises déploient des ressources importantes pour la protection de leurs systèmes d’information, elles n’ont pas forcément mis en place une politique ou charte de l’usage de l’informatique dans leurs entreprises, ni formé leur personnel à la cyber sécurité, ni fait l’analyse de leur processus pour assurer le compartimentage optimal des données opérationnelles ou personnelles. Cependant leurs protections existent et la gestion des droits d’accès physiques et informatiques est instaurée pour limiter le risque de perte ou de détournement total.

Si l’on considère les entreprises TPE ou PME, le sujet est bien moins abordé. Les ressources étant moins importantes, les fonctions de chacun moins segmentées et la polyvalence mise en avant comme facteur de performance de l’entreprise, chacun a accès à nombre d’informations cruciales pour le fonctionnement de l’entreprise. Par ailleurs, les TPE et PME restent les moins équipées en protection de leurs outils informatiques, PC, ordinateurs portables, tablettes et smartphone, box internet, wifi sont autant de failles plus ou moins ouvertes aux attaques extérieures.

De la même manière, les données « papier » sont souvent aussi exposées à l’accès aux personnels non concernés par leur contenus. La protection des données n’est pas qu’un sujet informatique.

Conséquence : Le risque que les données opérationnelles ou personnelles de l’entreprise soient altérées par des attaques extérieures de virus ou ransomwares, ou par un personnel indélicat en conflit, est beaucoup plus important dans les TPE et les PME, en terme de probabilité et en terme d’impact financier.
La perte d’exploitation peut y entrainer beaucoup plus facilement la cessation de paiement ou liquidation.

 

La démarche de conformité RGPD et ses bienfaits induits.

La démarche de mise en conformité RGPD peut se décomposer en 6 phases listées ci-dessous :

Désigner un pilote, le « Délégué à la Protection des Données »

Pour commencer une action de fond dans l’entreprise, comme dans tout projet, il faut un pilote de projet. Les exigences du RGPD et les recommandations du conseil entreprise CODEAF se complètent dans les critères de choix de ce pilote pour les meilleurs résultats.

Il faut idéalement à ce pilote :

-          Qu’il sache gérer un projet, des taches, des échéances, des jalons, de la communication,

-          Qu’il ait une connaissance globale de l’entreprise,

-          Qu’il ait l’expertise ou la formation qui lui permette de maitriser le RGPD,

-          Qu’il soit ne soit pas décisionnaire dans l’un des processus concerné.

L’intérêt de ce pilote, outre sa connaissance de l’entreprise et sa maitrise de gestion de projet, réside dans son indépendance dans les processus concernés, ce qui vous garantira une vision extérieure de recul par rapport aux processus. Si vous pouvez désigner un personnel de l’entreprise, il lui suffira d’une formation au RGDP pour se mettre en marche.

Vous pouvez aussi choisir un pilote extérieur à l’entreprise ce qui vous apporte encore plus de recul et une expertise probablement plus confirmée. Le conseil entreprise CODEAF pratique cela pour certains de ses clients en amenant cette expertise et cette indépendance nécessaires.

Dans tous les cas, le pilote fait avancer le projet, vous expose ses conclusions, et vous restez seul, dirigeant, à décider des actions et leurs priorités.

Cartographier les traitements des données par processus

L’intérêt de cette analyse permet de repenser ses processus au regard de l’utilisation des données, des droits d’accès à ces données, de leur utilité de leur durée de conservation. Limitant ainsi les risques, cette action révise les règles de stockage et de conservation des données, et réduit ses infrastructures de stockage tant informatique que papier.

Définir les actions correctives

Cette cartographie décèle les actions à mettre en place. Le fameux "pilote", chef de projet, pourra assumer le suivi de ces actions et vous décharger de ce projet supplémentaire.

Analyser les risques et prioriser

L’analyse de risque requise pour le traitement des données présente l’utilité de définir les priorités et de résoudre rapidement les failles les plus importantes et les moins coûteuses, puis de régler les autres sujets dans le temps et au fil de l’organisation.

Améliorer l’organisation et Établir des procédures internes

Une fois l’analyse réalisée et le plan d’action décidé, l’application de votre conformité RGDP peut se mettre en marche et ainsi améliorer l’organisation et sécuriser les données tant personnelles qu’opérationnelles, assurant la pérennité de l’entreprise. La rédaction de procédures internes concourt à garantir la continuité de la conformité RGPD.

Documenter et réviser

L’exigence de documenter ces étapes et de réaliser le plan d’action dans l’ordre des priorités dictées par l’analyse de risque pour l’entreprise, répond à l’exigence de la mise en conformité RGDP.

Cette documentation de démarche RGPD conserve la mémoire de ces analyses de risques et se trouve être la future base de réflexion lorsque des changements dans l’entreprise nécessitent de penser à des évolutions : L’entreprise évolue constamment, votre analyse doit suivre.

 

 

En synthèse

La démarche de mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) n’est pas qu’une contrainte supplémentaire appliquée aux entreprises et dont les TPE et PME en subiraient les coûts sans avantages.

Les entreprises TPE et PME sont les plus concernées de par leur structure, leurs moyens, et l’ampleur du risque d’atteinte à leurs données. La mise en conformité RGPD est donc une opportunité d’améliorer et de pérenniser son entreprise.

Et bien que le RGPD prévoie des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial de la société, le coût de cette sanction est bien plus important que celui de la mise en œuvre de la mise en conformité de votre entreprise vis-à-vis du RGPD.
Le conseil entreprise CODEAF pourra vous aider efficacement dans cette action d’amélioration de votre entreprise, TPE ou PME.

Le nouveau barème kilométrique 2019 est diffusé. (source gouvernement).

Après des années de gel, le barème pour les voitures de petites puissances à été augmenté (3CV et moins et 4CV) mais seulement pour les "gros rouleurs".

Ce barème fiscal permet le calcul du remboursement des frais engagés par vos salariés lors des déplacements professionels avec leur véhicule personnel.

TARIF APPLICABLE AUX AUTOMOBILES
Puissance administrative Jusqu'à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,41 (d x 0,269) + 906 d x 0,315
4 CV d x 0,493 (d x 0,291) + 1 136 d x 0,349
5 CV d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 CV d x 0,568 (d x 0,32) + 1 244 d x 0,382
7 CV et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401
d représente la distance parcourue en kilomètres.
       
TARIF APPLICABLE AUX MOTOCYCLETTES
Puissance administrative Jusqu'à 3 000 km De 3 001 km à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
3, 4, 5 CV d x 0,4 (d x 0,07) + 989 d x 0,235
Plus de 5 CV d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351 d x 0,292
d représente la distance parcourue en kilomètres.
       
TARIF APPLICABLE AUX CYCLOMOTEURS  
Jusqu'à 2 000 km De 2 001 km à 5 000 km Au-delà de 5 000 km  
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146  
d représente la distance parcourue en kilomètres.  
       

Rémunération du dirigeant : SAS ou SARL   Statuts

 

Quel est le meilleur statut ? Lequel me sera le plus favorable ? Comment optimiser ma rémunération ?

Le statut juridique d’une société a un impact direct sur son ou ses dirigeants, que cela soit en terme de responsabilité, de protection mais aussi de rémunération. Il est donc primordial de connaitre ses incidences lors de la création de la société mais également lors de changements stratégiques ou de fort développement d’une entreprise existante.

Pour cela, le conseil d’entreprise CODEAF vous propose de vous éclairer sur le sujet de la rémunération du dirigeant.

En tant que dirigeant de SARL (ou EURL) et SAS (ou SASU), il existe deux manières de se rémunérer :

  • Le salaire
  • Les dividendes

Nous allons donc traiter ces deux sujets ensemble, et non pas séparément, puisqu’ils sont étroitement liés. Cela est primordial pour établir une stratégie de rémunération globale cohérente prenant en compte l’entreprise d’un côté et le dirigeant personnellement de l’autre.

Généralités

Avant de rentrer dans le vif du sujet, faisons un rappel des caractéristiques générales de ces deux statuts.

 

SARL / EURL

SAS / SASU

Propriétaire

Associé(s)

Actionnaire(s)

Responsabilité

Limitée aux apports, sauf responsabilité civile et pénale en cas de faute de gestion

Patrimoine

Personne morale ayant son propre patrimoine

Dirigeant

Gérant (un ou plusieurs)

Président + autres organes possibles (directeur général, directeur généraux délégués…)

Pouvoir de désision

Le mandataire social peut agir en toute circonstance au nom de la société dans la limite de l’objet social.

Capital social

Aucun minimum ni maximum prévu par la loi

Titres composant le capital social

Parts sociales

Actions

Statut du dirigeant

Si gérant majoritaire : Travailleur non salarié (TNS) - Régime des indépendants
Assimilé salarié dans les autres cas

Travailleur assimilé salarié - Régime général de la Sécurité sociale

Collecteur

Sécurité sociale pour les indépendants (ex RSI)

URSSAF

Cotisation chômage

Mandataire social donc ne cotise pas au chômage

 

A noter qu’un gérant minoritaire ou égalitaire de SARL est appelé « assimilé salarié », et est affilié au Régime Général de la Sécurité sociale comme le président de SAS.

Salaire

Décision

SARL
On parle de rémunération du gérant. Elle est définie par une décision ultérieure aux statuts prise par les associés. Elle peut fluctuer selon le volume d'activité durant l'année.

SAS
On parle de salaire comme pour un salarié. Le montant du salaire du président et des directeurs sont inscrits dans les statuts ou dans un acte séparé. Il ne peut donc pas varier sans un changement dans les documents officiels (AGO avec PV).

Cotisations

C’est au travers du salaire que le dirigeant cotise pour sa protection et sa retraite. Il est donc assujetti à diverses cotisations.

SARL
Les cotisations sociales du gérant majoritaire d’une SARL sont indexées à sa rémunération et représente environ 45 % de sa rémunération. A noter que le taux de cotisation du TNS (Travailleur Non Salarié) varie selon son montant :

Tranche

Entre 0 et 37 548€

Entre 37 548€ et 112 644€

Plus de 112 644€

Taux de cotisation

46%

28%

20%

 

SAS
Les cotisations au régime général d’un président de SAS sont-elles à hauteur de 84% du revenu net.

Cas concret :

 

SARL

SAS

Rémunération nette dirigeant

     24 000  

     24 000  

Charges dirigeant

     10 800  

45%

     20 160  

84%

Coût total pour l'entreprise

     34 800  

     44 160  


Le cout pour l’entreprise est plus élevé en SAS. Ce coût additionnel est en faveur des droits à la retraite. Concernant la couverture maladie, les deux régimes sont relativement proches (sauf montant des indemnités journalières qui est complété par la prévoyance).

En cas de non rémunération

SARL

Les cotisations minimales à payer sont de 1005€ annuel + 99€ pour la formation professionnelle même si le gérant n’est pas rémunéré.

SARL

Dans ce cas, si pas de rémunération pas de charges.
Toutefois, en l’absence de rémunération, le président n’est pas affilié au régime général de la Sécurité sociale. Si aucun autre revenu en parallèle ne lui garantit pas une protection sociale (poste de salarié, allocations chômage…), il n’a aucune couverture sociale et ne valide aucun trimestre de retraite.

Dividendes 

Les dividendes ne sont pas considérés comme une rémunération, mais comme des revenus de capitaux mobiliers (actions et parts sociales). En matière de taxation des dividendes, les règles entre les deux statuts sont foncièrement différentes.

SAS
Les dividendes ne sont pas assujettis aux cotisations sociales. Depuis le 1er janvier 2018, deux options s’offre au dirigeant :

  • Option 1 : Les prélèvements sociaux à hauteur de 17,2 %, plus une imposition du dividende au barème progressif de l’impôt sur le revenu avec un abattement de 40 %. La CSG faisant partie des prélèvements sociaux est déductible du revenu imposable de l’actionnaire à hauteur de 6,8 %.
  • Option 2 : Prélèvement forfaitaire unique (flat tax) à 30%.          
  • Soit 12,8% d'impôt sur le revenu et 17,2% de prélèvements sociaux.

SARL
Les dividendes sont (en partie) assujettis aux cotisations sociales :

  • La part du dividende inférieure à 10 % du total suivant (capital social + apports en compte courant d’associé + primes d’émission) est soumise aux prélèvements sociaux à hauteur de 17,2 %. <>La part du dividende supérieure à 10 % du total suivant (capital social + apports en compte courant d’associé + primes d’émission) est soumise aux cotisations sociales du RSI (45 % environ en dessous du PASS).
  • A cela s’ajoute l’imposition du dividende au barème progressif de l’impôt sur le revenu avec un abattement de 40 % sauf si choix du prélèvement forfaitaire unique. Dans ce cas, le taux forfaitaire de 30% s’applique pour la quote-part inférieure à 10% et seulement les 12.8% d’impôt sur le revenu pour la quote-part supérieure.

Cas concret :

Société avec un capital social + apports en compte courant d’associé + primes d’émission = 10 000€.
Dirigeant ayant un taux marginal de l’impôt sur le revenu à 30%.

 

 

SARL PFU

SAS PFU

Dividendes distribués

         10 000  

         10 000  

Prélèvement sociaux

              -  

                 -    

PFU

            1452    

           3 000  

Cotisations RSI

           4 140  

                 -    

Impôt Revenu

              -  

                 -    

Revenu net

            4 408 

        7 000    

 

 

SARL

SAS

Dividendes distribués

         10 000  

         10 000  

Prélèvement sociaux

              172 

             1720 

PFU

            -    

          -

Cotisations RSI

           4 140  

         - 

Impot Revenu

             1596

  1596              

Revenu net

            4 092 

        6 684    

Le choix passe par la simulation

Il apparait évident que pour faire le bon choix de statut, des simulations doivent être réalisées.

Quel sera le niveau de performance de l’entreprise ? Permettra-t-il de dégager de la trésorerie pour verser des dividendes ? Quel est le niveau de couverture et de cotisation retraite souhaité par le dirigeant ?

De manière générale, nous pouvons dire que si l’entreprise dégage des dividendes de manière régulière malgré le poids des charges qui pèsent sur le salaire du dirigeant, la SAS est à privilégier. A contrario, si l’entreprise dégage peu de bénéfice ou seulement dans un avenir lointain, la SARL sera plus adaptée afin de verser une rémunération plus importante au dirigeant.

Cette simulation ne peut se baser que sur un prévisionnel de l’activité de l’entreprise sur 3 à 5 ans. En effet, nous pouvons considérer la rémunération du dirigeant comme variable puisqu’elle découle directement de la performance de l’entreprise. Ainsi, réfléchir aux solutions d’optimisation de la rémunération au niveau fiscal et juridique est impossible sans un prévisionnel d’exploitation.

En matière de choix des statuts et leur impact économique, il n’y a pas de règle, chaque cas est spécifique. C’est pourquoi le conseil d’entreprise CODEAF permet de répondre aux dirigeants de TPE PME et créateur d’entreprise en établissant une étude globale de la situation avec des outils précis.

 

 

A l’approche de la période des assemblées générales de vos entreprises, le conseil CODEAF vous informe des nouvelles dispositions en vigueur à partir du 1er Avril 2018.

En effet, de nouveaux droits pour les associés minoritaires< et de nouvelles dispositions pour la tenue des assemblées générales entrent en vigueur pour les sociétés sous statut SARL, SA et SAS. (vous trouverez les références des décrets ainsi qu’un lien pour les consulter en fin d’article).

Associés minoritaires des SARL

Les associés minoritaires des SARL (Sociétés à Responsabilité Limitées) bénéficient dorénavant de nouveaux droits qui sont semblables à ceux existants pour les SA (Sociétés Anonymes).

Les associés minoritaires de SARL représentant individuellement ou à plusieurs au moins 5% des parts sociales ont désormais la possibilité de proposer des points ou des résolutions à l’ordre du jour de toutes les assemblées générales.

Pour cela, les associés devront transmettre leur projet à la société, par lettre avec avis de réception ou par courrier électronique (e-mail) avec accusé de réception par courrier au moins 25 jours avant la date de l’assemblée générale. Cette demande devra être accompagnée du texte du projet avec, si nécessaire un bref exposé des motivations.

Si ces dispositions sont respectées, l’entreprise aura l’obligation de mettre les résolutions proposées à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Ces dispositions sont applicables pour toutes les assemblées générales qui sont convoquées depuis le 1er Avril 2018.

Dématérialisation possible des assemblées générales pour les SA non cotées

A partir de cette année il est possible, pour les SA non cotées, de prévoir dans leurs statuts la tenue des assemblées générales par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication permettant l’identification des actionnaires.

En effet, une ordonnance a été publiée pour faciliter la participation et la prise de décision des actionnaire qui prévoit que toutes les assemblées générales pourront se tenir de manière dématérialisée même l’assemblée générale ordinaire.

Toutefois, même si cette possibilité est prévue dans les statuts, un ou plusieurs associés représentant au total au moins 5% des parts sociales pourront demander la tenue de cette assemblée générale autrement que par voie dématérialisée, que ce soit physique ou par correspondance.

Les modalités de convocation des assemblées générales de manière exclusivement dématérialisée ainsi que la procédure pour faire valoir un droit d’opposition des actionnaires ont été précisées dans un décret de février 2018 (voir ci-après les références).

L’ensemble de ces possibilité sont aujourd’hui applicables, vous pouvez donc les mettre en œuvre pour vos prochaines assemblées générales.

Le conseil CODEAF vous précise toutefois que, bien qu’une assemblée générale se tienne par voie dématérialisée il reste obligatoire d’établir un procès-verbal des délibérations. Ce procès-verbal devra également consigner de quelle façon s’est tenue l’assemblée générale que ce soit physique, par correspondance ou de manière dématérialisée et pourra être signé par signature électronique.

Vous pouvez consulter les décrets cités dans cet article sur le site https://www.legifrance.gouv.fr

Ordonnance 2017-747 4 Mai 2017 portant diverses mesures facilitant la prise de décision et la participation des actionnaires au sein des sociétés

Décret 2018-146 du 28 février 2018 relatif à certaines modalités de participation des associés aux décisions collectives dans les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée

Le nouveau barème kilométrique 2018 est diffusé. (source gouvernement).

Ce barème fiscal permet le calcul du remboursement des frais engagés par vos salariés lors des déplacements professionels avec leur véhicule personnel.

TARIF APPLICABLE AUX AUTOMOBILES
Puissance administrative Jusqu'à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,41 (d x 0,245) + 824 d x 0,286
4 CV d x 0,493 (d x 0,277) + 1 082 d x 0,332
5 CV d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 CV d x 0,568 (d x 0,32) + 1 244 d x 0,382
7 CV et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401
d représente la distance parcourue en kilomètres.
       
TARIF APPLICABLE AUX MOTOCYCLETTES
Puissance administrative Jusqu'à 3 000 km De 3 001 km à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
3, 4, 5 CV d x 0,4 (d x 0,07) + 989 d x 0,235
Plus de 5 CV d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351 d x 0,292
d représente la distance parcourue en kilomètres.
       
TARIF APPLICABLE AUX CYCLOMOTEURS  
Jusqu'à 2 000 km De 2 001 km à 5 000 km Au-delà de 5 000 km  
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146  
d représente la distance parcourue en kilomètres.  
       

Afin de lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour tous les commerçants et autres professionnels d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de gestion ou facturation ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés. Quelque soit votre statut, même celui d'auto entrepreneur, vous devez impérativement vous préoccuper dès aujourd'hui du sujet afin d'être en conformité pour le 1er janvier 2018.

Quelle obligation pour ces logiciels ?

Ces logiciels de gestion ou système de caisse doivent satisfaire à l'obligation de sécurisation, de conservation et d’archivage et permettre le contrôle par l’administration fiscale. (Voir l’article de loi)

Pour bien comprendre ces exigences, votre logiciel doit :

  • numéroter vos factures chronologiquement
  • ne pas permettre d'annuler une facture (un encaissement) sans laisser une trace rester dans l'historique
  • même une facture de type "test" sera conservée et marquée comme telle y compris l'avoir l'annulant
  • ne pas permettre d'insérer un facture entre deux factures émises même pour un problème de date d'exercice
  • permettre le contrôle par l'administration fiscale

En tant qu'auto-entrepreneur je suis concerné par cette obligation ?

La loi précise que cette obligation concerne tous les assujettis à la TVA, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public et même s’ils réalisent des opérations exonérées de TVA pour tout ou partie ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.

En clair, cela signifie que même un auto entrepreneur doit se conformer à cette obligation d’ici la fin 2017 et avoir en sa possession le certificat de conformité associé au logiciel ou système de caisse utilisé.

Cette obligation s’impose même si l’auto entrepreneur n’utilise pas de logiciel spécifique mais tiens uniquement un cahier de recette sous forme informatique (sous des logiciels comme Word, Excel ou Adobe). Il faudra donc choisir un nouvel outil conforme à cette obligation avec délivrance du certificat de conformité pour une utilisation avant le 1er janvier 2018.

La seule exception concerne les professionnels ayant toujours tenu leurs compte à la main. Dans ce cas, afin d’éviter tout litige, le conseil CODEAF conseille d’utiliser des carnets carbone en veillant bien à ce que la numération ne génère pas de double de numéro.

Toutefois, à ce jour, il semble que le gouvernement étudie la possibilité d'alléger cette obligation pour les auto entrepreneurs à l'exception des logiciels et systèmes de caisse obligatoires lors des ventes au comptoir. Le conseil CODEAF vous informera de toute évolution ou disposition qui pourrait être décidée d'ici la fin de l'année. 

Comment savoir si je suis conforme

Pour tous ces logiciels et système de caisse une attestation individuelle délivrée par l’éditeur ou un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité devra être fourni à l’entreprise utilisatrice.

En cas d’infraction, l’amende prévue est de 7500 euros par système ou logiciel non certifié avec une obligation de mise en conformité sous 60 jours. La présentation d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est un délit pénal passible de trois (3) ans d’emprisonnement et de 45000 euros d’amende.

Même si vous êtes auto entrepreneur, il est donc important de valider avec votre fournisseur que le logiciel de gestion et le système de caisse utilisés répondent à cette obligation et qu’il est en mesure de vous fournir copie de ce certificat de conformité. Demandez en copie et conservez la précieusement, elle vous sera demandée en cas de contrôle.

Dans le cas où les outils utilisés ne répondent pas à cette obligation, le conseil CODEAF pourra vous proposer un accompagnement pour choisir un système adapté à votre activité et en conformité avec cette nouvelle obligation.

 

La carte professionnelle du BTP est arrivée

Le conseil entreprise CODEAF vous informe de la publication au journal officiel du JORF n°0045 du 23 février 2016

carte professionnelle batiment

Décret n° 2016-175 du 22 février 2016 relatif à la carte d'identification professionnelle des salariés du bâtiment et des travaux publics, afin de lutter contre le travail illégal et les fraudes au détachement.

Vous pouvez consulter le décret dans son intégralité en cliquant sur : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2016/2/22/ETST1532009D/jo

Les employeurs du BTP doivent demander une carte professionnelle pour leurs salariés, selon un calendrier de déploiement progressif qui a débuté le 22 mars dernier : :
- depuis le 22 mars, aux entreprises situées en Nouvelle-Aquitaine et en Occitanie ;
- à partir du 1er mai, aux entreprises établies dans les régions du Pays de la Loire, du Centre-Val de Loire, de la Bourgogne-Franche-Comté et du Grand Est ;
- à partir du 1er juin, aux entreprises localisées en Auvergne, Rhône-Alpes, Provence-Alpes-Côte d'Azur et en Corse ;
- à partir du 1er juillet, aux entreprises de Bretagne, des Hauts-de-France et de Normandie ;
- à partir du 1er août, aux entreprises implantées en Île-de-France et dans les départements d'outre-mer.

En chiffres : la carte d'identification professionnelle du BTP devrait concerner 2,5 millions de salariés répartis dans 500 000 entreprises.


À qui s 'adresse la carte BTP ?
Tous les salariés
, y compris les travailleurs intérimaires et les salariés étrangers détachés en France, qui accomplissent, dirigent ou organisent, même à titre occasionnel, accessoire ou secondaire, des travaux dans le secteur du BTP (construction, terrassement, assainissement, maintenance ou entretien des ouvrages...) doivent être titulaires d'une carte d'identification professionnelle.

Exceptions : les architectes, les diagnostiqueurs immobiliers, les métreurs, les coordinateurs en matière de sécurité et de protection de la santé, les chauffeurs et les livreurs ne sont pas visés par ce dispositif.


Qui doit en faire la demande ?

Les entreprises de BTP situées en France doivent demander une carte professionnelle pour chacun de leurs salariés. Quant aux entreprises de BTP établies à l'étranger, elles doivent remplir cette formalité pour les salariés qu'elles détachent en France.

Précision : les cartes attribuées aux travailleurs intérimaires sont demandées par l'entreprise de travail temporaire située en France ou, lorsqu'ils sont employés par une entreprise de travail temporaire étrangère, par l'entreprise française utilisatrice.


Quand doit-elle être demandée ?

Les employeurs ont 2 mois, à partir de la date d'application du dispositif dans leur région, pour formuler une demande de carte d'identification professionnelle pour les salariés et intérimaires déjà présents dans l'entreprise. Lorsque l'embauche d'un salarié ou le recours à un travailleur intérimaire intervient après cette date, la demande de carte doit être effectuée immédiatement.

À savoir : les entreprises étrangères qui détachent des salariés en France et les entreprises utilisatrices qui emploient des intérimaires détachés par une entreprise de travail temporaire étrangère doivent demander la carte professionnelle du BTP depuis le 22 mars dernier.


Comment l'employeur doit-il procéder ?

Les employeurs doivent obligatoirement réaliser leur demande de carte par voie dématérialisée via le site Internet www.cartebtp.fr. Après avoir ouvert un compte, ils doivent déclarer leurs salariés et s'acquitter d'une redevance forfaitaire fixée à 10,80 € par carte commandée.

Dans l'attente de la réception de la carte (sous un délai de 7 à 10 jours), une attestation provisoire d'identification est délivrée à l'employeur. Cette dernière doit être remise au salarié.


Quelle est la durée de validité de la carte professionnelle ?

La carte d'identification professionnelle est valable :
- jusqu'à la fin du contrat de travail pour les salariés de l'entreprise ;
- 5 ans pour les intérimaires employés par une entreprise de travail temporaire établie en France ;
- jusqu'à la fin du détachement en cas de recours à des salariés étrangers détachés ;
- jusqu'au terme de la mission pour les intérimaires mis à disposition par une entreprise de travail temporaire située hors de France.

Pour toutes ces raisons, le conseil entreprise CODEAF vous accompagnera pour vous permettre de vérifier que vous êtes en règle. Nous pourrons également vous accompagner dans tous les points de votre communication vous permettant de trouver un avantage concurrentiel tout en assurant le respect de cette nouvelle règlementation.

Nouvelles dispositions de déclaration et paiement de la TVA en 2015

A partir du premier janvier 2015, de nouvelles dispositions s'appliquent en matière de règlement de TVA.

Vous trouverez l'information officielle expliquée très clairement dans le lien suivant : Déclaration et paiement de la TVA

Votre expert comptable pourra vous donner toutes les informations utiles pour déterminer votre position et vos acomptes, si vous êtes dans ce cas.

 

Une chose est certaine : Cette mesure de simplification censée alléger la fréquence des déclarations va demander aux chefs d'entreprise concernés par les acomptes, une gestion particulière plus anticipative. On peut s'interroger sur le réel but de cette simplification et les effets qu'elle va provoquer.

Lorsque l'on sait que beaucoup de chefs d'entreprise de TPE ont du mal à anticiper le règlement de TVA trimestriel et ont régulièrement des problèmes de trésorerie après l'avoir réglé, que va t il en être de ses acomptes semestriels ?

Que va t il se passer aussi dans les cas de fluctuation forte du chiffre d'affaires et de la TVA d'une année à l'autre ? une baisse ou un changement d'activité qui réduit votre TVA vous verra payer les acomptes sur la base de l'année d'avant. Il s'agira alors de bien anticiper et de négocier des acomptes inférieurs sur une TVA prévisionnelle ?

Dans ces cas, votre conseiller d'entreprise CODEAF vous sera d'un précieux conseil avec ses outils d'anticipation et dans la traduction de votre stratégie dans ces sujets de prévision de charges et de trésorerie. Sans nul doute, un sujet qui va devenir récurrent dans les entreprises de type TPE.