Calculer ses coûts et prix de revient, pourquoi et comment

 

Pour développer son entreprise, il faut communiquer, prospecter, obtenir des commandes, produire, livrer et se faire payer par les clients. C’est une évidence pour tout chef d’entreprise, mais pour vendre au bon prix il est indispensable de connaître ses coûts pour calculer un prix de revient et donc une marge.

Une bonne maîtrise de ce calcul permettra, lors de la phase de proposition commerciale, d’ajuster son prix et de connaître sa marge de négociation pour savoir ne pas vendre à perte.

Le conseil CODEAF spécialiste de l’accompagnement des entreprises vous donne les clefs à connaitre pour savoir calculer ses coûts au plus juste et donc pouvoir faire un commerce profitable à l’avenir de l’entreprise.

Connaître ses dépenses et son budget

Pour pouvoir calculer des coûts pertinents, il faut projeter ses dépenses sur l’année entière. Pour cela il convient de reprendre les dépenses de l’exercice précédent que vous trouverez dans le compte de résultat détaillé que vous a fourni votre comptable.

Vous disposez toujours de 2 exercices dans ce document, les chiffres arrêtés à la fin du dernier exercice et ceux d’il y a 2 ans. Cela vous permettra de comparer et de pouvoir projeter vos dépenses pour l’année à venir.

Attention à ne pas toujours reconduire le montant de l’année précédente certaines dépenses sont proportionnelles à votre activité, d’autres non. Par exemple, la charge de loyer devrait être assez stable, ou du moins vous connaissez la valeur actuelle et vous pouvez donc calculer la dépense. D’autres charges sont recalculées selon l’activité de l’année précédente, par exemple le montant de l’assurance décennale pour les métiers du bâtiment, dont la prime est fonction du volume d’affaire de l’année précédente, la prime peut donc fortement augmenter pour une entreprise en pleine croissance. Enfin, vous avez des projets d’investissement, des projets d’embauche de personnel, des besoins de nouveaux véhicules, de nouvelles machines. Tout cela doit être intégré dans votre budget prévisionnel.

Si vous êtes dans votre première année d’exercice vous devez prendre les chiffres de votre business plan corrigés de la réalité de vos dépenses (par exemple le vrai montant de l’assurance ou du loyer et non la valeur budgétée). Attention n’oubliez pas que certaines dépenses ne vous sont facturées qu’une fois par an, donc vous pouvez ne pas encore avoir reçu la facture mais elles doivent être dans vos dépenses prévisionnelles, il faudra donc les compter même si elles ne sont pas encore dépensées.

Il est important de ne pas fusionner les lignes de dépenses car chaque dépense devra être répartie dans les calculs de coût selon une clé de répartition que vous devrez définir, comme nous le verrons plus en détail par la suite.

Définir sa structure de coûts

Les dépenses d’une entreprise se décomposent en grandes familles très simples à comprendre :

  • Les Achats : ce sont toutes les marchandises que vous achetez et qui sont revendues dans votre facturation (par exemple la viande et les légumes pour un métier de bouche, les briques et le ciment pour un maçon, les marchandises revendues pour un magasin)…
  • Les Frais Fixes : ce sont toutes dépenses que vous avez dans l’année indépendamment de votre activité – par exemple le loyer du local, les charges locatives, votre expert-comptable, les taxes…
  • Les Frais Variables : ce sont des dépenses qui sont annexes à votre activité mais qui varient selon votre activité. Par exemple les frais d’essence, les énergies parfois, les locations de matériels…
  • La masse salariale fixe : le personnel que vous êtes obligé d’employer indépendamment de votre niveau d’activité – Le chef d’entreprise, dans le cas d’un commerce le personnel pour tenir les horaires d’ouverture…
  • La masse salariale variable : le personnel dont le nombre ou la charge s’adapte à votre niveau d’activité, les heures supplémentaires, le personnel intérimaire, les embauches, les extras dans le cas de la restauration

Chacune de ces grandes familles interviendra dans le calcul des coûts et des prix de revient mais pas de la même façon. Le schéma ci-dessous vous permettra de comprendre comment tout ceci se décompose.

structure de coût et dépenses

Pour chaque grande famille, il faudra définir comment ils seront pris en compte, si les achats seront naturellement affectés au prix de revient, la façon dont les autres coûts seront affecté variera nécessairement d’une entreprise à l’autre.

Dans le cas d’une entreprise de type commerce ou restaurant, comme on ne vend pas d’heures, l’ensemble des coûts seront répartis sous la forme d’un coefficient appliqué aux achats.

coefficient d achats

Dans le cas d’entreprises de services au contraire tout sera réparti sur le taux horaire de la main d’œuvre et, selon le métier même les achats seront répartis ainsi puisque la seule unité vendue sera des heures de prestation.

Pour les métiers du bâtiment ou de l’industrie, les charges se répartiront avec un coefficient sur les achats (ou taux de marge sur achats) et un taux horaire de main d’œuvre pour les heures.

La grande différence entre les charges fixes et les charges variables, c’est que les premières restent constantes et ne varient pas en fonction de l’activité. Leur coût sera donc plus ou moins réparti, en effet plus on a d’activité, plus ces charges sont réparties sur un plus grand nombre d'unités, donc moins elles coûtent cher à l’unité. Le schéma ci-dessous illustrera le calcul et la répartition.

calcul taux horaire

Ainsi, si l’activité est en croissance et que le volume de chiffre d’affaires augmente au point que l’entreprise pense vendre 10 000 heures au lieu de 7 500, la part de salaire et de charges variables augmentera en proportion, donc son coût ne changera pas et restera à 28 euros/H, mais le coût fixe passera de 12 euros (90 000/7 500) à 9 euros (90 000/10 000), donc le coût horaire passera de 40 euros à 37 euros.

Calculer le volume d’achats

Pour calculer le volume d’achats, vous devrez faire une estimation. Pour ce faire, calculez le ratio d’achats/chiffre d’affaires de chacune des deux années précédentes, et vous appliquerez le ratio qui vous semble cohérent au chiffre d’affaire que vous prévoyez de faire cette année. Une vérification par rapport à la pratique du métier peut être aussi intéressante si les données sont fiables.

Dans le cas où vous avez des activités distinctes, si vous ne l’avez pas détaillé à votre comptable, l’ensemble des achats sont confondus dans un même total. C’est donc votre expérience de chef d’entreprise qui vous permettra de séparer le volume d’achat pour chaque activité. Si cela vous semble compliqué, vous pouvez faire un calcul approximatif en fonction de vos principaux fournisseurs qui sont fréquemment différents pour chaque activité. Un devis type de votre activité est aussi un bon contrôle.

Sachez que, si vous le demandez à votre comptable et que vous lui donnez l’information sur chaque facture, il peut vous ventiler les achats dans des comptes séparés pour chaque activité. Mais pour que cela soit pertinent, ce sera à vous de lui donner l’information pour chaque facture.

Calculer le nombre d’heures vendables

Pour calculer un taux horaire, il suffit de diviser les dépenses par le nombre d’unités qui devront supporter ces dépenses. C’est donc très simple… sauf que, comment calculer le nombre d’heures que l'on va vendre ?

Par contre, on est capable de callculer le nombre d'heures de travail et le nombre d'heures vendables par l'entreprise. Il faut savoir que l’on considère qu’une personne travaille 220 à 230 jours par ans (52 semaines – 5 de congés – les jours fériés) ce qui donne aussi 1600 heures de travail/an pour une personne travaillant 35 H/semaine.

Ces 1600 Heures sont les heures que vous achetez au salarié, ce n’est pas forcément le nombre d’heures vendables. En effet, parmi ces heures il y a du temps de déplacement, du temps passé à du rangement ou des courses ou bien d’autres raisons, vous devez donc appliquer un coefficient de productivité sur les heures.

Par ailleurs tous vos employés n’ont pas la même efficacité, un apprenti sera moins performant qu’un ouvrier formé et expérimenté. Vous pouvez donc prévoir un coefficient de performance.

heures vendables

 

D’autres personnes font un travail qui ne peut pas être revendu directement au client même si il est indispensable. Ce temps est qualifié de temps indirect, le volume d’heures vendables est donc minoré en fonction du temps consacré à ces tâches indirectes. Par exemple si le dirigeant passe 50% de son temps en rendez-vous clientèle pour faire les devis, seule la moitié de son temps peut être revendu.

Vous pouvez ainsi calculer votre potentiel d’heures vendables, et vous pourrez ainsi déterminer le nombre d’heures vendables par l’entreprise.

Coefficient ou taux unique ou différencié

Chaque entreprise est spécifique mais il est très souvent nécessaire de pratiquer plusieurs taux horaires selon les prestations vendues.

Par exemple dans un garage, vous trouverez plusieurs taux horaires de vente :

  • un premier taux horaire pour les opérations d’entretien courantes, de façon à pratiquer des prix concurrentiels
  • un taux horaire plus élevé pour les opérations plus complexes, nécessitant du personnel formé et qualifié
  • un taux horaire pour la carrosserie qui est un métier différent.

Si vous avez plusieurs métiers, il convient de séparer les heures de chaque métier car les prix pratiqués sont rarement compatibles. Comme le montre les graphiques ci-dessous en séparant, l’activité de chantier, de l’activité divers, de l’électricité et du dépannage

repartition CA et main oeuvre

En fait l’idée est de pratiquer des prix adaptés à son marché et à la concurrence à laquelle on est confronté pour permettre une meilleure transformation commerciale tout en conservant sa profitabilité. Dans le cas du dépannage, il est possible de facturer des frais de déplacement ainsi qu’un taux d’intervention plus élevé, on vous appelle pour votre technicité et votre sérieux, il n’y a plus de concurrence, l’essentiel est que votre tarif soit connu avant l’intervention.

Mais pour que ces calculs soient pertinents, vous devrez en parallèle vous assurer que la réalité est conforme à vos prévisions, c’est-à-dire contrôler que :

  • Le nombre d’heures produites et vendues est conforme à votre prévision
  • Le volume d’achats est cohérent
  • Vos dépenses de frais restent dans vos prévisions
  • La répartition par métiers et les taux absorbent vos dépenses

Donc que vos coefficients et taux sont pertinents et que vos calculs restent valables.

Répartir les dépenses de frais

Les dépenses de frais doivent maintenant être réparties pour chaque ligne selon leur nature puisqu’il est important de séparer les dépenses de type variable, c’est-à-dire celles qui varient proportionnellement avec le volume de votre activité des dépenses de type fixe.

Ces dépenses seront réparties selon une ou des clés de répartition spécifique à l’entreprise, à son modèle économique (commerce, métier du service, métier industriel) et à son métier.

Si la plus naturelle des clés de répartition est le chiffre d’affaire de chaque activité, il peut être opportun parfois d’utiliser des clés de répartition plus adaptées. Voici quelques exemples de clé de répartition qui peuvent être utilisées pour obtenir des coûts cohérents :

  • l’ensemble des dépenses liées aux services administratifs et de vente peut être réparti selon le nombre de factures émises plutôt qu’en proportion du chiffre d’affaires. (C’est plus représentatif de l’activité administrative)
  • Les coûts d’infrastructure (loyer, charges…) peuvent être répartis selon une clé de surface occupée par chaque métier.
  • Les amortissements des équipements de production peuvent être répartis selon leur coût pour chaque métier qui utilise cet équipement.
  • Les coûts de transport au nombre de livraisons

Bien évidemment, les coûts de main d’œuvre doivent aussi être répartis par métier et en séparant les dépenses variables, des dépenses fixes.

Utiliser les coefficients et taux dans sa gestion

 

Tous ces calculs sont destinés à vous permettre de calculer la rentabilité de votre proposition de prix, puisque vous saurez calculer votre prix de revient selon la formule :

calcul prix de revient

Ce calcul de prix de revient est indépendant de la façon dont vous présentez votre offre qui peut être un forfait ou une prestation à la surface (m²) ou en quantité de produits. Pour ce calcul vous ne regardez que ce que vous dépensez que vous pouvez comparer au prix de vente.

Vous pouvez également vous en servir « à l’envers », c’est-à-dire à partir du prix de vente et du montant des achats, déterminer le temps vendu que vous pouvez passer sur cette prestation et ainsi vous organiser pour  ne pas dépasser ce temps.

Ainsi vous saurez prédire si vous gagnez de l’argent sur cette vente, ou identifier les ventes risquées pour y prêter une plus grande attention afin de maîtriser vos dépenses et votre résultat.

ATTENTION N’oubliez pas le « prix de marché ». Calculer ses prix de revient c’est indispensable, mais si vous arrivez à un prix de revient supérieur au prix du marché, cela devient invendable. Il y a de fortes chances alors qu’il faille revoir vos données, charges de structure trop forte, pas assez de volume d’heures pour absorber les charges fixes, ou ….

Plusieurs raisons existent : Dans tous les cas il faut se poser les bonnes questions plutôt que d’afficher un prix tel qu’il nuise à votre commerce.

En conclusion

Etablir un budget prévisionnel est donc le préalable nécessaire au calcul des coefficients et des taux qui vous permettront de suivre vos coûts de revient, mais cela ne suffit pas, il est aussi nécessaire de mettre également en place un tableau de pilotage adapté qui vous permettra de comparer à tout moment la différence entre la réalité et vos prévisions et de pouvoir prendre les décisions adaptées en cas d’écart. Une entreprise peut très bien réaliser le même chiffre d’affaire que l’année précédente tout en n’ayant pas la même décomposition d’activité, ce qui change toutes les prévisions budgétaires.

Le conseil entreprise CODEAF par son expérience et sa connaissance des différents modèles économiques se propose de vous accompagner pour vous aider dans la création de votre budget prévisionnel , le calcul de vos coûts, le calcul de votre (vos) taux horaires et la mise en place d’un pilotage d’entreprise pour contrôler régulièrement la tenue de ces taux. N'hésitez pas à revenir vers nous pour du conseil ou pour participer à une de nos formations sur ces sujets.