La relance et le recouvrement de créances

Le recouvrement de créance correspond au paiement d'une somme d'argent du débiteur (celui qui doit, le client) au créancier (celui à qui l'on doit, le fournisseur). Afin d'éviter des retards de paiement et/ou des impayés, le conseil entreprise CODEAF vous propose de respecter un certain formalisme.

Le formalisme

Tout d'abord, le conseil entreprise CODEAF vous rappelle qu'il est nécessaire que les conditions de paiement - délais, pénalités, indemnités, intérêts - figurent dans les Conditions Générales de Vente (CGV), sur les factures et les contrats commerciaux. Toutes les commandes doivent faire l'objet d'un devis accepté et signé par le client et vos factures doivent porter toutes les mentions obligatoires. Ainsi, en cas de litige, vous protégez votre entreprise contre toute réclamation client qui serait liée à un vice de forme.
Les délais de paiement entre professionnels sont fixés au maximum et par défaut au 30ème jour suivant la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation, sauf si des dispositions contraires sont indiquées dans les CGV. Quel(le) que soit l'activité ou le secteur, ce délai ne doit pas excéder 45 jours.

Les pénalités

Les pénalités de retard sont alors dues dès le 1er jour de retard. Le taux est libre, mais ne doit en aucun cas être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal- fixé à 0,99% au second semestre 2015. Dans le cas de la vente aux particuliers, la facturation des pénalités de retard est optionnelle.
L'indemnité forfaitaire de recouvrement est obligatoire depuis le 1er janvier 2013, en compensation des frais de recouvrement engagés par le vendeur. Elle se cumule aux pénalités de retard et n'est donc pas inclue dans l'assiette de calcul de ces dernières. Elle n'est applicable qu'aux clients professionnels.
Les intérêts moratoires s'ajoutent aux pénalités de retard et prennent effet dès lors que débute une mise en demeure.

Le recouvrement amiable

Le recouvrement amiable consiste à relancer les débiteurs dès le dépassement d'échéance, par mails, par téléphone ou par lettres. Il convient de les inciter à régler leurs dettes, en rappelant son origine, les montants dûs en principal et en intérêts. L'objectif est d'éviter la voie juridique, longue et coûteuse pour tous . Son efficacité dépend cependant de la rigueur du suivi effectué. Noter que le conseil entreprise CODEAF vous incite à tenter l'information préalable, c'est à dire la relance préventive AVANT la date d'échéance, sous forme téléphonique et conviviale. C'est la procèdure la plus simple et souvent la plus efficace pour éviter les "petits retards négligents".

Un exemple de processus des lettres de relance - envoyées en lettre suivie, puis en Recommandé avec Accusé de Réception - comprend 3 niveaux :
- Lettre de niveau 1 :à adresser entre le 1"' et le 21ème jour de retard.
- Lettre de niveau 2 : à adresser entre le 22ème et le 30ème jour de retard.
- Au-delà, la lettre de niveau 3 correspond à la lettre de mise en demeure et entraÎne des effets juridiques : injonction de payer, assignation de paiement ou référé provision.
Bien entendu, le conseil entreprise CODEAF vous suggère d'adapter cette règle aux types de clients de votre entreprise, voire même à certains clients.

Recouvrement de créances

A savoir ! Le conseil entreprise CODEAF vous rappelle qu'il existe un délai de prescription, c'est-à-dire un délai au terme duquel il n'est plus possible d'agir devant les tribunaux pour obtenir le règlement d'une facture impayée. ce délai de prescription est de 5 ans entre 2 professionnels et de 2 ans si le client est un particulier. Au delà, seule la voie amiable reste possible, sauf si le créancier détient un acte notarié.

La procédure d'injonction de payer

Si les démarches précédentes n'aboutissent pas, vous aurez tous les éléments nécessaires pour engager cette procédure. L'obtention de ce document nécessite environ
3 semaines. Vous en confierez l'exécution à un huissier. Cette méthodologie reste la plus rapide et la plus efficace, face à un débiteur solvable.
Lien pour obtenir le détail de la procédure d'injonction de payer

 

Extrait amendé du "Journal du patron" dont le conseil entreprise CODEAF est co-rédacteur.