L'état des lieux : une activité à stimuler
Retard dans l’activité à cause de l'organisation…
Manque de productivité et de ressources…
Manque de volume dans le cabinet…
Ce cabinet de géomètres exerce son activité et propose des services de bornage, topographie, urbanisme, relevés 3D, etc. L’entreprise est active depuis 23 ans. Les délais de prestation sont plus longs que ce qu’ils devraient être ce qui induit des retards sur la facturation et les encaissements, un manque de productivité et un manque de satisfaction des clients pour la réception des devis.
La surcharge amenait à considérer un recrutement de personnel alors que la cause était plutôt le manque de productivité. Les salariés techniques ne sont pas suffisamment efficients, notamment dans les tâches administratives qui ne sont pas leur valeur ajoutée. La répartition des tâches n'est pas adaptée aux spécialités de chaque ressource dans l'entreprise. Le volume d’activité n'est pas suffisant pour assurer une bonne rentabilité et l'absorption des coûts fixes.
01Analyse
Les retards de réalisation du cabinet freinent la remise des devis. De fait la transformation commerciale en est altérée. Par ailleurs le taux de transformation commerciale est trop bas aussi à cause des devis qui ne sont pas relancés et des processus qui ne sont pas explicités aux clients. Le manque d’évaluation du temps à passer sur les affaires et de la charge de travail, conduit à une planification erronée. La mesure du temps passé à postériori n’est pas traitée ce qui empêche l’analyse et l’amélioration de la productivité. L'organisation administrative est aussi à améliorer en raison de la répartition des responsabilités et des spécialités. De fait, l'administratif ne se concentre pas assez sur la relance des encaissements.
Ce manque de planification et d’anticipation cause donc une productivité plutôt moyenne pouvant laisser paraître un manque de ressources. Il y a une volonté de développer l’entreprise pour amortir les coûts fixes qui sont importants dans ce métier. Il est donc envisagé de mettre en place un projet de croissance externe. La communication digitale n’est pas suffisamment développée pour optimiser les flux de demandes qui proviennent essentiellement du bouche à oreille.
02 Plan d'action et Mesure
Afin d’améliorer la productivité, le conseil CODEAF propose à l’entreprise de suivre sa production en mettant en place des indicateurs adéquats, un suivi des heures travaillées comparées au temps de présence ainsi qu’une analyse du temps par type d’activité. Concernant le développement du cabinet et plus précisément la transformation commerciale, il planifie donc l’installation d’une gestion et d’une analyse permettant d’optimiser les devis. Il a été créé un devis standard par type de prestation, et la forme a été améliorée pour en clarifier la compréhension. De plus, un calcul de l’efficacité des devis doit être fait avec des ratios et des statistiques. Dans la même optique, le conseil CODEAF recommande de créer un argumentaire étayé puis de comparer les devis avec la concurrence au niveau des prix et du contenu. Enfin, pour développer la communication, un site internet sera créé pour augmenter le flux et le volume et une croissance externe sera envisagée avec le rachat d’un autre cabinet afin d’assurer la rentabilité et le développement de la structure.
03Mise en oeuvre
Mesure du temps et productivité
Pour mieux gérer le temps, la vérification du pointage des heures d’affaires par rapport au temps de présence permet d’assurer la fiabilité des données. La distinction du temps passé par affaire et par nature de travaux détermine quant à elle les rentabilités par type de tâche, par collaborateur et par affaire. Le calcul de la productivité a été suivi et présenté mensuellement aux équipes et a permis de déterminer les prix de revient et de réajuster les prix de vente. Cette mesure du temps permet également de mettre en place un plan de charge et une planification des ressources en fonction des temps devisés, avec des jalons.
Transformation commerciale du cabinet
Les devis et les prix ont été adaptés aux prestations et à la manière de les communiquer. La formalisation du flux des prestations est un moyen d’expliquer au client le déroulement des affaires pour qu’ils prennent conscience qu’une partie des délais vient de l’administration et non de la prestation du cabinet. Des procédures de traitement de la demande client, de gestion de la relation, de relance des devis et des règlements ont été mises en place comme l’obtention de devis plus complets et performants.
Communication
Une communication digitale a été créée ainsi qu'un argumentaire sur les bénéfices clients (en utilisant la méthode CAB). De plus, une page Google a été mise en ligne et le site internet a été créé. Le conseil CODEAF veille au référencement naturel de l’entreprise sur Internet. Une communication sur les réseaux sociaux est également développée activement.
04Bilan
de productivité en 1 an
de résultat
de chiffre d’affaires
En moins de deux années, l’entreprise a pu améliorer ses techniques de chiffrage de devis, de planification et de réduction des délais. Sa productivité et donc sa rentabilité ont aussi bénéficié de ce changement. La relance des devis et la mise en place de la communication digitale ont commencé à augmenter le flux de demande et ont fait augmenter le chiffre d’affaires.
05Aujourd’hui la suite
En continuité, l’entreprise a acquis un deuxième cabinet et a embauché un nouveau géomètre expert. Une nouvelle organisation a dû être mise en place en intégrant ce deuxième cabinet pour homogénéiser les pratiques. Le travail sur le développement commercial a continué notamment avec une formation des responsables de sites.
La nécessité de délégation a conduit à structurer le management et les responsabilités de chacun, mais ceci est le sujet d'une autre étude de cas.