Chefs d'entreprise TPE PME : Pour gagner du temps, mesurez-le !
Le conseil d'entreprise CODEAF constate régulièrement que la plupart des dirigeants d’entreprise de TPE et PME courent après le temps.
Une grande variété de choses à faire : Commerce, réseaux, gestion d’équipes, matériel, administratif réclamations clients, etc…
Mais peu de ces chefs d'entreprise savent combien de temps ils passent à chaque activité. Pourtant le temps du dirigeant de TPE ou PME est la première véritable valeur ajoutée de l’entreprise, donc son manque coûte.
Si vous ne le mesurez pas, comment alors savoir ce que vous coûte chaque action ? si elle est rentable ? si elle est délégable ou sous-traitable ? En bref, comment mieux vous organiser ?
Le conseil d'entreprise CODEAF vous propose une méthode simple, applicable, qui porte ses fruits :
Classifiez
Dans votre agenda, codifiez vos actions : les actions par type, client, fournisseur, équipe, administratif, etc…avec à l’esprit celles que vous souhaitez identifier particulièrement, soit parce qu’elles vous ennuient, seraient délégables, vous coûtent. Ne négligez pas les déplacements. Noter préalablement vos temps de transport. Vous serez surpris après coup du temps que vous y passez. Codifiez comme vous l’entendez, une initiale devant l’action, un code couleur, une méthode simple à votre goût.
Planifiez
Toujours dans votre agenda, ne notez pas seulement les rendez-vous mais aussi les tâches que vous avez à faire seul mais qui prennent aussi du temps (par exemple les devis, la prospection). Ainsi, ne remplissez pas votre agenda de rendez-vous sans laisser du temps pour les tâches tout autant nécessaires. Et encore, ne planifiez pas vos week-ends : les surprises se chargeront de le faire pour vous. Vous avez renseigné votre agenda ? Vous venez de planifier votre temps .
Enregistrez et re-planifiez
Rien ne se passe comme prévu ? c’est souvent vrai. Alors chaque soir, mettez à jour votre agenda en consignant ce qui s’est réellement passé et les réelles durées…et re-planifiez ce que vous n’avez pas eu le temps de faire parce qu’il vous faudra de toutes façons du temps pour le faire un jour.
Faites les comptes
En fin de semaine, en fin de mois, faites la somme du temps passé pour chacune des activités.
Faites alors le point du temps passé, de son efficacité : Ai-je souvent passé plus de temps que prévu ? Pourquoi ? Etait-ce bien utile, rentable ? Comment puis-je réduire ce temps ? Le déléguer à qui et comment ? Le sous-traiter à qui et comment ? Le réduire ?
Décidez
Face à la quantification de votre activité, vous pouvez enfin prendre les bonnes décisions et recentrer l’usage de votre temps, si précieux à l’entreprise et à vous-même, sur des actions qui rapportent.
Une objection ?
Mesurer prends du temps ? Oui, c’est vrai mais :
- C’est un investissement de quelques minutes par jour, qui rapporte et vous oblige à prendre du recul sur votre journée passée et celles à venir. Le recul, ce n’est jamais du temps perdu.
- Il y a de nombreux outils logiciels pour cela, accessibles aussi à votre smartphone, et qui vous donneront cette mesure aisément.
Pourquoi hésiter encore ? Vous voulez gagner du temps pour vous ? Mesurez-le !
....et n'hésitez pas à faire appel au conseil entreprise CODEAF pour vous aider à mettre ces mesures en place pour vous et vos collaborateurs, avec des outils choisis qui font leurs preuves dans le développement de la performance des TPE et PME.