La différence entre une fiche de Poste et des fiches de fonctions

Dans toute entreprise, une multitude de tâches sont à réaliser régulièrement et semblent évidentes, que ce soit recevoir les clients, répondre à leur question, assurer la vente, réaliser les achats, regrouper les documents pour le comptable etc…

Au départ de l’entreprise tout est assuré par le chef d’entreprise, puis vient le moment de la première embauche, et le moment où on délègue certaines tâches à cette nouvelle personne qui intègre l’entreprise. Au fur et à mesure de la croissance de la taille de l’entreprise, les tâches sont déléguées à d’autres personnes et celles-ci doivent se transmettre des informations pour permettre à l’entreprise de réaliser efficacement le service attendu par le client, ce sont les flux de données dont vous pouvez lire notre article sur le sujet.

Au-delà de ces flux de données il est nécessaire pour le chef d’entreprise et le(a) salarié(e) de bien définir l’ensemble des actions attendues pour permettre le meilleur fonctionnement de l’entreprise. Cela s’appelle une fiche de fonction.

Il est important de différencier le poste d’une personne des fonctions qu’elle réalise. Dans les entreprises de petite et moyenne taille il est très fréquent qu’un poste regroupe plusieurs fonctions, par exemple administratif, achats, suivi des clients et des fournisseurs.

Néanmoins dans cette liste il y a au minimum 3 fonctions distinctes, le suivi des clients, l’administratif et les achats/suivi des fournisseurs. Les séparer en plusieurs fiches permettra d’adapter l’organisation au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise et de ses embauches en déléguant une fonction à une nouvelle personne.

L’organigramme de l’entreprise sera complet lorsque qu’il définira pour chaque personne son rattachement hiérarchique et les fonctions qui lui sont confiées.

Une fonction recouvre le traitement complet  d’un sujet et permet à la fin de transmettre un dossier terminé avec toutes les données nécessaires pour la fonction suivante. Chaque fonction reçoit également les informations en provenance d’un autre service ou autre fonction, qui elle aussi doit lui fournir tous les éléments nécessaires pour lui permettre de réaliser ses actions.

Par exemple la fonction d’un commercial démarre par les objectifs commerciaux fixés par la direction, il assure la prospection, la création de l’offre, jusqu’à la signature du bon de commande et transfèrera ensuite le dossier au service en charge de la réalisation. Mais il peut très bien reprendre le dossier à la fin en participant à la phase de réception de la prestation par le client et en suivant le dossier jusqu’à son paiement intégral.

Que doit contenir une fiche de fonction ?

 

La fiche de fonction définit le « contrat » passé avec le collaborateur sur l’ensemble des tâches qui lui sont confiées dans ce cadre.

Elle doit tout d’abord définir les missions avec leur finalité et décrire les activités réalisées pour mener à bien chaque mission, mais également préciser les moyens, outils et documents de référence à utiliser et respecter.

Enfin pour chaque mission, on décrit les responsabilités associées c’est-à-dire ce qui doit être transmis à la fonction suivante mais également les sujets d’alerte, de qualité de la réalisation, de productivité… bref tout ce qui fait qu’une mission est accomplie car les actions vont au-delà de la simple exécution des tâches.

Il est fréquent qu’une fiche de fonction décrive plus de 4 missions différentes, et pour chacune il conviendra de définir, en quelques mots, la finalité de cette mission. Ensuite, il sera décrit les actions associées, les documents, outils ou procédures à utiliser et respecter.

Par exemple , pour une fonction achats, les missions et finalités seraient « passer les commandes aux fournisseurs / garantir la disponibilité des pièces à l’heure », « négocier les meilleures conditions de prix / respecter les montants d’achats alloués », « vérifier les dépenses d’achats / valider le respect des prix et conditions négociées ».

La fiche de fonction doit également définir les connaissances ainsi que les techniques et savoir faire nécessaires à la bonne tenue de la fonction et, selon le cas le besoin de formation associé.

Enfin elle doit également définir le savoir être attendu ainsi que la collaboration au sein de l’entreprise avec les autres fonctions. En effet le bon fonctionnement d’une entreprise est aussi et surtout lié à la relation humaine et à l’adéquation d’un savoir être à une fonction.

A quoi sert une fiche de fonction ?

 

Une fiche de fonction est une aide précieuse lors des phases de recrutement, car elle permet de pouvoir clairement décrire le périmètre des actions qui seront confiées ainsi que des résultats attendus et donc de s’assurer de la bonne compréhension lors des entretiens de recrutement.

C’est également un support nécessaire lors des entretiens annuels car elle permet à chacun de dépasser les sujets de surface que sont les activités pour traiter également les sujets qui construisent comme les moyens, les documents de référence, l’organisation les besoins de formations. Et dans une perspective de développement de la collaboration, d’aborder les sujets de fond d’une entreprise que sont le savoir être, la collaboration entre salariés, et le développement personnel et professionnel.

Rédiger une fiche de fonction clarifie le fonctionnement de l’entreprise et responsabilise les salarié(e)s car ils assument le traitement dans sa globalité. Cela permet au chef d’entreprise de bien identifier qui est responsable des actions précédentes et de l’action suivante.

Le conseil CODEAF, saura vous accompagner pour définir les fonctions nécessaire à votre entreprise et vous aider à rédiger ces fiches de fonction pour vous permettre de clarifier votre organisation et d’améliorer l’efficacité de votre entreprise.