Profession liberale, tresorerie et SCI
Réduire son temps de travail hebdomadaire d’une journée en maintenant ses revenus
Une gestion de tresorerie compliquée malgré de bons résultats
Une SCI nécessitant des apports financiers en compte courant chaque année
Une professionnelle libérale qui a le sentiment de travailler toujours plus pour pouvoir payer ses factures et ses charges.
Comme beaucoup de ses confrères, cette professionnelle est seule pour gérer son cabinet et la totalité de son temps est consacré à ses patients. Faute de temps à consacrer à sa gestion, elle en est au point d’avoir perdu la maîtrise de sa rentabilité et de devoir gérer la trésorerie de la profession libérale et de la SCI sur le fil avec des frais bancaires qui s‘envolent.
Par ailleurs, dans une optique d’investissement et de préparation de sa retraite, cette professionnelle a fait le choix d’investir en SCI dans un bâtiment abritant ses locaux professionnels en s’associant avec un autre praticien qui occupe le reste des bâtiments.
Malheureusement, la SCI n’a pas établi de bail de location avec chacun des praticiens et le montage financier a défini des loyers égaux au montant de la mensualité du prêt, et seules les dépenses d’eau et d’électricité sont refacturées en charges.
Ces loyers et charges ne couvrent pas l’ensemble des sorties financières de la tresorerie de la SCI, qui reste comptablement bénéficiaire.
Depuis de nombreuses années les praticiens sont donc obligés de faire des apports de tresorerie en compte courant pour maintenir à flot les comptes bancaires de la SCI.
Cette situation, a provoqué des tensions entre associés qui, combinée à des statuts ne permettant pas de gérer les conflits, amène à un statut quo sans issue.
01Analyse
Le besoin de ce professionnel n’était pas d’améliorer les résultats de son exercice mais bien d’améliorer la gestion et sa situation de tresorerie et de trouver une issue à la situation de blocage de la SCI.
Afin de permettre à ce professionnel liberal de retrouver une maîtrise de sa situation, le conseil d’entreprise CODEAF a mené une analyse complète des besoins de trésorerie de la SCI, afin de les considérer dans un premier temps comme une « charge » à supporter par l’exercice professionnel.
Comme beaucoup de professions libérales, ce professionnel exerce en tant qu’entreprise individuelle, ne faisant pas toujours la différence entre les dépenses professionnelles et personnelles. Ce qui explique qu’il est difficile de faire un parallèle entre la comptabilité de l’exercice professionnel et les entrées et sorties de trésorerie sur le compte bancaire.
Par ailleurs, ce professionnel est confronté à des décalages de paiements des organismes sociaux et, dans un souci de service à sa patientèle, il accepte des paiements en plusieurs fois avec des encaissements différés de plusieurs mois.
Pour une bonne gestion, il est donc impératif de bien séparer les dépenses personnelles des professionnelles parmi les flux de tresorerie et d’avoir un plan d’encaissement des honoraires.
le conseil entreprise CODEAF a mené une analyse des dépenses annuelles constatées sur le compte en les classant par grandes familles :
- Les revenus personnels du praticien pour couvrir ses dépenses personnelles, Les charges sociales et impôts sur le revenu du praticien,
- Les besoins d’apport annuel à la SCI.
Les dépenses de l’exercice professionnel ont été classées et analysées par nature,
- Les coûts fixes que sont les services, comptabilité, assurance, administratif, les loyers du local et ceux des équipements
- Les coûts dits variables que sont les achats nécessaires à l’activité, coûts qui sont proportionnels à cette activité.
Ceci permet de calculer le montant d’honoraires nécessaire pour absorber l’ensemble des dépenses.
Par ailleurs, le conseil entreprise CODEAF a classé les recettes de ce praticien en grandes familles de prestations et, avec son aide, a calculé la part de temps consacré à chaque prestations.
Ainsi il est possible d'établir une relation entre le montant des honoraires percus et le temps de travail associé permettant de bâtir une stratégie de gestion de son temps de présence au cabinet.
02Plan d'action et Mesure
Le plan d’action convenu entre le conseil d’entreprise CODEAF et le praticien permettait de traiter l’ensemble des problématiques de gestion de la profession liberale y compris celles de la tresorerie de la SCI. Les grands axes de ce plan d'action sont :
- Pour la SCI, simuler plusieurs scénarii avec des business plan et des plans de trésorerie ainsi qu’un accompagnement aux choix et négociations dans les actions juridiques des avocats
- Pour l’exercice professionnel créer à partir des informations de son logiciel professionnel un suivi des honoraires et leur décomposition par activité pour permettre de suivre l’amélioration de situation.
- Créer un plan de tresorerie hebdomadaire avec suivi des encaissements et décaissements y compris pour les paiements échelonnés et permettre une baisse associée des frais bancaires.
- Établir un suivi des achats en montant et leur décomposition par activité
- Créer un suivi du temps passé et sa décomposition par activité
L’ensemble de ces indicateurs permettant à cette profession liberale de gérer sa trésorerie au lieu de la subir, d’ajuster ses dépenses à hauteur de ses capacités bancaires et de pouvoir orienter ses activités pour pouvoir à terme dégager du temps personnel.
03Mise en oeuvre
Stratégie et accompagnement
Conversion des actes en famille et en temps passé et rapprochement avec les encaissements de tresorerie.
Gestion du temps, de l’agenda des RDV
Création de plages horaires réservées à des familles d’actes pour optimiser le temps
Rachat de la SCI
Montage d’un dossier pour racheter les parts de la SCI et la restructurer financièrement
04Bilan
De travail hebdomadaire
Différence de trésorerie
D’apport en compte courant de la SCI
Dès les premiers mois de mise en place, la situation de tresorerie de cette profession liberale s’est redressée à un rythme régulier permettant ainsi au praticien de prendre quelques semaines de vacances en été sans crainte de retrouver son compte en banque débiteur au retour des congés. La mesure des temps passés a permis au praticien de pouvoir organiser son agenda afin de se dégager d’abord une demi-journée chaque semaine puis au bout de quelques mois de pouvoir dégager une journée entière par semaine sans que cela ne nuise à son niveau de revenus.
Quant à la SCI les négociations de rachat ont pu aboutir et le restructuration de ses flux financiers est en cours, il n’est plus nécessaire d’apporter des fonds en compte courant régulièrement.
05Aujourd’hui la suite
La suite de cet accompagnement consiste en la pérennisation de l’utilisation des outils mis en place et la simulation systématique de l’impact sur la trésorerie et l’activité des décisions d’investissement pour de nouveaux équipements.
Le praticien ayant retrouvé la maîtrise de sa situation, le conseil d'entreprise CODEAF a proposé un accompagnement plus adaptable aux besoins avec des visites trimestrielles.
Pour la SCI, fort de l’expérience précédente, la rédaction de nouveaux statuts plus opérationnels et une répartition du capital avec les nouveaux associés sont en cours de discussion.
Un bail de location clair est en cours de rédaction et la recherche de nouveaux locataires va pouvoir débuter.