Facturation électronique quelles obligations et quand ?

Nous entendons tous parler de l’obligation prochaine de passer à la facture électronique mais, qu’est-ce que cela veut dire, mon entreprise est-elle concernée, comment allons-nous faire, cela représente-t-il beaucoup de travail et pour quand faut-il être prêt ?

Comme toute nouvelle obligation on imagine beaucoup de choses complexes. En réalité beaucoup de travail sera déjà réalisé et mis à votre disposition par vos partenaires (expert-comptable, éditeur de logiciel…). Pour certaines entreprises, vous avez déjà commencé sans le savoir car l’utilisation de la plateforme CHORUS obligatoire lorsque nos clients sont des services étatiques est  un principe de facturation électronique elle accepte d’ailleurs déjà les formats de factures électroniques.

Le conseil d’entreprise CODEAF vous explique où en est la réforme et ce que cela veut dire pour votre entreprise quelle que soit sa taille.

Pourquoi cette réforme ?

De plus en plus d’états mettent en place ce système, certains pays de l’union européenne l’ont déjà mis en place, d’autres le font en même temps que nous. L’objectif de cette réforme est :

  • De faciliter et fiabiliser les déclarations obligatoires (TVA…) voire en permettre le pré-remplissage à terme
  • De réduire la charge administrative des entreprises (frais d’impression, d’envoi, saisie « automatique » des factures en comptabilité…)
  • Lutter contre la fraude fiscale, surtout à la TVA
  • Fiabiliser les données statistiques et la détection des difficultés d’entreprise

Elle s’appliquera dès juillet 2024 pour les très grandes entreprises, au 1er janvier 2025 pour les ETI (> 250 personnes – 50 Meuros de CA…) et enfin au 1er janvier 2026 pour les autres entreprises PME et micro entreprises. Il faut donc se tenir au courant des évolutions et surtout tenir vos logiciels à jour car ils évolueront pour se mettre en conformité avec ces obligations.

La facturation électronique, qu’est-ce que cela signifie et qui est concerné ?

 

Pour commencer cela concernera toutes les entreprises qui émettent des factures vers leurs clients assujettis à la TVA établis en France et pour lesquels les règles de facturation françaises s’appliquent. Pour les autres entreprises, qui n’émettent pas toujours de factures (commerces, professions de santé…), ou dont les clients ne sont pas établis en France, des obligations de e-reporting seront à réaliser à l’aide de votre expert-comptable ou centre de gestion.

On pourrait s’imaginer que la facturation électronique c’est votre facture en format pdf que vous envoyez à vos clients par mail et donc que vous le faites certainement déjà.

En fait, une facture électronique est une facture Emise, transmise, reçue et archivée sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée (lisible par un automatisme) ce qui la différencie d’une facture papier ou pdf ordinaire avec :

  • Authenticité de l’origine (émetteur identifié)
  • Intégrité du contenu (non modifiable)
  • Lisibilité garantie (format PDF/EDI)

L’obligation de la facturation électronique sera combinée à la mise en place de e-reporting vers l’administration pour couvrir tous les types de transaction, sous la forme d’un fichier structuré de données complémentaires selon le type d’activité des entreprises :

  • Le e-reporting de transactions pour les opérations commerciales non concernées par la facturation électronique (commerces avec les tickets jour, professions de santé….)
  • Le e-reporting de paiement sur vos encaissements, ce qui permettra de conserver le régime de la TVA à l’encaissement pour toutes les entreprises soumises à ce régime.

Ces e-reporting se feront à une fréquence trois fois plus rapide que les déclarations actuelles, c’est-à-dire qu’une déclaration mensuelle sera remplacée par un e-reporting à la décade, une déclaration trimestrielle par un e-reporting mensuel etc…

Pas d’inquiétude pour autant, ces e-reportings seront certainement réalisés par vos partenaires experts-comptables ou centres de gestion ou votre service comptable interne.  En réalité c’est une nouvelle façon de déclarer les informations donc les logiciels de comptabilité vont évoluer et se mettront à jour pour renseigner ces états automatiquement.

Comment cela va fonctionner ?

 

Pour commencer, seuls 3 formats de factures seront accepté, ils se nomment UBL et CII pour les factures totalement structurées et Factur-X pour la version semi structuré, mais c’est votre logiciel de facturation qui génèrera le modèle donc il suffit de vous assurer que vous disposerez d’un de ces 3 formats.

Schéma e-Facture

Progressivement l’envoi direct entre entreprises ne sera plus possible cela se fera via des Plateformes de Dématérialisations Partenaires (PDP), partenaire agréé privé qui jouera le rôle de transmetteur d’information entre Fournisseurs, Clients et Administration fiscale les e-factures qui y seront déposées ainsi que les e-reporting pour l’administration fiscale.

A ce jour aucune entreprise ne peut se prévaloir d’avoir obtenu l’agrément de la DGFIP, les agréments ne seront délivrés qu’à compter de la fin de l’année 2023 et seront publiés et disponibles sur le site impots.gouv.fr.

Pour la majorité des entreprises nous utiliserons un Opérateur de Dématérialisation (OD), notre fournisseur du logiciel de facturation qui pourra jouer le rôle d’intermédiaire entre le fournisseur qui facture et une plateforme PDP ou PPF (Portail Public de Facturation – CHORUS).

Pour les autres entreprises il sera possible d’effectuer une saisie manuelle en ligne sur le portail Public de Facturation (PPF).

En tant que client cette fois, vous pourrez utiliser un logiciel dit « connecteur » qui lira les informations des e-factures et donc permettra d’enregistrer de façon automatique les informations. Les logiciels de comptabilité, vos experts comptables sont déjà équipés de telles solutions et il faut imaginer que nos logiciels d’entreprise proposeront de tels outils dans leurs prochaines versions.

Donc pour résumer :

  • en tant que Fournisseur, nous émettrons des e-factures qui, via notre logiciel, seront déposés sur une plateforme qui les mettra à la disposition de nos clients et de l’administration, cela se fera au fil de l’eau
  • En tant que client nous accèderons à toutes les factures qui nous sont adressées par tous nos fournisseurs via la plateforme et à l’aide d’outils nous pourrons télécharger les informations indispensables à la tenue de notre comptabilité et de nos déclarations.

 

Qu’est-ce que cela va changer pour mon entreprise et quand ?

En fait, dès juillet 2024 vos recevrez les premières e-factures donc qui pourraient directement s’intégrer dans vos logiciels de gestion puisque les grandes entreprises seront soumis à cette obligation et que vos fournisseurs d’énergie ou opérateurs Internet et télécom entrent dans cette catégorie.

Le premier grand changement, c’est que vous accepterez ou refuserez cette facture sur la plateforme à laquelle vous serez affiliés et que cela informera toutes les parties.

Cela vous permettra de comprendre ce qu’est une e-facture ou facture électronique et, peut-être, de tester les évolutions de vos logiciels et constater que la saisie se fait « automatiquement ».

Dans les faits, cette révolution changera la façon de travailler des entreprises surtout sur la part d’enregistrement des dépenses qui passera d’un stock de factures à enregistrer à un flux de données à valider pour enregistrement.

Comme tout changement le cabinet CODEAF continuera de vous informer sur la mise en place des différentes plateformes et opérateurs ainsi que de l’évolution des outils associés. Dans notre rôle de cabinet de conseil, nous vous accompagnerons dans  la conduite de ce changement de manière à transformer cette évolution en une opportunité pour la performance de votre entreprise