La « TODOLIST », intérêts et méthode
Vous avez sûrement déjà entendu parler de la ToDoList, cet anglissime répandu dans le monde professionnel provenant de la culture anglo-saxonne. Prononcée "toudouliste", il s'agit d'une liste de choses à faire / actions à réaliser. Cet outil simple se veut très pratique et indispensable pour de nombreux dirigeants ou managers.
En effet, lorsque le flux d'information dépasse un certain seuil, le cerveau humain n'est plus en capacité de traiter l'ensemble des données sans commettre d'erreur. Vouloir enregistrer toutes ces informations avec sa seule mémoire est une erreur. Encore plus lorsque vous manquez de temps. Qui n'a jamais oublié d'envoyer un email pour alerter un collaborateur ou d'honorer une action avant sa date d'échéance ?
Il est donc primordial de s'alléger l'esprit et de se reposer sur des outils qui vous permettront d'être plus concentré sur la tâche actuelle, et donc plus efficace dans votre travail.
Pourquoi tenir à jour une ToDoList ?
- Être plus serein et libérer de la mémoire,
Le fait de poser à l’écrit les idées et impératifs que nous avons permet de libérer son esprit et donc de diminuer son stress (pouvant être provoqué par la peur d’oublier ou la fâcheuse sensation d'avoir oublié quelque chose). Cela va ainsi libérer de la mémoire.
- Centraliser l'information, pour ne rien oublier,
Rassembler et concentrer l’ensemble des informations et actions qui proviennent de différents canaux comme les mails, les sms, les appels, les notes écrites… Impossible alors d'oublier, de manquer une action.
- Prioriser pour aider le passage à l’action,
Les actions doivent être hiérarchisées (par importance, timing, typologie et durée). C'est alors que les tâches à réaliser dans l'immédiat apparaissent et facilitent le passage à l'action.
- Clarifier ses objectifs et apporter un sentiment d’accomplissement,
La classification et l'estimation de la durée de chaque action va permettre de se fixer des objectifs clairs et atteignables . Ecrits noir sur blanc. Cela peut être des objectifs d'une journée ou d'une semaine. Quoi de mieux par la suite que de cocher chaque action réalisée ? Un savoureux sentiment de satisfaction et d’accomplissement est alors ressenti...
La méthode
Une ToDoList est une liste d'actions à mener. Ainsi une simple feuille en papier et un stylo peuvent faire l'affaire !
Mais attention, cela ne suffit pas. Le plus important réside dans la manière dont on va l'utiliser et l'alimenter. Pour cela, la méthode consiste en définir des règles d'usage sur la prise de note, la régularité de sa mise à jour, de la priorisation des missions...Et c'est ce dernier point qui fait souvent défaut à l'organisation personnelle. Il n'est pas tout de lister ses actions à faire dans sa ToDoList : il faut savoir prioriser et s'y tenir. Le manager confond bien souvent "urgent" et "important" et comment le traiter. Le tri doit donc se faire au minimum avec ces deux critères, exposés dans la matrice d'Eisenhower, mais aussi en fonction de la durée des tâches, l'activité de son entreprise, les actions directes ou dépendantes, le lieu d'exécution, etc.... Le regard extérieur d'une personne expérimentée en la matière (un conseiller d'entreprise par exemple) peut vous apporter beaucoup dans la définition de ces critères de priorisation de votre ToDoList.
Le support de la ToDoList a son importance afin de favoriser son utilisation. Il faut donc qu'elle soit :
- Rapide et pratique pour la prise de note.
- Facilement accessible, afin de pouvoir ajouter à la volée une idée ou une action entre deux rdv ou coup de téléphone.
- Flexible et modifiable pour pouvoir trier et apporter des changements rapides sur la priorisation des tâches.
Pour répondre à ses critères et assurer sa mise jour régulière, différents formats ou solutions existent :
- Un petit carnet dédié uniquement à la ToDoList dans lequel vous notez l’ensemble des tâches,
- Une feuille de papier que vous laissez au coin de votre bureau pour qu’elle soit accessible,
- Vous pouvez également utiliser les “notes” ou “mémo” de votre téléphone,
Ces options répondent aux deux premiers critères mais pas au dernier qui est pourtant primordial : Trier / hiérarchiser. Pour cela, il existe aussi :
- Applications smartphone dédiées,
- Tableur Excel
Ces dernières options vont permettre d'être agile aussi bien dans la prise de note que dans son organisation.
En somme, la mise en place de la ToDoList relève plus de la méthode de travail et de la rigueur que d'un outil technique. L'important est de s’approprier sa propre méthode en l’adaptant en fonction de nos habitudes de travail et d’organisation.