L'analyse des flux de données pour maîtriser l'organisation de son entreprise

Les flux de données : L'organisation de votre entreprise est-elle optimale ? Est-il possible de rendre son fonctionnement plus efficace ? Questions que chaque dirigeant d'entreprise doit se poser constamment pour améliorer de manière continue la performance de l'entreprise et la vie au travail de ses collaborateurs.

Pour en juger, le conseil d'entreprise CODEAF utilise une méthode éprouvée permettant d'analyser les processus de manière factuelle. Il s'agit de l'analyse des flux de données permettant de comprendre comment l’information se transmet et se transforme au sein de votre organisation. Cette méthode se retranscrit avec une schématisation des flux de données. A l’origine cette méthode a été utilisée et créée pour le développement informatique (Diagramme des flux de données).

Exemple d'analyse

 

Avant d'aller plus loin, prenons l'exemple de l'analyse du processus de création des devis d'une entreprise et son flux de données.

La schématisation des flux de données est composée de plusieurs éléments :

  • des actions : analyse, saisie, envoi...
  • des acteurs internes (le commercial et le secrétaire commercial) et externes (le client).
  • des trames ou modèles : email type, devis type, méthode de chiffrage...
  • des bases de données : les prix unitaires des prestations dans le logiciel de facturation
  • l'information ! Décrire l'information qui est transmise lors d'une phase : la demande du client, les données techniques et économiques...

Une organisation est efficace lorsque les données sont transmises d’un processus à l’autre de manière fiable, structurée et exhaustive. Un processus est régi par des règles supportées par des trames, avec des bases de données d’informations comme le catalogue.

Les bénéfices de l'analyse

 

Cette analyse des flux de données systématiquement menée par nos conseillers permet de :

  • Comprendre le fonctionnement de l’entreprise grâce au traçage des flux de données modélisés à travers différents processus.
  • Eliminer les redondances ou processus inutiles. En effet ce type de dysfonctionnement, source d'erreurs et de déformation de l'information, apparait clairement avec cette analyse.
  • S’assurer que chaque donnée qui passe par un processus est complète et contient toutes les informations nécessaires, c’est ainsi qu’une “checklist” peut être créée pour que toutes les informations soient présentes.
  • D’avoir des scripts, trames ou règles pour l’ensemble des processus de l'entreprise afin de pouvoir déléguer sans perdre en efficacité. Cela permet de vérifier si la trame existe et de la créer si besoin.
  • Mettre à disposition l’information fiable, à jour, complète et accessible dont a besoin l'organisation de l'entreprise et tout collaborateur pour le processus qui le concerne.
  • Créer les fiches de postes avec les tâches et responsabilités de chacun.
  • Gagner du temps, améliorer la productivité. Si l’information s’égare, les salariés perdent du temps de production pour retrouver une donnée dont ils devraient disposer.
  • Former les nouveaux arrivants en leur expliquant par l'image le s processus dans lesquels ils sont impliqués et les flux de données sur lesquels ils interagissent.

Suite à cette analyse de flux de données de l'organisation de l'entreprise, des logigrammes pour chaque processus sont alors réalisés, permettant de créer ou d'améliorer les fiches de fonction du personnel et de délimiter précisément les tâches et les responsabilités de chacun. C'est également l'occasion de créer ou mettre à jour les trames, modèles, modes d'emploi... permettant de déléguer certaines tâches sans perdre en efficacité.

Le cabinet de conseil entreprise CODEAF, expert en développement d'entreprise à Toulouse et ses environs, possède l’expertise nécessaire pour mener à bien de telles analyses afin d'améliorer vos processus et votre organisation.