Le budget prévisionnel, pilier de la création et du pilotage d'entreprise
Si gouverner c’est prévoir, la création ou le pilotage d'une entreprise consiste à
- fixer une direction,
- gérer les réalisations,
- anticiper les dépenses,
- prévoir sa trésorerie.
Etablir un budget prévisionnel est donc indispensable pour la phase de création d'entreprise mais c’est aussi un exercice nécessaire avant chaque nouvelle année pour obtenir un pilotage de la performance d'entreprise.
Lorsqu’on utilise un système de navigation en voiture, on définit un point de départ mais surtout un point d’arrivée et l'on choisit les étapes. Etablir un budget prévisionnel, c’est la même démarche! On réfléchit aux directions que l’on veut donner à son entreprise, aux objectifs que l’on se fixe avec un calendrier et on établit une feuille de route.
Le prévisionnel est donc l’outil qui va permettre de définir et chiffrer les objectifs que vous vous fixez. Cela consiste à estimer les prévisions pour le chiffre d’affaires de l'entreprise, mais aussi les dépenses et les moyens associés qu’il s’agisse d’investissements ou encore de ressources de main d’œuvre. Il faut aussi donner une dimension de calendrier aux chiffres de l'entreprise, fixer les étapes prévues, les suivre et, si nécessaire réajuster les décisions de stratégie en fonction des évènements. A l’aide de tous ces éléments, il est alors possible de prévoir dès la création d'entreprise, l’évolution de la trésorerie et identifier les besoins de financement.
C’est le point de départ incontournable pour vérifier la viabilité d'un projet avant de vous investir dans la création d'entreprise.
Quand faut-il établir un prévisionnel ?
Pour la création d’entreprise ou la reprise d’une entreprise existante
Un budget prévisionnel pluriannuel est un document indispensable pour un dossier de création d’entreprise ou pour une étude de reprise d’entreprise. Il fait partie de votre Business Plan au même titre que votre étude de marché.
Ce document regroupe l'ensemble des hypothèses de chiffre d’affaires et de dépenses sur les trois premiers exercices et qui vous aide à simuler les entrées et sorties de trésorerie au cours de cette période.
Établir un prévisionnel est un processus continu :
- les premières hypothèses permettent de calculer les coûts de revient et de pouvoir les comparer au prix de votre étude de marché.
- Cette comparaison entre coûts et prix de marché doit mettre en évidence les points forts mais aussi les points faibles qu'il faut retravailler et ajuster.
- le prévisionnel vous permet de déterminer le montant du financement nécessaire pour la création et financer l'activité de votre entreprise.
- Ce document synthétise aussi les éléments financiers de votre dossier et pose les bases de sa structure financière et juridique (choix des statuts).
Ce prévisionnel doit vous permettre de porter un regard objectif sur votre projet de création d'entreprise, d’en mesurer les risques, d’identifier les points forts et de vous assurer que les bénéfices de l'entreprise dégagés permettent de vous rémunérer et de financer vos activités. Ce document complet sera demandé par toutes les personnes que vous solliciterez pour choisir le statut juridique de votre société et pour financer cette phase de démarrage de votre activité, il est donc très important que votre budget prévisionnel soit réaliste et crédible.
Pour ce faire, le document de création d'entreprise doit être construit avec le plus grand soin en étant le plus réaliste possible et en se gardant quelques marges de manœuvre. On a souvent tendance à forcer les prévisions en établissant un scénario trop optimiste pour obtenir son financement, il est conseillé de prévoir un scénario prudent et de simuler un scénario plus favorable ce qui permet de garantir la viabilité du projet et démontrer la solidité du dossier de création ou de reprise d'entreprise.
Le conseil entreprise CODEAF , de par son point de vue de conseil entreprise opérationnel, peut utilement vous accompagner sur cette phase délicate de construction et rédaction de votre Business Plan en apportant son expertise, ses outils et son œil extérieur et neutre sur votre projet de création d’entreprise.
Avant chaque exercice d'exploitation
Un budget prévisionnel définit la feuille de route pour l’année à venir en déclinant les objectifs de l'entreprise en données chiffrées selon la décomposition de chiffre d'affaires que vous jugerez adaptée à votre activité, par type de prestation, de produits, de clientèle… N'hésitez pas à vous appuyer sur les données et l’expérience de l’année écoulée.
Ce budget doit vous permettre d’anticiper les actions à mener pour assurer la pérennité de votre entreprise et sa rentabilité. Ne négligez pas la simulation de votre trésorerie d’entreprise fonction de vos hypothèses sur tout l’exercice, cela doit vous aider à mettre en place un pilotage performant de votre entreprise :
- Dans le cas où votre budget présente des périodes d'activité creuses vous pouvez anticiper les besoins de financement associés en épargnant sur des périodes plus fastes.
- Si vous identifiez des périodes pendant lesquelles vous devrez renforcer vos équipes vous pouvez prévoir d'anticiper la recherche de personnel afin d’avoir des équipes parfaitement formées et opérationnelles au moment souhaité.
Un budget prévisionnel vous sert de repère pour analyser votre activité et, selon les écarts avec la réalité, vous permet d’ajuster les objectifs, de réorienter les actions ou les décisions et la stratégie de gestion de façon pertinente. Voilà pourquoi il est indispensable de suivre ce budget prévisionnel dans sa réalisation, et de façon régulière.
A qui sert un prévisionnel ?
Au dirigeant de l'entreprise
Le budget prévisionnel est une pièce essentielle d’un dossier de création d’entreprise. C’est le document de synthèse avec les éléments chiffrés des premières années de vie de l’entreprise, il reprend toute la vision du dirigeant en terme de marché, d’activité, de volume d’achats, de main d’œuvre et étudie les flux d’entrée et sortie d’argent en simulant la trésorerie.
Il représente la première étape d’un outil de pilotage pertinent d'entreprise pour son dirigeant tout au long de la vie de l’entreprise. Il permet :
- de fixer des objectifs de chiffre d'affaires qui peuvent être segmentés par domaines d’activités ou par type de produits et ainsi identifier les coûts et les moyens associés.
- de valider la rentabilité et la contribution au résultat de chaque segment et éventuellement pouvoir arbitrer entre les besoins,
- de déterminer les tarifs de vente et de les ajuster par rapport à la concurrence,
- de mettre en évidence les points forts mais aussi les difficultés et de pouvoir réajuster sa stratégie d'entreprise,
- d'anticiper les besoins humains et donc d'effectuer les démarches de recrutement en amont plutôt que dans l’urgence du besoin,
- d'identifier les besoins de financement nécessaire et donc d'anticiper les éventuels problèmes de trésorerie.
Aux partenaires financiers
Le budget prévisionnel est un outil de communication envers les partenaires financiers de l’entreprise.
Au cours de la phase de création d’entreprise ou de la phase de reprise d’une entreprise, le budget prévisionnel est intégré au Business Plan complet et permet de démontrer la pertinence et la viabilité du projet et ainsi de mesurer le risque que prendront les partenaires financiers à vous accompagner.
Au cours de la vie de l’entreprise, c’est une façon de faire partager vos objectifs à vos partenaires financiers et de donner une perspective sur l’avenir de votre entreprise et sa rentabilité financière. En complément du bilan qui reflète le passé, présenter un budget prévisionnel et une prévision de trésorerie aux partenaires financiers vous aidera à obtenir la confiance qui facilitera l’obtention ou le maintien des financements souhaités, qu’il s’agisse de facilité de caisse ou de tout autre financement.
Dans le cadre d’un développement du chiffre d'affaires nécessitant une importante mobilisation financière, les partenaires financiers pourront vous demander un budget sur plusieurs années afin de valider la viabilité et la rentabilité de votre projet.
Le cycle d'un budget prévisionnel
Établir un budget prévisionnel
Inutile d’être un ténor de la comptabilité ou de la finance pour ébaucher un budget prévisionnel lors d'une création d'entreprise. Il existe beaucoup de modèles de tableaux prévisionnels. Néanmoins ce document doit avant tout vous être utile, et prendre en compte la réalité de votre entreprise et ne pas se contenter de consigner des chiffres. N’hésitez donc pas à vous faire aider par un conseil entreprise pour établir et personnaliser ce document.
Seul le dirigeant et ses équipes possèdent les données nécessaires à sa constitution, car c’est vous qui connaissez le mieux votre marché et votre clientèle. Établir un budget peut se résumer en 2 questions très simples :
- Qu’est ce qui fera rentrer de l’argent dans les caisses et quand ?
- Qu’est ce qui fera dépenser de l’argent à l’entreprise et quand ?
Il faut donc commencer par identifier les charges incompressibles. Pour ce faire, on peut s'appuyer sur les données de l’exercice précédent, surtout pour les postes taxes, locations, frais de fonctionnement, salaires et charges ainsi que les revenus du dirigeant.
Ensuite vous devez estimer les charges qui varieront en fonction de votre activité comme les achats, les frais de déplacement, la main d’œuvre.
Enfin vous évaluez les moyens supplémentaires que vous estimez nécessaires à l’entreprise pour réaliser votre plan de développement.
Vous pouvez alors définir le besoin de chiffre d’affaires associé pour atteindre l’objectif de toute entreprise : assurer un résultat positif avec des encaissements plus importants que les dépenses.
Un prévisionnel intègre une dimension de calendrier pour prendre en compte les phénomènes de saisonnalité d’activité mais aussi les décalages entre les entrées et les sorties financières de l’entreprise. Pour vous permettre d’avoir un regard critique sur vos prévisions d'entreprise, il est bon de le confronter avec la réalité de l’année précédente. Ainsi, vous pouvez vous assurer de la cohérence entre vos prévisions et la réalité des saisons. Par exemple vous ne ferez pas augmenter le chiffre d’affaires pendant la période de fermeture, mais il est probable que vous effectuerez toutes les livraisons et les facturations juste avant.
Une fois toutes ces prévisions faites, vous pouvez calculer les principaux ratios financiers, gages de la solidité de votre projet, et simuler les entrées et sorties d’argent des caisses de l’entreprise et donc réaliser un plan de trésorerie. Cette synthèse n’étant pas évidente sans pratique, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un conseil entreprise qui possède l’expérience et les outils éprouvés pour réaliser de telles simulations de budget prévisionnel.
Ce budget prévisionnel vous permettra également d’identifier le point d’équilibre de votre activité, c’est-à-dire le niveau de chiffre d’affaires qui vous permettra de couvrir toutes vos dépenses incompressibles. C’est une projection sur l’avenir, basé sur des perspectives et qui doit intégrer des variations par rapport au passé (variations des coûts d’achat, de main d’œuvre, de la fiscalité…), il est important également de prévoir quelques marges d’ajustement, rappelez-vous qu’il s’agit d’hypothèses.
Utiliser le prévisionnel pour piloter
Un budget prévisionnel doit d'abord vous être utile pour vous permettre de le suivre. Le budget prévisionnel ne doit donc surtout pas être uniquement un document à remplir lors de la création d'entreprise pour obtenir l'accord de vos partenaires financiers, document que vous ne comprendriez pas. Dans un tel cas, vous ne l’utiliserez pas et ce travail aura été inutile.
Le conseil entreprise CODEAF vous accompagne dès la phase de création de ce budget prévisionnel et vous aide à convertir les données en indicateurs pertinents pour votre entreprise, et prévoir les phases délicates de votre exploitation.
- Une forte augmentation de chiffre d’affaires nécessitera forcément plus de dépenses d’achats et peut être plus de moyens humains. Il faudra peut-être faire face à un besoin de trésorerie et cela devra être anticipé.
- Les chiffres doivent se traduire en objectifs qui sont propres à votre activité et que vous savez mesurer facilement, quantité de produits vendus, nombre de devis créés, gagnés, nombre d’heures vendues…
- Vous pouvez alors décliner ce budget en actions simples à mener pour réaliser ces ventes et les caler dans le temps en fonction des évènements et périodes favorables à votre activité : promotions, fêtes, foires, saison…
La mise en place d’un tableau de bord en cohérence avec le budget permettra au chef d’entreprise de suivre la situation et donc de pouvoir piloter la performance de son entreprise. Le suivi de ces indicateurs permettra de mener une réflexion dynamique, conduire une stratégie et aidera à la prise de décisions et aux arbitrages qui seraient nécessaires pour activer des leviers de rentabilité et de développement.
En conclusion
Etablir un budget prévisionnel est un exercice pertinent qui permet de réfléchir aux objectifs que l’on se fixe. C’est un moment privilégié qui va vous permettre de
- Définir et planifier les actions commerciales à mener
- Identifier les besoins de main d’œuvre et ou d’investissements
- Identifier les moyens financiers nécessaires et pouvoir solliciter ses partenaires financiers
- Mettre en place les indicateurs et le tableau de pilotage adapté
C’est un investissement de temps qui vous permettra de sortir de l’urgence pour vous placer dans l’anticipation et le pilotage de la performance de votre entreprise et ainsi de gagner en sérénité.
C’est en cela que le conseil entreprise CODEAF se propose de vous accompagner pour vous aider dans la création de budget prévisionnel et la mise en place d’un pilotage d’entreprise pertinent qui vous apportera confiance et sérénité.