La méthode du plan industriel, commercial et production
Beaucoup d’entreprises ne travaillent qu’une fois le bon de commande reçu, c’est à dire lorsque elles ont la certitude de vendre leur réalisation. Seulement cette façon de travailler ne fonctionne pas pour toutes les entreprises, par exemple dans le commerce, vous achetez les produits et les proposez à la vente sans certitudes, il y a donc un risque d'invendus, et dans les entreprises industrielles , il faut planifier la production afin de produire mieux et moins cher. Le Plan industriel et Commercial / Plan directeur de production PIC/PDP est l'outil pour satisfaire la demande client, produire avant les commandes et éviter les invendus.
Sans même le savoir, un restaurateur ou un commerçant fait un plan industriel et commercial PIC/PDP, il ne part pas du principe qu’il va vendre 200 plats s'il ne peut en produire que seulement 50 dans sa cuisine, et il fait des prévisions, fort de son expérience sur l’affluence du jour ainsi que le choix des plats que feront ses clients, son objectif étant de vendre toute sa production pour ne pas jeter. Un vendeur de vêtements décide d’acheter un nombre précis de vêtements en faisant des prévisions sur les couleurs et les tailles qui se vendront le mieux et essaie d’en prévoir au mieux les quantités. Un magasin qui a du stock va également inciter ses commerciaux à vendre les produits avec primes en fonction du stock et de la marge et utiliser la période des soldes pour finir d’écouler ses stocks.
Il existe des méthodes pour cela, elles s’appellent Plan Industriel et Commercial (ou PIC) ainsi que le Plan Directeur de Production (PDP). Depuis sa création, lorsque le cabinet de conseil CODEAF intervient dans des entreprises de type industriel ou négoce, il explique les concepts, s’assure de son existence et aide à les créer et les mettre en place.
Description de la méthode
Ce sont 2 outils importants qui sont intimement liés et qui ont chacun un impact l’un sur l’autre.
Le PIC/PDP consiste à ne plus ajuster les fabrications et productions en fonction de l'arrivée des commandes mais avec des prévisions de ventes et donc de l’anticipation. Ils permettent ainsi d’améliorer la performance de l’entreprise grâce à une meilleure utilisation des ressources (humaines et matérielles) tout en améliorant les délais de livraison.
Le PIC, Plan Industriel et commercial, consiste à estimer ses prévisions de ventes, pour chaque produit et chacune de ses déclinaisons. Cet exercice permet :
- De fixer des objectifs de ventes et de se doter des moyens commerciaux pour atteindre ces objectifs. (Primes des commerciaux en fonction des objectifs).
- Donner des informations consolidées qui sont comparées à la capacité de production de l’entreprise et si nécessaire accompagnées de la mise en place d’actions (investissement) pour pouvoir atteindre cette capacité de production.
Le PIC est un document vivant, qui se réajuste régulièrement pour s’adapter à la réalité de vos ventes et des attentes de vos clients.
Le PDP, Plan Directeur de Production, consiste à planifier la production afin de permettre d’être capable de produire avant que les commandes des clients n’arrivent pour pouvoir les honorer avec le délai le plus court possible. Cela permet ainsi de définir les besoins en terme d’achats, de vérifier la cohérence avec les ressources disponibles et d’anticiper les besoins d’investissement, de recrutement et de formation.
Bien sûr, le PDP doit être compatible et cohérent avec le PIC, et chacun agît sur l’autre en se réajustant en fonction des évènements. Ce sont donc 2 outils, l’un venant du commerce, l’autre de la production intimement liés et qui s’influencent mutuellement. Ce sont des documents vivants qui doivent régulièrement être réajustées en fonction de la réalité des commandes (Augmentation ou baisse).
Le schéma ci-dessous illustre les incidences des prévisions du PIC/PDP.
Qui doit participer à l'élaboration du plan industriel / commercial / production ?
Cet exercice de plan ou prévisions de vente et de production est conjointement réalisé et influe sur tous les services de l’entreprise :
- La direction générale :
- Elle a besoin de couvrir les dépenses de l’entreprise. Elle fixe donc un objectif de marge brute retraitée (marge brute sauf les dépenses proportionnelles à l’activité : achats et coûts des salariés de production).
- Elle anticipe les besoins de trésorerie qui seront nécessaires à la production, aux investissements et à l’approvisionnement.
- Le commercial et le marketing :
- Il traduit les objectifs de marges brutes en quantité et prix de ventes des différents produits
- Il base aussi ses prévisions sur l’analyse :
- des tendances du marché, la demande globale et son évolution
- la saisonnalité des ventes (les pulls se vendent mieux en hiver)
- des parts de marché de l’entreprise
- des lancements de nouveaux produits
- des commandes déjà confirmées avec les délais de livraison
- La communication :
- Le plan de communication sera adapté pour atteindre les objectifs de vente, ainsi que les produits mis en avant,
- Les opérations de promotion seront adaptées pour vendre les produits en stock.
- La production :
- Elle anticipe et planifie la capacité de production compte tenu des ressources humaines et matérielles et des prévisions de ventes pour limiter les pics de charge
- Elle s’ajuste à la réalité des succès commerciaux pour répondre à la demande
- Elle imagine ses besoins d’espace de stockage des produits avant leur livraison
- Les achats :
- Ils anticipent les besoins en approvisionnement compte tenu des prévisions et des besoins de la production et du commercial et des délais de leurs fournisseurs
L’ensemble de ces anticipations sont mises en commun et s’impactent entre elles afin d’être cohérentes.
Quelle utilité du plan industriel / commercial / production pour l'entreprise ?
Elaborer le plan de production PIC/PDP permet à l’entreprise de ne plus subir les commandes et d’être toujours en anticipation et donc en capacité de s’adapter à la demande ce qui lui permet de :
- Être en capacité de produire et d’honorer les commandes des clients dans les délais attendus par le marché. Il faut être capable de livrer le produit en même temps ou avant la concurrence.
- Définir précisément les quantités de chacun des produits, le nombre précis de chacun des produits qui ont différentes caractéristiques de couleur ou de forme par exemple.
- Optimiser l’utilisation des ressources.
- Anticiper les futurs besoin de ressources et de moyens techniques.
- Eventuellement faire appel à de la sous-traitance.
- Réajuster les effectifs et les horaires pour optimiser la capacité de production.
- Trouver l'investissement adapté au besoin généré par le PIC/PDP (Par exemple pour l’achat d’une machine afin de répondre à la demande prévue) et planifier son arrivée dans le temps sur tous ses aspects : financement, délai de livraison, phase de test, mise en route…
- Gérer les approvisionnements au plus juste afin de ne pas ralentir la production par manque de matières premières, ne pas avoir trop de stock car le stock représente de l’argent qui n’est pas sur le compte en banque.
- Ajuster la communication, la publicité aux quantités, aux délais, d’où le « teasing » pour mesurer l’intérêt et valider le plan commercial
Enfin, au niveau global de l’entreprise une hausse de la production impacte négativement la trésorerie car il faut acheter pour produire donc dépenser avant de vendre et d’être payé par le client. Cette notion s’appelle le BFR, c’est à dire le Besoin en Fond de Roulement, c’est un indicateur que suit le banquier de l’entreprise car cela représente l’argent qui n’est pas sur le compte bancaire de l’entreprise.
Le lancement de nouveaux produits ou l’augmentation des besoins de production peut conduire à de nouveaux investissements qu’il sera nécessaire de financer.
Il faut donc anticiper et mettre en place des solutions pour les futurs besoins de trésorerie, et il est toujours plus simple et aisé de négocier avec ses partenaires financiers avant que les difficultés n’arrivent car cela prouve que vous maîtrisez votre activité et ses cycles.
Conclusion
Vous comprenez ainsi que les Plan Industriel et Commercial et Plan Directeur de Production sont des outils indispensables pour toute entreprise qui souhaite prendre du recul et anticiper les décisions à prendre ainsi que les besoins (financiers, humains et matériels). Ils permettent de ne pas prendre ces décisions sous la contrainte et l’urgence mais en anticipant.
CODEAF maîtrise ces notions et outils et sait les expliquer, les traduire et adapter pour votre entreprise ainsi que vous accompagner dans leur mise en place. CODEAF vous apportera ainsi les éclairages nécessaires, les conséquences de chaque scénario ce qui vous donnera les clefs pour votre prise de décision.