Pourquoi et comment suivre vos achats ?
Dans notre précédent article consacré au tableau de bord et encours de production, nous vous expliquions l’intérêt d’avoir un tableau de bord adapté à votre activité, avec :
- Un suivi de votre production (somme de votre chiffre d’affaires et de vos en-cours de production au moment de la mesure).
- Un suivi de votre trésorerie et de vos factures restant à encaisser.
- Un suivi de la masse salariale.
- Et un suivi des achats au sens des dépenses variables proportionnelles à votre activité.
Tout ceci doit vous permettre de savoir où en est votre entreprise et vous permettre de prendre les décisions pour disposer des moyens tant humains que matériels pour poursuivre votre activité.
Il est donc nécessaire d’avoir un premier suivi au niveau de l’entreprise, avant de transmettre toutes ces informations à votre cabinet comptable pour qu’il puisse établir votre comptabilité.
Pourquoi suivre les achats liés à votre activité ?
Quel que soit votre métier, à chaque fois que vous effectuez une vente à un client vous vendez deux choses : du temps, et des dépenses éventuelles d’achats. Il est donc nécessaire de suivre ces dépenses qui peuvent être de différentes natures.
Il est important de comprendre que les dépenses qu’il faut suivre ne sont pas les achats au sens de la comptabilité. La comptabilité est normée et votre expert-comptable est contraint par la règlementation dans la façon de comptabiliser les dépenses qui se fait par « nature » de dépenses.
Ainsi certaines dépenses complètement proportionnelles à votre activité se retrouvent, dans votre compte de résultat ou balance, dans l’ensemble des « Autres achats et charge externes » de la comptabilité, elles ne sont donc pas pris en compte dans le calcul de la « marge brute » comptable.
Afin de vous permettre de maîtriser votre activité, vous devez donc savoir quelles natures de dépenses sont liées et proportionnelles à votre activité. C’est-à-dire que si votre activité augmente de X%, cette dépense aussi augmentera de façon assez proportionnelle.
Selon votre métier différentes lignes de dépenses peuvent être considérées ainsi :
- Si vous devez beaucoup vous déplacer, les dépenses de carburant, de péage, de parking, d’indemnités kilométriques, de frais de mission et déplacements et d’entretien des véhicules seraient pertinentes à suivre.
- Si vous avez besoin de faire appel à des experts les postes achats d’études et prestation de services ou d’honoraires sont à suivre.
- De la même façon, les dépenses de gestion des déchets sont des natures d’achats qui peuvent être proportionnelles à votre activité.
Suivre ces dépenses proportionnelles à votre activité vous permettra de calculer votre marge brute réelle, qui doit nécessairement être plus élevée que vos dépenses fixes (salaires et charges, loyers, assurances taxes etc…) afin de vous permettre de dégager un résultat positif à la fin de l’exercice.
Dans votre activité, vous pouvez avoir besoin de détailler plus précisément vos ventes par type de « métier » ou d'activité et de suivre vos dépenses avec la même décomposition pour vous permettre une analyse pertinente car vous n'avez pas forcément le même ratio de dépenses variables selon l'activité ou le métier.
Dans le cadre de son accompagnement des entreprises, le cabinet CODEAF étudie systématiquement ce point et met en place cette analyse dans le tableau de bord adapté à l’entreprise.
Comment suivre ces achats et les analyser ?
Afin de suivre ces dépenses, la méthode la plus simple est d’enregistrer, au fil du temps, dans un fichier les factures reçues de vos fournisseur avant de les transmettre à votre comptable. L’objectif de ce fichier est de vous permettre de conserver toutes les informations qui peuvent vous être utiles à votre pilotage même après avoir transmis les documents à votre expert-comptable.
Les éléments à enregistrer sont, au minimum, la date, le fournisseur, et le montant HT de la facture globale. D’autres informations peuvent être enregistrées afin de vous fournir les éléments nécessaires aux analyses que vous souhaitez mettre en place comme par exemple un suivi de trésorerie fonction des montants TTC à payer et des dates d’échéances.
Ensuite on caractérisera cette ligne par une nature de dépense qui sera utile à notre analyse et donc aux lignes identifiées comme proportionnelle à votre activité. Cette information de nature vous permettra de faire une vérification avec le compte de résultat que vous fournit votre comptable, par exemple les dépenses de location, les achats de prestation d’études…
Inutile de rentrer dans le détail de la facture, affectez toute la facture à une seule et unique nature de dépense comme cela vous n’aurez pas de mauvaise surprise.
Vous pourrez ainsi suivre le volume de vos dépenses variant selon votre activité par nature et mener une analyse sur le ratio dépense / activité cumulé dans le temps et le comparer au passé ou à la prévision. Il est bon de prendre un indicateur cumulé car souvent un achat se consomme au fil de l’eau donc un indicateur instantané n’a pas de sens.
Le conseil CODEAF accompagne de multiples entreprises avec des activités très variées et différents modèles économiques. Il saura vous accompagner pour définir la décomposition pertinente de votre activité ainsi que définir les dépenses proportionnelles pour vous permettre de comprendre et maîtriser votre rentabilité. N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour découvrir tout cela.