L’accueil et les premiers jours

 

Le conseil d’entreprise CODEAF vous propose une série d’articles sur LE sujet du moment : le recrutement. Précédemment nous avons vu comment définir le profil recherché, rédiger son offre d’emploi, où chercher / diffuser son offre, comment sélectionner les CV , la méthode pour mener un entretien d’embauche réussi et enfin l’analyse et le choix.

Votre recrue est enfin là ! Mais alors, qu’avez-vous prévu pour elle ces prochains jours ?

Deux chiffres pour vous alerter :

  • 40% des nouvelles recrues envisageraient de démissionner durant leur période d’essai
  • 65% des entreprises n’ont pas mis en place de processus d’intégration pour leurs nouvelles recrues

C’est une phase cruciale qui ne faut pas sous-estimer et préparer.

 

La pré-intégration

 

C’est la période se trouvant entre la date de décision et le jour de la prise de poste. Très souvent négligée, elle permet d’entamer une relation avant même l’arrivée de la personne. L’objectif étant de réduire le risque que votre candidat change d’avis par exemple… mais aussi de gagner du temps !

Il s’agit en effet de préparer au mieux son arrivée et de commencer à l’intégrer à l’équipe. Cela peut passer par :

  • Un email de bienvenue avec un récapitulatif de toutes les informations utiles
  • Le cadrage des sujets administratifs (mutuelle, ticket restaurant…)
  • La création des accès et comptes sur les différents outils que la personne va utiliser
  • La préparation de son matériel, afin que tout soit opérationnel le premier jour
  • Une invitation à un déjeuner avec l’équipe ou un after-work

Un collaborateur qui ne se sent pas attendu et accueilli peut très vite se poser des questions sur son choix…

Le premier jour

 

L’idée est ici de faire sentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu avec impatience et pour qu’il se sente bien, dissipe son stress et s’intègre rapidement. Vous avez donc bien rappelé à votre équipe l'arrivée du nouveau collaborateur les jours précédant !

Dans certaines entreprises, chaque nouvel arrivant se voit attribuer un “référent”, un parrain ou une marraine qui a pour mission de l’accueillir comme il se doit, de se rendre disponible… Dans tous les cas, il est important que cela soit son supérieur hiérarchique direct qui l’accueille.

Le Pack de bienvenue, pour un effet Wahou ! Il peut être composé de ses outils / équipements de travail et de petits cadeaux de bienvenue : clés usb, gourde… Cela témoigne du sérieux, du professionnalisme de l’entreprise mais aussi de la convivialité !

Ne lancez pas le nouveau collaborateur immédiatement sur ses missions, laissez-le observer, s’imprégner de l’environnement et comprendre l’organisation. Évitez l’overdose de PowerPoint grâce à des activités en groupe, des vidéos vivantes et des discussions-débats pour favoriser les contacts et l’implication de chacun. Concentrez-vous sur l’apprentissage par le vécu et l’impact n’en sera que plus fort.

Enfin, remettez lui le guide de bienvenue des nouveaux collaborateurs (organigramme et organisation, ressources utiles…). Pendant toute la période d’onboarding, de familiarisation avec la mission et l’entreprise, les nouvelles recrues consulteront cette ressource tous les jours. Apparaitront alors des temps d’échange avec les personnes clés de l’entreprise ainsi que des formations sur les différents outils.

Les premiers mois et l’évaluation

 

Dès le départ, il est crucial de bien structurer le poste et ses missions. Pour cela, lisez, commentez et complétez ensemble sa fiche de poste de façon détaillée afin de lui donner une représentation précise de ce que vous attendez quand il sera « au top » de la fonction. Cette représentation va lui permettre d'avoir une vision claire des objectifs à atteindre et des priorités.

Une fois le contenu de la fonction défini, les critères de performance doivent être bien clarifiés. Cette phase doit déboucher sur un plan de prise de fonction dont les étapes sont bien balisées. Vous ferez à chaque étape le point avec le collaborateur pour apprécier sa progression par rapport au plan d'action.

Au bout de quelques semaines, notamment à la fin de la période d’essai, il est intéressant de procéder à une évaluation de l’intégration et de sa réussite. Pour cela, il faut recueillir des informations au travers de questionnaires.

Ils portent sur l’efficacité de l’intégration du salarié et évalue les 30 ou 90 premiers jours de collaboration. Ils incluent une échelle de notation ainsi que des questions ouvertes afin de vous fournir des commentaires constructifs à analyser. Le tout pour améliorer la prochaine intégration…

 

Cette série d’article sur le recrutement et l’ensemble de ses étapes touche à sa fin ! Le cabinet de conseil CODEAF vous accompagne sur ses sujets cruciaux qui font la réussite de votre entreprise, n'hésitez pas à nous consulter et à vous inscrire à nos Ateliers RH.