Repartir du bon pied en cette rentrée

Le retour aux affaires du dirigeant est traditionnellement marqué par :

• Des problèmes qu’on avait temporairement laissés de côté et qui ne se sont pas réglés d’eux-mêmes ;
• Un opérationnel rapidement envahissant qui pourrait faire oublier au bout de quelques jours seulement les bénéfices des vacances ;
• La nécessité de se poser les bonnes questions, de prendre de la hauteur pour pleinement jouer son rôle de pilote de l’entreprise et ainsi repartir du bon pied.

Ces questions sont de deux ordres. Des questions récurrentes à cette période de l’année et des questions spécifiques à un contexte particulier de nature interne et/ou externe à l’entreprise. Sans prétention d’une quelconque exhaustivité, examinons ensemble quelques-unes de ces questions.

Les questions habituelles

L’année sera- t- elle conforme à mes attentes ?

Selon la qualité du système d’information, les méthodologies de gestion financière mises en place et la rigueur à nourrir le système, la réponse à cette question bien légitime peut nécessiter quelques heures de travail voire des journées. Plus problématique, cette question peut ne pas avoir de réponse car l’entreprise n’a pas les moyens de faire un point de situation par exemple tous les 3 mois puis projeter une prévision (prise de commandes, activité, marge dégagée, charges …) de manière à construire avec une bonne fiabilité son futur compte d’exploitation.

Quel sera l’état de ma trésorerie au cours des prochains mois ?

Même si un coup d’œil à son compte en banque permet de connaitre sa trésorerie à l’instant t, le prévisionnel nécessite dans son système d’information de gestion d’avoir une bonne connaissance des états de facturation, des échéances, des éventuels problèmes (ex : litiges) qui peuvent justifier le retard de paiement des clients, des prévisionnels de facturation (et encaissement) relatifs aux encours, des charges variables à régler dans les prochains mois (fournisseurs, sous-traitants, salariés productifs, …), des charges fixes à venir (abonnement, location bâtiment, salariés non productifs, …). Comme dans la question précédente, la précision de la prévision et le temps à y consacrer dépendent étroitement des règles de gestion, de la rigueur à les appliquer et de la qualité du système d’information.

L’activité commerciale de mon entreprise est-elle suffisante ?

La période des congés (tant pour vos commerciaux que pour vos clients) a souvent fortement ralenti le rythme des devis. A la rentrée, il faut relancer la machine (devis en suspens, nouveau devis, …), s’assurer de l’engagement de vos commerciaux et faire avec eux un point régulier sur la tenue des objectifs en termes de nombre de devis, de prises de commandes et de taux de conversion. Ces actions sont de nature à vous permettre de générer l’activité prévue et par voie de conséquence la marge gage de la rentabilité attendue.

Les ressources disponibles sont-elles adaptées au regard de cette activité ?

C’est le corollaire de la précédente question. Il est primordial de vérifier dans un premier temps que les heures productives que vous avez à disposition sont suffisantes vis-à-vis de la charge de travail des prochains mois. Ce plan de charge doit tenir compte des heures que vous avez dans vos encours (produits ou services qui sont déjà en cours de production ou réalisation), dans votre carnet de commandes (commandes prises et non démarrées) et enfin dans votre prévisionnel de prise de commandes. Quand ces heures requièrent des compétences particulières (ex : technicien électricien, soudeur, …) il sera nécessaire de les répartir par spécialité. Il en est de même des moyens associés à vos ressources et qui sont indispensables à la réalisation de vos prestations (ex : outillage, fourgonnette pour un technicien).

Quel est le niveau de motivation de chacun de mes collaborateurs ?

En lien avec la dernière question, il est important à la rentrée de passer du temps à recréer du lien avec ses équipes, à renforcer l’engagement des équipes. Pour cela, le dirigeant réalise à la fois des actions de communication collective et aussi des échanges individuels pour s’assurer du niveau de motivation et écouter en retour les besoins exprimés.

Dans le même esprit, certaines entreprises ont ritualisé cette période pour faire un point d’étape sur les objectifs individuels du collaborateur définis lors de l’entretien annuel.

Ce temps à informer, à prendre le pouls individuellement et collectivement, à donner du sens aux actions à mettre en place, passe parfois au second plan par rapport à des problèmes relevant de l’opérationnel. Il faut voir ce temps comme un investissement particulièrement utile dans cette séquence de reprise.

Les questions spécifiques à cette rentrée

Comment s’adapter au contexte macro-économique actuel ?

La hausse du coût des matières premières et de l'énergie, le maintien d’une inflation élevée ont des impacts au mieux sur vos coûts fixes mais bien souvent aussi sur vos coûts variables (i.e. proportionnels à votre activité). L’impact sur votre rentabilité est plus ou moins fort selon votre nature d’activité et selon la capacité de vos clients à accepter tout ou partie de ces hausses dans vos prix de vente. Pour certaines activités, c’est potentiellement le modèle d’affaires qui peut être remis en cause si des actions ne sont pas entreprises dans les meilleurs délais (ex : changement de fournisseurs, augmentation de la sous-traitance, renégociation avec certains clients).

Comment réagir face à la tension sur le marché du travail ?

Dans le contexte actuel, le processus de recrutement est devenu un enjeu majeur. Il répond au besoin souvent urgent de compenser les départs voulus ou non, de soutenir son développement d’activité par de nouvelles ressources avec un niveau de compétences le plus proche possible du niveau exigé. Il faut ainsi accepter de s’adapter à une réalité et trouver des nouvelles solutions pour trouver des candidats (ex : réseaux sociaux), les convaincre, les intégrer et enfin faire de son mieux pour les fidéliser.
Outre le niveau de salaire, rappelons que les pratiques managériales sont dans le top 3 des raisons qui expliquent la démission d’un collaborateur. En clair, mieux gérer son équipe nécessite pour le responsable de prendre conscience de ses pratiques managériales, de percevoir celles qui sont ajustées et celles qui demandent à être modifiées ou développées par exemple dans le cadre de la formation continue (ex : gestion de conflit, pratique de l’entretien annuel, communication).