Pourquoi un tableau de bord
Dans beaucoup d’entreprises, le chef d’entreprise ne dispose pas d’un tableau de bord qui lui permet de savoir simplement si l’évolution de son entreprise va dans la bonne direction, en comparant avec l’an dernier et encore mieux, au prévisionnel / budget de l’exercice et, selon le cas de pouvoir décider d’actions pour améliorer les choses.
Très souvent, le chef d’entreprise ne dispose que de l’information de son chiffre d’affaires, c’est-à-dire l’évolution des factures de ventes. Cependant, dans beaucoup de métiers l’édition de la facture de vente ne reflète pas la réalité de l’activité de l’entreprise, car elle ne prend pas en compte la valeur des en-cours de production.
Si nous faisons une analogie avec une voiture, cela revient à conduire en n’ayant que l’information du temps et du nombre de kilomètres parcourus. Vous admettrez que quelques autres informations comme la jauge à essence ou la visibilité de votre parebrise ainsi que les rétroviseurs sont nécessaires voire essentiels pour vous amener à bon port.
Pour pouvoir gérer convenablement son entreprise, il faut donc fiabiliser cette information d’activité et la compléter avec des indicateurs adaptés à votre métier et qui puissent se calculer simplement sans attendre le retour d’information du cabinet comptable qui ne peut être immédiat.
Quels indicateurs simples mettre dans un tableau de bord
Le suivi du reste à encaisser : Un indicateur important pour la pérennité de l’entreprise à suivre est le niveau de la trésorerie car c’est l’élément essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise et à la confiance du partenaire bancaire. Afin de tenir la trésorerie le plus haut possible, il est essentiel que les clients règlent les factures qu’ils vous doivent et par conséquent de suivre les factures en retard de paiement. Recouvrir les impayés demande de la ténacité et de la constance, vous pouvez en savoir plus en lisant notre article sur le sujet.
La masse salariale : Normalement, c’est un poste dont la dépense est connue, toutefois, afin de s’adapter aux cycles d’activité, vous pouvez recourir à des missions d’intérim, des remplacements ou encore à des heures supplémentaires. Tout ceci représente un coût pour l’entreprise et il important de valider que le ratio masse salariale / Activité reste cohérent avec les standards de l’entreprise ou de la profession.
La sous-traitance : faire appel à la sous-traitance est souvent un moyen adapté pour, soit acheter un savoir-faire que ne maîtrise pas l’entreprise, soit déléguer des tâches pour faire face à la charge de travail. Selon le cas, cette dépense sera donc à rapprocher de l’indicateur de masse salariale (sous-traitance de capacité) ou bien l’indicateur des dépenses d’achats (sous-traitance de spécialité).
Les achats variables : Par achats variables, il faut comprendre tout ce qui est lié et proportionnel à votre activité. Ceci est très important car le concept est plus large que celui que suivra votre comptable qui est contraint par la règlementation de la comptabilité générale. Selon votre activité, vous serez donc amené à suivre d’autres dépenses que les achats de matière première, matériaux, stocks… Nous en ferons le point dans un prochain blog du cabinet de conseils CODEAF.
Qu’est-ce qu’un en-cours de production
Pour différents métiers, il faut du temps pour « fabriquer » le produit qui sera livré au client. Un en-cours de production valorise donc la dépense déjà effectuée et pas encore facturée au client. Cela représente donc une richesse produite par l’entreprise mais pas encore formalisée par une facture.
Par exemple une maison prend des semaines pour sortir de terre et être livrée et facturée au client. Très souvent le contrat prévoit de faire, à des moments clefs de la réalisation, des factures de situation afin de constater l’avancement et d’éditer un document qui permettra de demander un paiement au client. Cette action diminuera donc le volume de l’en cours de production.
Très souvent, selon le métier, c’est un calcul qui se fait en fin d’exercice avec l’aide de votre comptable lorsqu’il vous demande de valoriser et justifier les travaux en cours, somme qui viendra compléter votre chiffre d’affaire et déterminera la production de l’exercice.
Dans le commerce, l’en-cours de production est matérialisé par le stock que vous possédez et qui vous permet de vendre immédiatement au client. Seulement ce stock vous avez dû l’acheter initialement, la variation du stock à la hausse viendra donc compenser la dépense de l’achat. Suivre le montant du stock restant en même temps que l’évolution du chiffre d’affaires vous permettra de connaître la rentabilité de l’entreprise.
Mais si votre métier consiste à produire ce que vous vendez, vous commencer par « dépenser » votre stock de matière première pour fabriquer des sous-ensembles ou votre produit fini. L’en-cours de production représente la valeur de ce travail effectué et qui n’est pas encore vendu. Cela peut être remis en stock comme un produit intermédiaire ou un produit fini.
Reprenons l’exemple d’une entreprise de bâtiment, qui réalise un chantier de 2 semaines à cheval sur 2 mois. Au bout de la première semaine (c’est-à-dire à la fin du mois), l’entreprise a certainement déjà réalisé tous les achats et a dépensé 5 journées de travail soit 25% du temps de travail d’un mois et pourtant elle n’a pas émis de facture. Cela veut donc dire que l’en-cours de production serait égal à la moitié de la valeur du devis du chantier et représente un quart de l’activité mensuelle.
Attention l’en-cours de production doit être valorisé à votre prix de revient prévu et non à votre prix de vente afin de ne constater le bénéfice que au moment de la vente c’est-à-dire le jour de la facture.
L’impact sur l’analyse de votre résultat dans le tableau de bord
Sans valoriser l’en-cours de production, votre résultat ne se basera que sur la différence entre votre facturation et les dépenses constatées à la même date c’est-à-dire les factures d’achats reçues, les salaires et l’ensemble des frais de l’entreprise. La valeur de votre résultat peut donc être très influencée par votre cycle de réalisation du chiffre d’affaires.
C’est pourquoi, selon votre métier, il peut être nécessaire de procéder à un retraitement de variation de stock et de valorisation des en-cours de production, afin d’ajuster les dépenses à leur réalité opérationnelle.
Cela vous permettra de juger si votre activité est bien dans le rythme désiré et, selon le cas, de pouvoir réagir et procéder à des ajustements pour rétablir la situation. Cela permettra aussi de pouvoir donner des éléments de communication aux équipes afin d’impliquer tout le monde dans la recherche de solutions pour améliorer les choses.
Evidemment, ce calcul doit être simple et grossier, l’idée est d’avoir un aperçu, une tendance et non une vérité absolue qui nécessiterait du temps et des moyens. Par la suite, il est important de faire des points d’étape avec votre comptable pour valider que ces calculs grossiers restent cohérent avec la vérité de la comptabilité sur les périodes passées.
Le conseil CODEAF, saura vous accompagner pour définir un tableau de bord simple et adapté à votre modèle économique ainsi que dans l’exploitation de vos outils de gestion pour valoriser simplement ces données nécessaires à votre pilotage d’entreprise. N’hésitez pas à prendre contact ne serait-ce que pour un rendez-vous de découverte entièrement gratuit.