Une méthode pour gérer sa boite email : Analyse de la problématique
Une méthode pour gérer sa boite email : tout un programme !
Nombre d’entre vous se plaignent d’être submergés d’emails, de ne pas savoir comment s’en sortir avec ce flux d’informations de toutes natures jusqu’à abandonner l’idée de parvenir un jour à résoudre le problème.
Il peut y avoir plusieurs méthodes qui conviennent plus ou moins au schéma mental de chacun et à sa méthode de fonctionnement personnelle. Nous vous proposons cependant ici, une méthode qui intègre à la fois les principes de gestion du temps, de management, de traitement de l’information, et les principes RGPD.
La boite email : commençons par classifier.
Pour gérer votre boite email, il faut prendre conscience de son contenu. Votre boite email reçoit une mélange de publicités, des informations diverses genre newsletters, que vous souhaitez tout de même voir pour certaines d’entre elles, d’informations de vos partenaires ou collaborateurs sur des projets ou affaires en cours, des demandes diverses qui exigent réponse, voire action, réflexion, travail.
On peut donc distinguer 3 types d’emails :
- Les emails à supprimer
- Les emails à conserver pour information utile, ou pour suivi d’un projet en cours
- Les emails qui vous demandent réponse, voire action avant réponse.
Gérer sa boite email : appréhendons la gestion du temps et le traitement de l’information.
Pour traiter sa boite email, il faut prendre aussi conscience
- de la notion de temps d’ouverture, lecture, décision de ce que l’on en fait d’une part.
- du fait que le contenu n’a parfois plus aucun rapport avec l’objet de l’email, ce qui se fait se poser la question à chaque fois que l’on ré-ouvre l’email.
- Du fait qu’une boite email n’est pas un outil de stockage de pièces jointes (notamment du fait des règles RGPD et d’un minimum de protection en cas de cyberattaque)
Une méthode pour gérer sa boite email : On y va.
Commençons au préalable par créer 3 voire 4 répertoires :
A CONSERVER / A SUIVRE / A FAIRE / (AFAIRE) PRIORITE
Vous accédez à votre boite email, que ce soit au fil de l’eau ou une à deux fois par jour, la méthode est la même : Vous ouvrez chaque email et vous pratiquez au fil de l’eau le classement suivant :
Email à supprimer : Supprimez le…mais si l’émetteur est récurrent et qu’il est passé au travers du filtre anti spam de votre boite email alors désabonnez vous. Cela prend plus de temps mais les suivants ne reviendront pas et vous gagnerez du temps par la suite.
Email d’information, publicité ou newsletter utile que vous souhaitez conserver, comme base d’information à retrouver ultérieurement quand le sujet sera d’actualité pour vous : Assurez-vous que l’objet du message reflète le contenu que vous souhaitez retrouver. Si oui, classez le dans le répertoire « A conserver ». Si l’objet n’est pas clair, faites vous suivre le message en renseignant un objet approprié à votre future recherche dans la boite, et classez votre email dans le répertoire « A conserver » et supprimez l’email original. Lorsque vous en aurez besoin, l’outil de recherche vous le retrouvera aisément dans ce répertoire
Email d’information d’un projet ou affaire en cours :
Si cet email n’implique pas que vous ayez quelque chose à faire, classez le dans le répertoire du projet en question.
Si vous vous attendez à recevoir une suite à cette information, classez plutôt d’abord cet email dans le répertoire « A suivre ».
Même sujet pour un email que vous envoyez en demandant une action à l’un de vos contacts ou collaborateurs. Mettez vous en copie et rangez votre copie dans ce répertoire « A suivre ». Pensez éventuellement à retoucher l’objet pour qu’il soit en phase avec l’action demandée.
Ceci vous permettra, en faisant une revue régulière de ces emails « A suivre », à la semaine par exemple, de relancer facilement et de ne pas laisser endormir l’action. Lorsque vous avez confirmation que la suite est donnée, vous pouvez supprimer l’email ou le classer dans le répertoire de projet si vous voulez conserver l’historique.
Email nécessitant une réponse : Répondez tout de suite aux emails qui n’attendent qu’une réponse immédiate oui, non, une date, une info disponible en moins d’une minute. Puis supprimez-le ou rangez le dans le répertoire projet si vous avez besoin d’en conserver l’historique.
Classez les autres, ceux sur lesquels il faut travailler, chercher ou réfléchir avant de répondre dans le répertoire « A faire ». Si vous voulez distinguer les tâches à faire à courte échéance classez le dans le répertoire « Priorité à faire ».
Une fois les emails « A faire » classés, réservez vous un temps de traitement des actions dans votre agenda. On traite évidemment les « priorités » en premier.
Aparté RGPD et cyber sécurité : Comme dit plus haut, la boite email n’est pas un outil de stockage de données. Les boites email sont les premières victimes de cyber attaques aveugles d’une part. Vos règles RGPD nécessitent de supprimer les données après un certain temps d’autre part. Le risque de se faire pirater sa boite avec des données sensibles est important, et la suppression sélective de pièces jointes « périmées » est quasi impossible. Ne stockez donc pas les emails avec ce genre de pièce jointe mais extrayez les dans le répertoire concerné de votre système d’information. Si vous voulez conserver l’historique de la réception, mettez vous en copie de votre réponse d’accusé réception, cela suffira.
Et si on allait plus loin ?
Pourquoi ne pas aller plus loin en utilisant ce classement d’information et de priorisation de tâches à faire en concentrant vos autres sources d’informations : les appels téléphoniques, les sms, les Whatsapp etc… tous ces autres systèmes vous envoient les mêmes natures de sollicitation et notamment de tâche à faire. Comment prioriser les tâches si vous ne les avez pas toutes au même endroit ? En vous renvoyant (partager, faire suivre, copié-collé) ces informations vers en un seul outil, par exemple votre boite email bien classée et bien traitée.
Gérer sa boite email, mieux gérer son temps et ses priorités, maitriser ses informations, ses règles RGPD, la sécurité des ces données et leur classement, le conseil entreprise CODEAF peut vous aider à construire des méthodes efficaces et éprouvées.