Le suivi des temps de chantier / projet

Le suivi des temps de chantier ou de projet est un levier pour l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise. Que cela soit un chantier de bâtiment ou un projet de services (informatique, site internet, prestations intellectuelles ou diverses), la rentabilité de chantier dépend du fait de ne pas dépasser le budget, budget d’heures prévues, et d’achats prévus.

Le suivi des temps de chantier / projet : Suivre les chantiers ou projets qui durent.

 

Le suivi des temps de chantier s’applique à des chantiers / projets qui s’étalent dans le temps.
En effet le suivi des temps de prestations de quelques heures, n’a pas d’intérêt puisque le chantier est fini avant d’obtenir les données pour réagir. Sur des tâches courtes, ce n’est plus du suivi mais du bilan de chantier ou de projet. Cela a aussi un intérêt mais ce n’est pas le propos de cet article.

Le suivi des temps de chantier / projet : Quantifier en heures et en achats.

 

Pour tout projet ou chantier commandé, vous êtes passés par la réalisation d’un devis. Quelle que soit votre méthode de calcul de devis, vous avez vendu des heures de prestations et/ou des marchandises.

Il faut bien être conscient de ce premier point : que vous calculiez votre devis à l’unité finale, à la surface, au volume, à la distance, etc… il y a des heures à passer et il est important de convertir votre devis passé en commande, en heures à passer et en achats à réaliser faute de quoi vous pourrez suivre l’avancement de votre unité de vente, surface, volume etc…mais vous ne pourrez pas suivre la rentabilité du chantier, c’est-à-dire les heures et les achats engagés par rapport au prévu pour arriver à la livraison de votre unité finale.

Exemple concret : Vous avez vendu la pose de 100 poteaux.
Bien sur vous pouvez suivre l’avancement, à savoir le nombre de poteaux posés.
Vous pouvez aussi savoir combien cela vous coute au fil de l’eau, en heures passées.
Mais si vous n’avez pas quantifié le nombre d’heures à passer pour poser ces poteaux, vous pouvez avancer en dépensant beaucoup plus que ce que vous avez vendu.

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Le suivi des temps de chantier / projet : Pourquoi ?

 

Parce qu’un chantier ou un projet qui s’étale dans le temps, vous fait distiller des ressources, heures et achats, peu à peu, et que si vous ne mesurez pas factuellement, votre chantier avance en proportion des ressources affectées…ou pas !

Cette proportionnalité entre ressources dépensées et avancement physique, comparé à votre devis est l’indicateur qui vous permet de savoir au fil du temps, si votre chantier « se passe bien », « est rentable jusque là », ou « glisse » parce qu’il y a des aléas et que vous commencez à dépasser le budget alloué à l’avancement prévu.

Comme le bilan de chantier, le constat de dépassement ne vous fera pas économiser sur le passé, mais vous permet d’anticiper sur le « reste à faire », motiver les troupes, trouver des solutions pour gagner sur ce qu’il « reste à dépenser au budget ». attention : le « reste à dépenser » ne part pas de ce que vous avez vendu mais de ce que vous avez estimé à dépenser : ce n’est pas parce que vous avez vendu 100 heures et vous prévoyez de passer 80 heures que le reste à dépenser doit être calé sur 100 heures, sinon vous allez laisser glisser jusqu’à une marge nulle.

Le suivi des temps de chantier / projet est la méthode qui doit vous permettre de vous assurer de la rentabilité des chantiers au fil de l’eau, et ainsi d’améliorer la rentabilité d’entreprise.

Le suivi des temps de chantier / projet : la méthode

 

La méthode de suivi de chantier ou de projet est simple dans le concept. Il vous faut enregistrer les temps passés et les dépenses affectées au chantier / projet au fil de l’eau et comparer au « reste à dépenser » et au « reste à faire ». Le « reste à faire » semble parfois difficile à estimer, mais votre estimation, même si elle est imprécise, deviendra toujours plus pertinente au fur et à mesure de votre expérience dans la pratique. N’hésitez donc pas à vous lancer, votre apprentissage est important pour la maitrise de votre rentabilité de chantier.

Le suivi des temps de chantier / projet : les outils

 

Il existe de nombreux outils dédiés au suivi des temps et des dépenses, soit dans les logiciels de gestion devis / factures / suivi de chantier, soit des applications dédiées, soit un simple tableau Exceltm. Le conseil entreprise CODEAF développe régulièrement des interfaces Google formtm ou autre pour que chacun saisisse ses temps passés.

La notion de réactivité est importante dans le suivi de chantier ou de projet. En effet, il faut que votre outil puisse vous permettre de suivre les données à une fréquence adaptée à la durée de chantier.

Le suivi à la semaine pour une durée de 6 semaines ou à la quinzaine pour un chantier de plusieurs mois est adapté. De même, si le chantier s’étale sur peu de temps avec beaucoup de personnes, il faudra suivre très étroitement, peut être à la semaine ou deux fois par semaine.

Cela nécessite un système de saisie et surtout de rendu de l’information le plus automatique possible. Si vous passez une semaine à obtenir les informations de la semaine suivante vous avez déjà une vision retardée.

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Le suivi des temps de chantier / projet : un peu de communication

 

Le suivi de chantier ou de projet est une mesure d’amélioration de la rentabilité d’entreprise. Il doit être compris comme tel et pas comme un système de contrôle personnel ou d’incitation à une productivité extrême. Il est donc essentiel de communiquer avec ses ressources pour que cette méthode soit bien prise en compte comme un levier d’amélioration de l’entreprise et de son apprentissage organisationnel, sinon, vous risquez d’avoir des réfractaires qui vous empêchent de faire avancer votre projet comme vous l’entendez.

En synthèse

 

Le suivi de chantier ou de projet vous conduira à l’amélioration de la rentabilité de votre entreprise et à l’amélioration de votre perception du « reste à faire ». Il vous faut bien définir le besoin, la quantification de vos dépenses et heures prévues et mettre en place les outils pour cela.

Le conseil entreprise CODEAF étant expérimenté dans ces sujets, pourra vous apporter conseil et assistance pour la mise en place de ce levier d’amélioration d’entreprise.